Home Office: 10 consigli per lavorare da casa in modo efficace

Negli ultimi anni una buona parte di noi si è ritrovata a lavorare da casa e ha dovuto affrontare in fretta ciò che noi freelance e nomadi digitali perfezioniamo da anni: come gestire il home office in modo davvero efficace.

Molte persone hanno scoperto che lavorare da casa può essere ben più impegnativo che lavorare in ufficio. Ti capita di alzare lo sguardo, accorgerti che è già mezzogiorno e renderti conto che in realtà non hai ancora iniziato nulla, e per giunta devi pure pensare a cosa mangiare.

Se oltre al partner hai anche dei bambini in casa, lavorare da remoto sembra impossibile: invece di otto ore di lavoro finisci per stare al computer dalla mattina alla sera senza aver concluso granché.

Ho raccolto per te alcuni consigli collaudati che renderanno il lavoro da casa più piacevole e ti aiuteranno a essere più produttivo.

La routine fa parte dell’home office?

Non so perché la maggior parte delle persone pensi che lavorare da casa significhi lavorare quando si ha voglia. Chi vuole diventare un freelance o un nomade digitale di successo deve essere severo con se stesso.

Bisogna saper gestire il tempo molto meglio e non infrangere le proprie routine. Se infatti lavori “quando ti va”, molto probabilmente scoprirai che hai fatto qualcosa tutto il giorno, ma non hai portato a termine nessuno dei tuoi compiti!

1) Imposta una routine lavoro–casa

È utile delimitare l’orario di lavoro. Ognuno lo fa a modo suo: una volta ho ascoltato un podcast di una ragazza che la mattina si alza, si veste come se andasse in ufficio, si siede alla scrivania e, quando finisce, si cambia rimettendo i vestiti da casa. Le aiuta a tracciare un confine netto tra l’orario di lavoro e il resto.

Io e Lukáš abbiamo invece la routine della scrivania pulita. Significa che quando finiamo di lavorare riordiniamo lo spazio di lavoro. Mettiamo via i computer nelle borse, anche se sappiamo che il giorno dopo li tireremo di nuovo fuori nello stesso punto.

Poi andiamo ad allenarci, e così la giornata lavorativa finisce. Io mi alleno regolarmente tra le cinque e le sei ogni giorno.

2) Impara a gestire il tuo tempo e le tue priorità

Non affidarti alla memoria. Mai. Nel pomeriggio dovresti alzarti dal computer con la mente sgombra, sapendo di non dover ricordare nulla per il giorno dopo perché hai annotato tutti i compiti.

Regole di base per un lavoro efficace

• Annota le tue idee e i tuoi compiti
• Gestisci la posta in arrivo ogni giorno, non rimandarla
• Stabilisci gli obiettivi principali per ogni giornata
• Lavora sempre su un solo compito alla volta, mai su più cose insieme
• Mantieni delle to-do list semplici (liste di cose da fare)

Esistono moltissimi metodi, tecniche e sistemi per tenere in ordine i propri compiti e progetti. Se ti addentri nei libri sulla produttività, ne troverai a migliaia. La cosa più importante, però, è trovare un sistema che lavori per te e non tu per lui.

Il tuo sistema deve essere il più semplice ed efficace possibile. A me personalmente funziona meglio il metodo Bullet Journal, dove tengo tutti i progetti e l’agenda quotidiana. È così incredibilmente semplice che sono riuscita ad adottarlo da un giorno all’altro. Insieme al Bullet Journal uso anche una classica agenda e l’app Notion per gestire i progetti di team.

Personalmente ti consiglio di leggere questi libri

• Detto, fatto! (Getting Things Done)
• Il metodo Bullet Journal
• Tools of Titans

3) Come non farsi distrarre dai social

Quasi tutti restano sconvolti quando scoprono dalle statistiche del telefono quante ore al giorno passano su Instagram.

Più di 2 ore sono tante, anche se ti occupi di gestione dei social: io ad esempio sto in media 1,5 ore e di questo vivo (come social media manager). I miei conoscenti che non lavorano con i social passano tranquillamente anche 5 ore al giorno su Instagram.

