Kun koronapandemia iski, valtava joukko ihmisiä joutui yllättäen tekemään töitä kotona. Silloin monen piti ratkaista nopeasti se, mitä me freelancerit ja digitaaliset nomadit olemme hioneet vuosikausia – kuinka etätyö sujuu tehokkaasti kotoa käsin.
Moni huomasi, että kotona työskentely voi olla paljon rankempaa kuin toimistolla oleminen. On käynyt useamminkin kuin kerran niin, että katsot kelloa ja huomaat sen olevan jo puolipäivä – etkä ole edes oikeasti aloittanut, ja jo pitäisi miettiä, mitä laittaisit ruoaksi.
Jos kotona on puolison lisäksi vielä lapsia, etätyö saattaa tuntua täysin mahdottomalta. Kahdeksan tunnin sijaan istut koneen ääressä aamusta iltaan – etkä silti ole saanut mitään aikaan.
Kokosin sinulle muutaman testatun vinkin, jotka tekevät kotona työskentelystä miellyttävämpää ja auttavat sinua tekemään töitä tehokkaammin.
Kuuluvatko rutiinit etätyöhön?
En tiedä, miksi useimmat kuvittelevat, että etätyö tarkoittaa sitä, että työskentelet aina kun huvittaa. Ne, jotka haluavat olla menestyviä freelancereita ja digitaalisia nomadeja, joutuvat olemaan itselleen tiukkoja.
Heidän on osattava hallita aikaansa paljon paremmin eivätkä he saa rikkoa omia rutiinejaan. Jos nimittäin työskentelet “silloin kun huvittaa”, huomaat todennäköisesti puuhastelevasi koko päivän – mutta yksikään tehtävä ei ole valmis!
1) Luo itsellesi työ- ja kotirutiini
Työaika kannattaa rajata selkeästi. Jokainen tekee sen omalla tavallaan. Kuuntelin kerran podcastia tytöstä, joka nousee aamulla, pukeutuu kuin lähtisi töihin, siirtyy työpöytänsä ääreen ja työpäivän päätyttyä vaihtaa kotivaatteet ylle. Se auttaa häntä rajaamaan sen ajan, jolloin hän tekee töitä.
Minulla ja Lukášilla taas on puhtaan pöydän rutiini. Se tarkoittaa, että kun lopetamme työt, siivoamme työpisteemme. Laitamme läppärit takaisin laukkuihin, vaikka tiedämme nostavamme ne seuraavana päivänä samaan paikkaan.
Sen jälkeen menemme treenaamaan, ja siihen työpäivä päättyy. Itse liikun säännöllisesti viiden ja kuuden välillä joka päivä.
2) Opettele hallitsemaan aikaasi ja priorisointia
Älä luota pelkkään päähäsi. Koskaan. Iltapäivällä sinun pitäisi nousta koneelta pää tyhjänä, tietäen ettei sinun tarvitse muistaa mitään seuraavaan päivään ja että kaikki tehtävät on kirjattu ylös.
Perussäännöt tehokkaaseen työskentelyyn
- Kirjoita ideasi ja tehtäväsi muistiin
- Hoida saapunut posti joka päivä, älä lykkää sitä
- Aseta itsellesi päätavoitteet joka päivälle
- Työskentele aina yhden tehtävän parissa, älä koskaan monen yhtä aikaa
- Pidä yksinkertaisia to-do-listoja (tehtävälistoja)
On olemassa lukemattomia tapoja, tekniikoita ja järjestelmiä, joilla voit pitää tehtäväsi ja projektisi järjestyksessä. Jos syvennyt tuottavuuskirjoihin, löydät niitä tuhansia. Tärkeintä on kuitenkin löytää järjestelmä, joka toimii sinua varten – eikä niin, että sinä palvelet sitä.
Järjestelmäsi täytyy olla mahdollisimman yksinkertainen ja tehokas. Itselleni toimii parhaiten Bullet Journal -menetelmä, johon kirjaan kaikki projektit ja päivittäisen aikatauluni. Se on niin naurettavan yksinkertainen, että sain sen käyttöön päivässä. Bullet Journalin lisäksi käytän vielä perinteistä kalenteria ja Notion-sovellusta tiimiprojektien hallintaan.
Suosittelen omasta puolestani näitä kirjoja luettavaksi
- Getting Things Done (Aikaansaamisen taika)
- The Bullet Journal Method
- Tools of Titans
3) Kuinka välttää somen häiriötekijät
Joka toinen kauhistuu, kun näkee puhelimensa tilastoista, montako tuntia päivässä hän viettää Instagramissa.
Yli 2 tuntia on paljon, vaikka eläisit somen hallinnoinnista. Itselläni on keskimäärin 1,5 tuntia, ja teen tätä työkseni (somevastaavana). Tuttavani, jotka eivät tee somesta työtään, viettävät Instagramissa usein jopa 5 tuntia päivässä.
