Praca zdalna: 10 wskazówek, jak efektywnie pracować z domu

W ostatnich latach ogromna część z nas trafiła do domu i musiała szybko zmierzyć się z czymś, co my, freelancerzy i cyfrowi nomadzi, szlifujemy od lat – praca zdalna i to, jak efektywnie pracować z domu.

Wiele osób przekonało się, że praca w domu potrafi być o wiele trudniejsza niż praca w biurze. Nieraz spoglądasz na zegarek i okazuje się, że jest już południe, a ty właściwie jeszcze nawet nie zacząłeś i już musisz kombinować, co zjesz na obiad.

Jeśli masz w domu oprócz partnera jeszcze dzieci, może się wydawać, że praca z domu jest po prostu niemożliwa – zamiast ośmiu godzin pracy siedzisz przy komputerze od rana do nocy i nadal nic nie zdążyłeś zrobić.

Przygotowałam dla Ciebie kilka sprawdzonych wskazówek, które uprzyjemnią Ci pracę w domu i pomogą pracować efektywniej.

Czy rutyna pasuje do pracy zdalnej?

Nie wiem, dlaczego większość ludzi sądzi, że praca z domu oznacza, że pracujesz kiedy tylko masz na to ochotę. Ci, którzy chcą być skutecznymi freelancerami i cyfrowymi nomadami, muszą być wobec siebie wymagający.

Muszą znacznie lepiej gospodarować czasem i nie łamać własnej rutyny. Jeśli będziesz pracować „kiedy ci się zachce”, prawdopodobnie odkryjesz, że przez cały dzień coś robisz, ale nie ukończyłeś jeszcze ani jednego zadania!

1) Ustal sobie rutynę pracy w domu

Warto wyznaczyć sobie granice czasu pracy. Każdy robi to inaczej. Kiedyś słuchałam podcastu z dziewczyną, która rano wstaje, ubiera się tak, jakby szła do pracy, siada do biurka, a kiedy kończy, przebiera się w domowe ubrania. To pomaga jej oddzielić czas, w którym pracuje.

My z Lukášem mamy z kolei rutynę czystego biurka. To znaczy, że kiedy kończymy pracę, sprzątamy nasze stanowisko. Chowamy laptopy do toreb, nawet jeśli wiemy, że następnego dnia znów wyjmiemy je w to samo miejsce.

Potem idziemy poćwiczyć i tym kończymy dzień pracy. Ja ćwiczę regularnie między piątą a szóstą każdego dnia.

2) Naucz się zarządzać czasem i priorytetami

Nie polegaj na swojej głowie. Nigdy. Po południu powinieneś wstawać od komputera z czystą głową, ze świadomością, że nie musisz nic pamiętać do następnego dnia, bo wszystkie zadania masz zapisane.

Podstawowe zasady efektywnej pracy

• Zapisuj swoje pomysły i zadania
• Odpowiadaj na pocztę każdego dnia, nie odkładaj jej na później
• Wyznacz sobie główne cele na każdy dzień
• Pracuj zawsze nad jednym zadaniem, nigdy nad kilkoma naraz
• Prowadź proste listy to-do (listy zadań do wykonania)

Istnieje wiele sposobów, technik i systemów na utrzymanie porządku w swoich zadaniach i projektach. Jeśli zagłębisz się w książki o produktywności, znajdziesz ich tysiące. Najważniejsze jest jednak znaleźć system, który będzie pracował dla Ciebie, a nie Ty dla niego.

Twój system musi być jak najprostszy i jak najbardziej efektywny. Mnie osobiście najlepiej sprawdza się metoda Bullet Journal, w której prowadzę wszystkie projekty oraz codzienną agendę. Jest tak niewiarygodnie prosta, że udało mi się ją wdrożyć z dnia na dzień. Oprócz Bullet Journala używam jeszcze klasycznego kalendarza i aplikacji Notion do prowadzenia projektów zespołowych.