Non importa cosa fai nel tuo tempo libero, ma se hai la sensazione che i social ti rubino anche l’orario di lavoro, è ora di fare qualcosa:

I miei consigli per tenere sotto controllo il tempo sui social

• Durante il giorno non tengo il telefono vicino al computer né a portata di mano. Sì, se qualcuno chiama, mi alzo e vado a prenderlo. Fa bene al corpo. Prova a metterlo a qualche passo dal computer e forse scoprirai quanto sia forte la tentazione di prenderlo in mano di continuo.
• Ho un orario ben preciso dedicato ai social. Quando ci vado, non mi sento in colpa: leggo qualcosa, mi faccio una risata, rispondo ai messaggi.
• Se devo usare i social per lavoro, cerco di sfruttare al massimo gli strumenti professionali di gestione – ad esempio Facebook Creator Studio, da cui pianifico i post per Facebook e Instagram. Così su Instagram entro per lo più solo per programmare le Stories, facendo molta attenzione a non finire a scorrere il mio feed personale.

Essere produttivi richiede spesso una bella dose di autocontrollo. Penso sempre, però, che la tecnologia debba servire noi e non noi lei.

Grazie al modo in cui mi rapporto alla tecnologia e ai social, ho un sacco di tempo per le attività offline e gestisco il mio lavoro senza stress.

Il primo passo per risolvere un problema è ammettere di averlo. Se sai di avere questa difficoltà, ti consiglio di leggere il libro Minimalismo digitale.

4) Come non passare metà giornata a cucinare

A prima vista è un argomento che fa sorridere, ma è una delle cose con cui ci siamo scontrati di continuo a casa. L’anno scorso ci siamo resi conto che spesso passavamo anche 2-3 ore al giorno tra cucinare e mangiare.

E questo perché prima discutevamo su cosa cucinare. Poi su quali ingredienti ci mancavano e cosa potevamo quindi preparare, e infine su chi dei due avrebbe cucinato. Oggi abbiamo risolto.

Per evitare di scoprire che mancano gli ingredienti, prepariamo il menù della settimana in anticipo: la domenica ordiniamo online la spesa per tutta la settimana oppure andiamo a fare la spesa noi. In cucina poi io e Lukáš ci diamo il cambio.

Quando abbiamo troppo lavoro, di solito risolviamo con servizi come Uber Eats, Glovo o Just Eat. Se Lukáš non c’è, pranzo con MANU.

Quanto è importante l’ambiente in cui lavori?

Da parte mia posso dire che un ambiente di lavoro piacevole è la cosa più importante per me, anche se per molto tempo ho cercato di convincermi che in fondo non contasse da dove lavorassi.

Quando ad esempio guardo il mio Bullet Journal e l’agenda di quest’anno e confronto due settimane in Portogallo con due settimane in Spagna, vedo una differenza incredibile.

In Portogallo, stando al Bullet Journal, portavo a termine 10 compiti al giorno e mi avanzava pure il tempo per le mie attività preferite, come lo yoga mattutino sul tetto o le gite in spiaggia; riuscivamo a cucinare e a guardare le serie TV. In Spagna invece si vedeva che qualcosa non andava: a volte mancano del tutto gli appunti e completavo 2-3 compiti al giorno, non facevamo quasi gite e molto più spesso ordinavamo il cibo.

Da cosa dipendeva questa enorme differenza? Dall’ambiente di lavoro.

La nostra casetta in Portogallo era perfetta per lavorare: splendidamente luminosa, con sedie molto comode e una scrivania, ma allo stesso tempo accogliente per rilassarsi. Ci piaceva passarci il tempo.

Il nostro appartamento in Spagna non era male, ma era molto più buio, aveva sedie scomodissime e un tavolo traballante. L’arredamento era più vecchio, ci si riposava peggio e di gran lunga avremmo preferito passare il tempo fuori.

Perché ti racconto tutto questo? Per lavorare da casa in modo efficace devi crearti una postazione dove ti senti davvero a tuo agio.

