Home office: 10 tipov, ako efektívne pracovať z domu

Počas pandémie COVID-19 sa veľká časť ľudí ocitla zo dňa na deň doma a museli rýchlo riešiť to, čo my freelanceri a digitálni nomádi pilujeme roky – ako zvládnuť home office a efektívne pracovať z domu.

Mnohí zistili, že práca doma môže byť oveľa náročnejšia než práca v kancelárii. Neraz pozeráte, že už je poludnie a vy ste vlastne ešte ani nezačali a už musíte riešiť, čo si doma dáte na obed.

Ak máte doma okrem partnera ešte aj deti, zdá sa, že práca z domu je nemožná a namiesto ôsmich hodín práce sedíte pri počítači od rána do noci, a aj tak ste nič nestihli. 

Spísala som pre vás pár osvedčených tipov, ktoré vám prácu doma spríjemnia a pomôžu vám pracovať efektívnejšie.

Patrí rutina k home office?

Neviem, prečo si väčšina ľudí myslí, že pracovať z domu znamená, že pracujete kedykoľvek sa vám zachce. Tí, ktorí chcú byť úspešní freelanceri a digitálni nomádi, musia byť na seba prísni.

Musia oveľa lepšie vedieť pracovať s časom a neporušovať vlastné rutiny. Ak totiž budete pracovať „kedykoľvek chcete“, pravdepodobne zistíte, že celý deň niečo robíte, ale ani jednu z úloh ste ešte nedokončili! 

1) Nastavte si pracovnú – domácu rutinu

Je dobré si ohraničiť pracovný čas. Každý to má inak. Raz som počúvala podcast s jednou ženou, ktorá ráno vstane, oblečie sa ako do práce, sadne si k pracovnému stolu a keď skončí, ide sa prezliecť do domáceho. Pomáha jej to ohraničiť si čas, kedy pracuje.

My s Lukášom zasa máme rutinu čistého stola. To znamená, že keď skončíme s prácou, upraceme si pracovné prostredie. Schováme počítače do tašiek, aj keď vieme, že na druhý deň ich opäť vyložíme na rovnaké miesto.

Potom si ideme zacvičiť, a tým sa pracovný deň končí. Ja cvičím pravidelne medzi piatou a šiestou hodinou každý deň. 

2) Naučte sa pracovať so svojím časom a prioritami

Nespoliehajte sa na svoju hlavu. Nikdy. Popoludní by ste mali od počítača vstávať s čistou hlavou a s tým, že si do druhého dňa nemusíte nič pamätať a všetky úlohy máte zapísané.

Základné pravidlá pre efektívnu prácu

• Svoje nápady a úlohy si zapisujte
• Doručenú poštu vybavujte každý deň, neodkladajte ju
• Nastavte si hlavné ciele pre každý deň
• Pracujte vždy na jednej úlohe a nikdy nie na viacerých naraz
• Udržiavajte si jednoduché to-do zoznamy (zoznamy úloh, ktoré treba splniť)

Existuje množstvo spôsobov, techník a systémov, ako si udržať poriadok nad svojimi úlohami a projektmi. Ak sa zahĺbite do kníh o produktivite, nájdete ich tisíce. Najdôležitejšie je však nájsť systém, ktorý bude pracovať pre vás a nie vy pre neho.

Váš systém musí byť čo najjednoduchší a najefektívnejší. Mne osobne najviac funguje metóda Bullet Journal, kde si vediem všetky projekty aj denný program. Je až neuveriteľne jednoduchá, takže som ju dokázala zaviesť zo dňa na deň. K Bullet Journalu používam ešte klasický diár a aplikáciu Notion na vedenie tímových projektov.

Za seba odporúčam tieto knihy na čítanie

• Mať všetko hotové
• Metóda Bullet Journal
• Nástroje titanov

3) Ako sa nenechať vyrušovať sociálnymi sieťami

Skoro každý sa zhrozí, keď sa zo štatistík svojho mobilu dozvie, koľko hodín denne trávi na Instagrame.

Viac než 2 hodiny je veľa, aj keď sa živíte správou sociálnych sietí. Ja mám napríklad priemerne 1,5 hodiny a živím sa tým (ako správca sociálnych sietí). Moji známi, ktorí sa sociálnymi sieťami neživia, trávia na Instagrame bežne aj 5 hodín denne.