Vapaa-ajallasi saat toki tehdä mitä tahansa, mutta jos sinusta tuntuu, että some tunkeutuu myös työaikaasi, on aika tehdä sille jotain:
Vinkkini someajan hallintaan
- Puhelin ei ole päivällä koneen vieressä eikä käden ulottuvilla. Kyllä, jos joku soittaa, nousen ihan yksinkertaisesti hakemaan sen. Se on hyväksi keholle. Kokeile laittaa puhelin muutaman askeleen päähän koneesta – ehkä huomaat, kuinka usein sinulla on tapana tarttua siihen.
- Minulla on selkeästi varattu aika, jolloin menen someen. Kun sinne menen, en syytä siitä itseäni – menen lukemaan jotain, nauramaan ja vastaamaan viesteihin.
- Jos tarvitsen somea työn takia, pyrin käyttämään mahdollisimman paljon työkaluja sen hallintaan – esimerkiksi Facebook Creator Studiota, jonka kautta ajastan julkaisut Facebookiin ja Instagramiin. Instagramiin menen näin yleensä vain Instagram Storiesin suunnittelun takia, ja olen hyvin tarkkana, etten karkaa omaan someeni.
Tuottavuus vaatii usein suuren annoksen itsehillintää. Muistan kuitenkin aina, että teknologian pitäisi palvella meitä – ei meidän sitä.
Sen ansiosta, miten suhtaudun teknologiaan ja someen, minulla on runsaasti aikaa offline-aktiviteeteille ja hoidan työni rennosti.
Ensimmäinen askel ongelman ratkaisuun on myöntää, että se on olemassa. Jos tiedät, että tässä on sinulle haastetta, suosittelen lukemaan kirjan Digital Minimalism (Digitaalinen minimalismi).
4) Kuinka olla käyttämättä puolta päivää ruokaan
Ensi silmäyksellä hauska aihe, mutta se on yksi niistä asioista, joita jouduimme kotona jatkuvasti ratkomaan. Viime vuonna huomasimme, että ruoan tekemiseen ja syömiseen kului meiltä usein jopa 2–3 tuntia päivässä.
Ja se johtui siitä, että ensin väittelimme siitä, mitä laittaisimme ruoaksi. Sitten siitä, mitä kaikkea meiltä puuttuu ja mitä siis voimme laittaa – ja lopuksi kumpi meistä tekisi ruoan. Nykyään asia on ratkaistu.
Jotta ei kävisi niin, että aineksia ei olekaan kotona, teemme ruokalistan viikoksi eteenpäin. Sunnuntaisin joko tilaamme ruokakaupan verkkokaupasta ainekset koko viikoksi tai käymme kaupassa. Ruoanlaitossa vuorottelemme Lukášin kanssa.
Kun töitä on liikaa, ratkaisemme sen yleensä Woltin tai Foodoran kautta. Jos Lukáš on poissa, syön lounaan valmiiksi kotiin toimitettuna.
Kuinka tärkeä työympäristö on?
Omasta puolestani voin sanoa, että miellyttävä työympäristö on minulle kaikkein tärkein asia, mutta pitkään yritin uskotella itselleni, että on itse asiassa sama, mistä käsin työskentelen.
Kun esimerkiksi katson tämän vuoden Bullet Journaliani ja kalenteriani ja vertaan kahta viikkoa Portugalissa ja kahta viikkoa Espanjassa, näen valtavan eron.
Portugalissa hoidin Bullet Journalin mukaan 10 tehtävää päivässä, ja silti jäi aikaa lempipuuhilleni, kuten aamujoogalle katolla tai retkille rannoille. Ehdimme myös laittaa ruokaa ja katsoa sarjoja. Espanjassa taas näkee, että jokin oli pielessä – välillä merkinnät puuttuvat kokonaan, ja hoidin 2–3 tehtävää päivässä. Emme myöskään retkeilleet juuri lainkaan ja tilasimme ruokaa paljon useammin.
Mistä ero johtui? Työympäristöstä.
Talomme Portugalissa oli kuin luotu työntekoon: se oli ihanan valoisa, siinä oli erittäin mukavat tuolit ja pöytä, ja samalla se oli miellyttävä rentoutumiseen. Vietimme siellä mielellämme aikaa.
Asuntomme Espanjassa ei tosin ollut huono, mutta se oli paljon pimeämpi, siinä oli erittäin epämukavat tuolit ja huojuva pöytä. Kalustus oli vanhempaa ja lepääminen sujui huonommin – vietimme mieluummin aikaa ulkona.
Miksi kerron tätä? Jotta voisit tehdä etätyötä tehokkaasti, tarvitset työpisteen, jossa sinulla on mukava olla.