5) Per la produttività la cosa più importante è una buona luce

Anche se può sembrare banale, la cosa più importante che ognuno dovrebbe sistemare in casa è la luce.

È risaputo che un’illuminazione scorretta durante il lavoro è associata a effetti negativi sulla nostra salute psicofisica, come affaticamento degli occhi, mal di testa, stanchezza e anche stress e ansia nell’ambiente di lavoro.

Sono state condotte numerose ricerche che dimostrano come un’illuminazione corretta possa stimolare la produttività e migliorare l’umore (puoi leggere di più sull’influenza della luce sull’umore qui).

Dovremmo cercare di illuminare la giornata in modo da assecondare il nostro ritmo circadiano. La luce migliore per lavorare è quella naturale, quindi dovresti lavorare nella stanza più luminosa della casa, idealmente vicino a una finestra. Ma cosa fare se non hai questa possibilità o se le tue finestre sono piccole?

La soluzione migliore è avere lampadine in grado di simulare al meglio la luce solare. Nelle stanze buie procurati una plafoniera tipo SOLE.

Per il nostro appartamento abbiamo scelto delle lampadine smart Philips, che si possono impostare in modo che l’intensità della luce cambi gradualmente con il procedere della giornata.

L’app di Philips ha modalità preimpostate per la lettura o la concentrazione, e puoi anche accendere luci che ti danno una carica. Che la luce favorisca lavoro e apprendimento è confermato da diverse università che hanno studiato per un anno intero l’influenza della luce sul rendimento degli studenti.

Io e Lukáš viviamo sì in un appartamento molto luminoso, con un’intera parete a vetri, ma certi giorni – soprattutto d’inverno – anche qui è piuttosto buio. In più, le lampadine smart sono assolutamente ideali per la sera.

Nell’ultimo anno la sera ci illuminavamo solo con le candele come parte dell’igiene del sonno, ma le lampadine smart sanno adattarsi e di sera fanno solo una luce soffusa, senza disturbare la preparazione al riposo. Una buona igiene del sonno e un sonno di qualità sono fondamentali per la produttività e la creatività.

È importante anche scegliere la giusta sorgente di luce: durante il giorno dovresti illuminare dall’alto con un’illuminazione a soffitto, la più adatta per lavorare da casa.

Verso sera dovresti invece passare a un’illuminazione puntuale con lampade e abat-jour. Idealmente la sera la luce dovrebbe arrivare dal basso: noi questo non l’abbiamo ancora risolto del tutto, ma usiamo delle lanterne. Se vuoi dare allo spazio un tocco di brillantezza ed eleganza, scegli delle lampade di cristallo.

Su questo tema ti consiglio di leggere il libro: Perché dormiamo

6) Come scegliere la scrivania per lavorare da casa

Per noi donne conta il design, per gli uomini la funzionalità. Per scegliere la scrivania giusta dovrai combinare entrambi gli approcci. L’aspetto della scrivania avrà un peso diverso per ciascuno, ma se tieni a come appaiono le cose in casa tua, non dovresti scendere a compromessi. Magari ci metterai solo un po’ più di tempo a trovarla. Anche mentre lavori devi sentirti bene.

Allo stesso tempo, però, non dovresti mai comprare una scrivania da lavoro solo per il suo aspetto. È importante che ci stiano comode le gambe e che il piano di lavoro sia abbastanza ampio da contenere tutto ciò che ti serve.

Io e Lukáš teniamo di solito così tante cose sulla scrivania che, invece di due postazioni separate, abbiamo preso un unico enorme tavolo da pranzo. Almeno in casa abbiamo spazio per il pianoforte e per il tavolino da trucco. In più ci costringe a mantenere la routine quotidiana.

7) Come scegliere la sedia per l’home office

Se lavori 40 ore a settimana, passi seduto circa 1900 ore all’anno. Chi allestisce un home office, quindi, non dovrebbe avere paura di investire in una sedia di qualità.

È una delle cose che, sinceramente, non vedo l’ora di fare quando io e Lukáš vivremo in una casetta.

Cosa dovrebbe avere una buona sedia?