Je jedno, čo robíte vo svojom voľnom čase, ale ak máte pocit, že vám sociálne siete liezu aj do pracovného času, je načase s tým niečo robiť:

Moje tipy, ako si ustrážiť čas na sociálnych sieťach

• Telefón cez deň nemám pri počítači ani na dosah ruky. Áno, ak niekto volá, jednoducho vstanem a dôjdem si poň. Je to zdravé pre vaše telo. Skúste si ho dať pár krokov od počítača a možno zistíte, aké veľké nutkanie máte ho neustále brať do ruky.
• Mám jasne vyhradený čas, kedy chodím na sociálne siete. Keď tam idem, nevyčítam si to, idem si niečo prečítať, zasmiať sa, odpovedať na správy.
• Ak potrebujem sociálne siete kvôli práci, snažím sa maximálne používať pracovné nástroje na ich správu – napríklad Facebook Creator Studio, odkiaľ plánujem príspevky na FB a Instagram. Na Instagram tak chodím väčšinou len kvôli plánovaniu Instagram Stories a dávam si veľký pozor, aby som neutiekla na svoje vlastné sociálne siete.

Byť produktívny často znamená veľkú dávku sebaovládania. Vždy ale myslím na to, že technológie majú slúžiť nám a nie my im.

Vďaka tomu, ako sa správam k technológiám a k sociálnym sieťam, mám množstvo času na offline aktivity a svoju prácu zvládam v pohode.

Prvý krok k riešeniu problému je priznať si, že ho máte. Ak viete, že s tým máte problém, odporúčam prečítať si knihu Digitálny minimalizmus.

4) Ako nestráviť jedlom polovicu dňa

Na prvý pohľad úsmevná téma, ale je to jedna z vecí, ktorú sme doma neustále riešili. Minulý rok sme zistili, že varením a konzumáciou jedla často strávime aj 2 – 3 hodiny denne.

A to preto, že sme sa najprv dohadovali, čo budeme variť. Potom čo všetko nám na jedlo chýba a čo teda môžeme uvariť, a nakoniec aj kto z nás to teda uvarí. Dnes už to máme vyriešené.

Aby sa nestalo, že doma nie sú ingrediencie na jedlo, robíme si jedálniček na týždeň dopredu, v nedeľu potom objednáme cez online potraviny ingrediencie na celý týždeň alebo si zájdeme nakúpiť. Vo varení sa s Lukášom striedame.

Keď máme práce priveľa, väčšinou to riešime cez donáškové služby ako Wolt alebo Bolt Food. Ak je Lukáš preč, obedujem niečo rýchle a zdravé z donášky.

Aké dôležité je prostredie, v ktorom pracujete?

Za seba môžem povedať, že príjemné pracovné prostredie je pre mňa to najdôležitejšie, ale dlho som si snažila nahovárať, že je vlastne jedno, odkiaľ pracujem.

Keď sa napríklad pozriem na svoj Bullet Journal a diár v tomto roku a porovnám dva týždne v Portugalsku a dva týždne v Španielsku, vidím obrovský rozdiel.

V Portugalsku som podľa Bullet Journalu zvládala 10 úloh denne a ešte mi zostával čas na moje obľúbené aktivity, ako je ranná joga na streche či výlety na pláže, stíhali sme si variť aj pozerať seriály. V Španielsku je však vidieť, že niečo nebolo v poriadku – občas mi úplne chýbajú záznamy a plnila som 2 – 3 úlohy denne, nechodili sme ani veľmi na výlety a oveľa častejšie sme si objednávali jedlo.

V čom bol taký rozdiel? V pracovnom prostredí.

Náš domček v Portugalsku bol na prácu ako stvorený – bol nádherne svetlý, mal veľmi pohodlné stoličky, stôl a zároveň bol veľmi príjemný na relaxáciu. Radi sme v ňom trávili čas.

Náš byt v Španielsku síce nebol zlý, ale bol oveľa tmavší, mal veľmi nepohodlné stoličky a rozheganý stôl. Vybavenie v ňom bolo staršie a horšie sa nám v ňom oddychovalo, oveľa radšej by sme trávili čas vonku.

Prečo vám to rozprávam? Aby ste mohli efektívne pracovať doma, potrebujete si vytvoriť pracovné miesto, kde vám bude príjemne.