5) Tuottavuuden kannalta tärkein on laadukas valo
Vaikka se saattaa kuulostaa itsestäänselvältä, tärkein asia, joka jokaisen kannattaisi kotona ratkaista, on valaistus.
On tunnettua, että huono valaistus työskennellessä liittyy kielteisiin vaikutuksiin psyykkiseen ja fyysiseen terveyteemme – kuten silmien rasittumiseen, päänsärkyyn, väsymykseen sekä stressiin ja ahdistukseen työympäristössä.
On tehty useita tutkimuksia, jotka osoittavat, että oikea valaistus voi lisätä tuottavuutta ja parantaa mielialaamme (lisää valon vaikutuksesta mielialaan voit lukea täältä).
Meidän pitäisi pyrkiä valaisemaan koko päivä niin, että se tukee vuorokausirytmiämme. Parasta työntekoon on päivänvalo, joten sinun kannattaa työskennellä kodin valoisimmassa huoneessa, mieluiten ikkunan lähellä. Mutta entä jos sellaista mahdollisuutta ei ole tai ikkunat ovat pieniä?
Parasta on hankkia lamput, jotka jäljittelevät auringonvaloa mahdollisimman hyvin. Pimeisiin huoneisiin kannattaa hankkia AURINKO-tyyppinen valaisin.
Me valitsimme asuntoomme älylamput Philipsiltä. Ne voi säätää niin, että valon voimakkuus muuttuu vähitellen päivän edetessä.
Philipsin sovelluksessa on valmiit tyylit lukemiseen tai keskittymiseen, ja voit sytyttää myös piristävät valot. Sen, että valo tukee työntekoa ja oppimista, on vahvistanut moni tutkimus – muun muassa vuoden mittainen selvitys valon vaikutuksesta opiskelijoiden suoritukseen.
Vaikka asummekin Lukášin kanssa erittäin valoisassa asunnossa, jossa yksi seinä on kokonaan lasia, joinakin päivinä – etenkin talvella – täälläkin on melko pimeää. Lisäksi älylamput ovat aivan ihanteellisia iltaan.
Viime vuoden olemme illalla valaisseet vain kynttilöillä unihygienian nimissä, mutta älylamput osaavat mukautua ja hehkuvat illalla vain himmeästi, jolloin ne eivät häiritse nukkumaan valmistautumista. Oikea unihygienia ja laadukas uni ovat keskeisiä tuottavuutesi ja luovuutesi kannalta.
Tärkeä on myös oikein valittu valonlähde: päivällä kannattaa käyttää kattovalaistusta, joka on sopivin kotona työskentelyyn.
Iltaa kohti kannattaa siirtyä kohdevalaistukseen lampuista ja pöytävaloista. Illalla valon pitäisi ihanteellisesti tulla alhaalta – tätä emme ole vielä ratkaisseet, mutta käytämme siihen lyhtyjä. Jos haluat antaa tilalle ainutlaatuisen kimalluksen ja eleganssin, valitse kristallilamput.
Suosittelen aiheeseen liittyen lukemaan kirjan: Why We Sleep (Miksi nukumme)
6) Kuinka valita pöytä etätyöhön
Meille naisille tärkeää on muotoilu, miehille taas toimivuus. Oikean työpöydän valintaan tarvitset molempien lähestymistapojen yhdistelmää. Pöydän ulkonäön painoarvo on jokaisella erilainen, mutta jos sinulle on tärkeää, miltä asuntosi tavarat näyttävät, sinun ei kannata tinkiä vaatimuksistasi. Etsintä vain saattaa kestää pidempään. Myös työskennellessä pitää voida hyvin.
Työpöytää ei kuitenkaan koskaan pidä ostaa pelkän ulkonäön perusteella. Tärkeää on, että jalkasi mahtuvat mukavasti sen alle ja työtaso on riittävän leveä, jotta siihen mahtuu kaikki mitä tarvitset.
Minulla ja Lukášilla on tavallisesti pöydällä niin paljon tavaraa, että hankimme kahden työpöydän sijaan yhden valtavan ruokapöydän. Näin asuntoon jäi ainakin tilaa pianolle ja meikkipöydälle. Lisäksi se pakottaa meidät pitämään päivittäistä rutiinia yllä.
7) Kuinka valita tuoli etätyöhön
Jos työskentelet 40 tuntia viikossa, vietät noin 1900 tuntia vuodessa istuen. Niiden, jotka sisustavat kotitoimistoa, ei siksi kannata pelätä sijoittaa laadukkaaseen tuoliin.
Se on yksi niistä asioista, joita todella odotan, kun me Lukášin kanssa asetumme omaan taloon.
Mitä laadukkaassa tuolissa pitäisi olla?