• Supporto per la parte bassa della schiena
• Tante parti regolabili – ogni corpo è diverso, perciò una buona sedia da ufficio ha da 5 (fino a 14) parti diverse che si possono adattare e regolare
• Materiale traspirante – evita assolutamente qualsiasi cosa che sia o ricordi la pelle: su una sedia così, come minimo, d’estate sudi e nel peggiore dei casi ti viene un’irritazione cutanea. Opta per un materiale che respira.

SUGGERIMENTO: come illuminare l’angolo di lavoro in casa per lavorare al meglio?

8) Come costringerti a stare seduto dritto

Se mi chiedi qual è l’unica cosa in cui investirei davvero fin dall’inizio, ti consiglio un supporto per il portatile. Questi supporti sono molto popolari soprattutto tra i nomadi digitali, ma secondo me dovrebbe adottarli chiunque lavori al laptop.

Entrambi abbiamo i supporti BASE12.

Noi nomadi digitali amiamo la libertà che offre il lavoro da laptop, ma la nostra schiena i portatili non li sopporta. Lavorare al laptop ci costringe infatti a curvarci sul computer.

Portando lo schermo del portatile all’altezza degli occhi, non solo ti costringi a stare seduto dritto, ma riduci anche l’affaticamento oculare e il mal di testa. Con il laptop sollevato, inoltre, si surriscalda nettamente meno, cosa che apprezzerà chiunque al lavoro monti video o ritocchi foto.

Insieme al supporto è necessario procurarsi anche un mouse e una tastiera esterni. Io ho comprato direttamente un set. Il supporto è pensato per i nomadi digitali, quindi non pesa quasi nulla. Sulla scrivania, però, serve un po’ più di spazio: tienilo presente anche quando sceglierai il tavolo.

9) Come affrontare il mal di testa

Quando nei mesi scorsi ho gestito una situazione di crisi e ho dovuto lavorare anche 14 ore al giorno, ho sofferto di mal di testa insopportabili. Sono abituata al mal di testa, dal computer mi viene normalmente, ma stavolta, se non avessi saputo che era colpa del computer, avrei iniziato a preoccuparmi per la mia salute.

Ero arrivata al punto che la mattina guardavo lo schermo e il dolore arrivava all’istante. Ci siamo quindi decisi a fare un investimento a cui io e Luky pensavamo da tempo: ci siamo procurati degli occhiali da lavoro al computer che bloccano la luce blu. Da quando li ho, la testa non mi ha più fatto male!

Io per l’uso quotidiano ho dei GUNNAR Gunmetal con lenti chiare (bloccano il 30% della luce blu) e per la sera dei GUNNAR Gunmetal con lenti ambra (bloccano il 70% della luce), mentre Luky ha preso i DEV1S Cyclops.

10) Come affrontare il mal di schiena

Lavorare da casa spesso significa non muoversi di casa per tutto il giorno. Soprattutto se non hai un cane, fuori fa brutto e in casa c’è da mangiare. Ma l’essere umano non è programmato per stare seduto in continuazione, e non fa per niente bene al nostro corpo.

Anche se può sembrarti che non ti faccia nulla, i problemi possono arrivare tranquillamente con sei mesi o un anno di ritardo. E allora si fanno sentire alla grande.

Ti consiglio quindi di inserire il movimento come parte obbligatoria della tua giornata lavorativa. Noi facciamo una passeggiata tre volte al giorno per 30 minuti e a metà giornata facciamo yoga o un altro tipo di esercizio.

Se ti interessa lo yoga, ti consiglio l’app Down Dog, con cui io e Lukáš ci alleniamo da un anno e mezzo. Puoi scegliere la durata della pratica e quale zona del corpo allenare.

So che qualcuno qui inizierà a pensare che le passeggiate siano una perdita di tempo. E lo sapevi che molti imprenditori di successo, come Steve Jobs, andavano a camminare proprio perché una passeggiata all’aria aperta stimola le idee?

Da parte mia posso dire che le nostre passeggiate non solo ci schiariscono le idee, ma spesso mi fanno venire in mente soluzioni a problemi su cui avevo riflettuto per ore.