5) Pre produktivitu je najdôležitejšie kvalitné svetlo

Aj keď to môže znieť banálne, to najdôležitejšie, čo by si každý mal doma vyriešiť, je svetlo.

Je známe, že zlé osvetlenie počas práce je spojené s negatívnymi vplyvmi na naše psychické aj fyzické zdravie, ako je namáhanie očí, bolesti hlavy, únava a tiež stres a úzkosť v pracovnom prostredí.

Bolo vykonaných množstvo štúdií, ktoré dokazujú, že správne osvetlenie môže naštartovať produktivitu a zlepšiť našu náladu (viac o vplyve svetla na náladu si môžete prečítať tu).

Mali by sme sa snažiť svietiť počas celého dňa tak, aby to podporovalo náš cirkadiánny rytmus. Najlepšie pre prácu je denné svetlo, preto by ste mali pracovať v najsvetlejšej miestnosti vášho domova, ideálne blízko okna. Ale čo ak takúto možnosť nemáte alebo sú vaše okná malé?

Najvhodnejšie je mať žiarovky, ktoré dokážu čo najlepšie simulovať slnečné žiarenie. Do tmavých izieb si zaobstarajte luster typu SLNKO.

My sme pre náš byt zvolili chytré žiarovky od Philips, ktoré sa dajú nastaviť tak, aby sa intenzita svetla postupne menila s tým, ako pokračuje deň.

Aplikácia od Philips má prednastavené štýly na čítanie alebo na sústredenie, môžete si zapnúť aj svetlá, ktoré vás povzbudia. To, že svetlá podporujú prácu a učenie, potvrdzujú aj viaceré univerzitné výskumy, ktoré po celý rok skúmali vplyv svetla na výkon študentov.

S Lukášom síce bývame vo veľmi svetlom byte, kde máme jednu stenu celú presklenú, ale niektoré dni – obzvlášť v zime – je aj tu poriadne tma. Navyše, chytré žiarovky sú úplne ideálne na večer.

Posledný rok sme si večer svietili len sviečkami v rámci spánkovej hygieny, chytré žiarovky sa však vedia prispôsobiť a večer vám svietia len tlmene, takže nerušia vašu prípravu na spánok. Správna hygiena spánku a kvalitný spánok sú kľúčové pre vašu produktivitu a kreativitu.

Dôležitý je aj správne zvolený zdroj svetla – cez deň by ste mali svietiť zo stropného osvetlenia, ktoré je najvhodnejšie pre prácu doma.

K večeru by ste potom mali prechádzať na bodové osvetlenie z lámp a lampičiek (my sme si zaobstarali túto lampu). Večer by už malo svetlo ideálne smerovať zdola, to sme zatiaľ nevyriešili, ale používame na to lampáše. Ak chcete dať priestoru jedinečný lesk a eleganciu, zvoľte krištáľové lampy.

Odporúčam si k tejto téme prečítať knihu: Prečo spíme

6) Ako vybrať stôl na prácu z domu

Pre nás ženy je dôležitý dizajn, pre mužov zasa funkčnosť. Aby ste si vybrali správny stôl na prácu, budete musieť skombinovať oba prístupy. Vzhľad stola bude mať u každého inú váhu, ale ak vám záleží na tom, ako veci vo vašom byte vyzerajú, nemali by ste zľaviť z nárokov. Len budete možno hľadať dlhšie. Aj pri práci sa máte cítiť dobre.

Nikdy by ste však nemali kupovať stôl na prácu len podľa toho, ako vyzerá. Dôležité je, aby sa vám pod neho pohodlne zmestili nohy a pracovná plocha bola dostatočne široká na to, aby ste tam mali všetko, čo potrebujete.

My s Lukášom máme bežne na stole toľko vecí, že sme si namiesto dvoch pracovných stolov zaobstarali jeden obrovský jedálenský stôl. Aspoň v byte máme miesto na klavír a kozmetický stolík. Navyše nás to núti udržiavať si dennú rutinu.

7) Ako si vybrať stoličku na home office

Ak pracujete 40 hodín týždenne, strávite približne 1900 hodín ročne sedením. Tí, čo si zariaďujú home office, by sa preto nemali báť investovať do kvalitnej stoličky.