- Alaselän tuki
- Runsaasti säädettäviä osia – jokainen keho on erilainen, joten laadukkaassa toimistotuolissa on 5 (jopa 14) eri osaa, joita voi mukauttaa ja säätää
- Hengittävä materiaali – vältä ehdottomasti kaikkea, mikä on tai muistuttaa nahkaa. Sellaisessa tuolissa takamus hikoaa ainakin kesällä, pahimmassa tapauksessa siitä nousee ihottuma. Valitse materiaali, joka hengittää.
VINKKI: Panosta myös työnurkkauksen valaistukseen, jotta työnteko sujuu miellyttävästi.
8) Kuinka pakottaa itsensä istumaan suorassa
Jos kysyt minulta yhtä asiaa, johon todella sijoittaisin heti alusta alkaen, suosittelen kannettavan telinettä. Nämä telineet ovat suosittuja etenkin digitaalisten nomadien keskuudessa, mutta mielestäni sellainen pitäisi hankkia jokaisen, joka työskentelee läppärillä.
Meillä molemmilla on BASE12-telineet.
Me – digitaaliset nomadit – rakastamme sitä vapautta, jonka läppärillä työskentely tuo, mutta selkämme ei siedä kannettavia. Läppärillä työskentely nimittäin pakottaa meidät kumartumaan koneen ylle.
Kun nostat läppärin näytön silmiesi korkeudelle, se ei ainoastaan pakota istumaan suorassa, vaan myös lievittää silmien rasitusta ja päänsärkyä. Koska kannettava on korkeammalla, se myös kuumenee huomattavasti vähemmän – mistä ilahtuvat kaikki, jotka leikkaavat töissä videoita tai muokkaavat kuvia.
Telineen lisäksi täytyy hankkia myös erillinen hiiri ja näppäimistö. Itse ostin suoraan setin. Teline on suunniteltu digitaalisille nomadeille, joten se ei paina juuri mitään. Pöydällä tarvitset kuitenkin hieman enemmän tilaa – ota tämä huomioon, jos hankit uutta pöytää.
9) Kuinka torjua päänsärkyä
Kun ratkoin viime kuukausina kriisitilannetta ja jouduin tekemään töitä jopa 14 tuntia päivässä, koin sietämätöntä päänsärkyä. Olen tottunut päänsärkyyn, se johtuu usein näyttöpäätetyöstä, mutta jos en olisi tiennyt sen johtuvan koneesta, olisin varmaan alkanut pelätä terveyteni puolesta.
Se paheni niin kamalaksi, että aamulla katsoin näyttöä ja kipu tuli heti. Päätimme siis tehdä sijoituksen, jota olimme Lukyn kanssa pitkään harkinneet, ja hankimme sinistä valoa suodattavat tietokonelasit. Siitä lähtien kun ne minulla on, pää ei ole särkenyt!
Minulla on päivittäiseen käyttöön GUNNAR Gunmetal vaaleilla laseilla (suodattavat 30 % sinisestä valosta) ja iltaan GUNNAR Gunmetal meripihkanvärisillä laseilla (suodattavat 70 % valosta). Luky hankki DEV1S Cyclopsin.
10) Kuinka torjua selkäkipuja
Etätyö tarkoittaa usein, ettet liikahda kotoa koko päivänä. Etenkin jos sinulla ei ole koiraa, ulkona on ilkeä sää ja kotona on ruokaa. Ihmistä ei kuitenkaan ole ohjelmoitu vain istumaan paikallaan, eikä se ole millään tavoin tervettä keholle.
Vaikka sinusta saattaa tuntua, ettei se tee sinulle mitään, ongelmat voivat tulla vaikka puolen vuoden tai vuoden viiveellä. Ja sitten ne iskevät kunnolla.
Suosittelen siksi ottamaan liikunnan pakolliseksi osaksi työpäivääsi. Me käymme kävelyllä kolme kertaa päivässä 30 minuuttia kerrallaan, ja keskellä päivää teemme joogaa tai muuta liikuntaa.
Jos jooga kiinnostaa, suosittelen Down Dog -sovellusta, jonka mukaan olemme jumpanneet Lukášin kanssa jo puolitoista vuotta. Voit valita treenin keston ja sen, mitä lihasryhmää haluat harjoittaa.
Tiedän, että osa alkaa tässä vaiheessa ajatella, että kävelyt ovat ajanhukkaa. Mutta tiesitkö, että moni menestynyt yrittäjä, kuten Steve Jobs, kävi kävelyllä, koska raittiissa ilmassa kävely stimuloi ideoita?
Omasta puolestani voin sanoa, että kävelyt eivät ainoastaan tyhjennä päätä, vaan usein niiden aikana mieleeni juolahtaa ratkaisu ongelmiin, joita olen pohtinut jopa useita tunteja.