Je to jedna z vecí, na ktorú sa úprimne teším, až budeme s Lukášom bývať v domčeku.

Čo by kvalitná stolička mala mať?

• Podporu dolnej časti chrbta
• Veľké množstvo nastaviteľných častí – každé telo je iné, kvalitná kancelárska stolička preto má od 5 (až po 14) rôznych častí, ktoré sa dajú prispôsobiť a nastaviť
• Priedušný materiál – určite sa vyhnite čomukoľvek, čo je alebo pripomína kožu. Na takej stoličke sa vám minimálne v lete spotí zadok, v horšom prípade vám z toho vyskočí vyrážka. Siahnite po materiáli, ktorý dýcha.

8) Ako sa donútiť sedieť rovno

Ak sa ma opýtate na jednu vec, do ktorej by som naozaj investovala už na začiatku, odporúčam stojan na notebook. Tieto stojany sú populárne najmä medzi digitálnymi nomádmi, ale myslím si, že by si ho mal zaobstarať každý, kto pracuje na notebooku.

Obaja máme stojany BASE12.

My – digitálni nomádi – síce milujeme slobodu, ktorú prináša práca z notebooku, ale naše chrbty notebooky neznášajú. Práca na notebooku nás totiž núti hrbiť sa nad počítačom.

Tým, že si dáte monitor notebooku do výšky vašich očí, vás to nielen donúti sedieť rovno, ale aj zmierňuje namáhanie očí a bolesť hlavy. Vďaka tomu, že je notebook vyššie, sa tiež znateľne menej prehrieva, čo ocenia všetci, ktorí v práci strihajú videá alebo upravujú fotografie.

K stojanu je nutné zaobstarať si aj externú myš a klávesnicu. Ja som si kúpila rovno celý set. Stojan je vyrobený pre digitálnych nomádov, takže takmer nič neváži. Na stole však potrebujete trochu viac miesta, s tým preto rátajte aj pri prípadnom výbere stola.

9) Ako na bolesti hlavy

Keď som v minulých mesiacoch riešila krízovú situáciu a musela som pracovať aj 14 hodín denne, zažívala som neznesiteľné bolesti hlavy. Na bolesti hlavy som zvyknutá, z počítača ich mávam bežne, ale teraz, keby som nevedela, že je to z počítača, asi by som sa o seba začala báť.

Už to bolo také zlé, že som sa ráno pozrela na monitor a bolesti okamžite prišli. Odhodlali sme sa teda k investícii, o ktorej sme s Lukym dlho premýšľali, zaobstarali sme si okuliare na prácu pri počítači blokujúce modré svetlo. Odvtedy, čo ich mám, ma hlava nebolela!

Ja mám na denné nosenie GUNNAR Gunmetal svetlé sklá (blokujú 30 % modrého svetla) a na večer GUNNAR Gunmetal jantárové sklá (blokujú 70 % svetla), Luky si zaobstaral DEV1S Cyclops.

10) Ako na bolesti chrbta

Práca z domu často znamená, že sa celý deň z domu nepohnete. Obzvlášť ak nemáte psa, vonku je škaredo a doma je čo jesť. Človek však nie je naprogramovaný na to, aby stále len presedával, a nie je to nič zdravé pre naše telo.

Aj keď sa vám môže zdať, že vám to nič nerobí, problémy prídu pokojne aj s polročným či ročným oneskorením. A potom sa ozvú vo veľkom.

Odporúčam preto zaradiť pohyb ako povinnú súčasť vášho pracovného dňa. My chodíme na prechádzky trikrát denne na 30 minút a uprostred dňa si dáme jogu či iné cvičenie.

Ak vás zaujíma joga, odporúčam aplikáciu Down Dog, podľa ktorej cvičíme s Lukášom už rok a pol. Môžete si zvoliť dĺžku cvičenia aj to, ktorú partiu chcete precvičiť.

Viem, že niektorí si tu povedia, že prechádzky sú stratou času. A viete, že množstvo úspešných podnikateľov ako Steve Jobs sa chodili prejsť, pretože prechádzka na čerstvom vzduchu stimuluje nápady?

Za seba môžem povedať, že naše prechádzky nám nielen vyčistia hlavu, ale často mi pri nich napadnú riešenia problémov, nad ktorými som premýšľala aj niekoľko hodín.