Ze swojej strony polecam te książki do przeczytania

• „Getting Things Done” (Sztuka bezstresowej efektywności)
• „Metoda Bullet Journal”
• „Narzędzia tytanów”

3) Jak nie dać się rozpraszać mediom społecznościowym

Co druga osoba łapie się za głowę, gdy ze statystyk swojego telefonu dowiaduje się, ile godzin dziennie spędza na Instagramie.

Ponad 2 godziny to dużo, nawet jeśli zarabiasz na życie zarządzaniem mediami społecznościowymi – ja na przykład mam średnio 1,5 godziny i jest to moja praca (jako menedżerka social mediów). Moi znajomi, którzy nie zarabiają na social mediach, spędzają na Instagramie często nawet 5 godzin dziennie.

Nieważne, co robisz w wolnym czasie, ale jeśli masz wrażenie, że media społecznościowe wkradają się do Twojego czasu pracy, to znak, że pora coś z tym zrobić:

Moje wskazówki, jak kontrolować czas spędzany w social mediach

• W ciągu dnia nie trzymam telefonu przy komputerze ani w zasięgu ręki. Tak, jeśli ktoś dzwoni, po prostu wstaję i idę po niego. To zdrowe dla Twojego ciała. Spróbuj odłożyć go kilka kroków od komputera, a być może odkryjesz, jak silną masz tendencję do ciągłego sięgania po niego.
• Mam jasno wyznaczony czas, w którym wchodzę na media społecznościowe. Kiedy tam zaglądam, nie wyrzucam sobie tego – wchodzę, żeby coś poczytać, pośmiać się, odpowiedzieć na wiadomości.
• Jeśli potrzebuję social mediów do pracy, staram się maksymalnie korzystać z narzędzi do zarządzania nimi – na przykład Meta Business Suite (dawniej Creator Studio), z którego planuję posty na Facebooka i Instagrama. Na samego Instagrama wchodzę więc głównie po to, by zaplanować Instagram Stories, i bardzo uważam, żeby nie „uciec” do prywatnego scrollowania.

Bycie produktywnym często wymaga sporej dawki samokontroli. Zawsze jednak pamiętam o tym, że to technologie mają służyć nam, a nie my im.

Dzięki temu, jak podchodzę do technologii i mediów społecznościowych, mam mnóstwo czasu na aktywności offline i spokojnie ogarniam swoją pracę.

Pierwszym krokiem do rozwiązania problemu jest przyznanie, że go masz. Jeśli wiesz, że to Twój problem, polecam przeczytać książkę „Cyfrowy minimalizm”.

4) Jak nie spędzić połowy dnia na jedzeniu

Na pierwszy rzut oka temat zabawny, ale to jedna z rzeczy, z którą w domu zmagaliśmy się nieustannie. W zeszłym roku zorientowaliśmy się, że na gotowanie i jedzenie potrafimy zejść nawet 2–3 godziny dziennie.

A to dlatego, że najpierw spieraliśmy się, co ugotujemy. Potem czego nam brakuje i co w takim razie da się ugotować, a na końcu kto z nas to ugotuje. Dziś mamy to już rozwiązane.

Żeby nie okazało się, że w domu brakuje składników na posiłek, układamy sobie jadłospis na cały tydzień z wyprzedzeniem, a w niedzielę zamawiamy zakupy z dostawą do domu (np. przez Frisco czy Carrefour) albo idziemy do sklepu. W gotowaniu zmieniamy się z Lukášem.

Kiedy mamy za dużo pracy, najczęściej ratujemy się przez Uber Eats, Pyszne.pl lub Wolt. Jeśli Lukáš jest poza domem, jem obiad z dostawą gotowych dań.

Jak ważne jest otoczenie, w którym pracujesz?

Z własnego doświadczenia mogę powiedzieć, że przyjemne środowisko pracy jest dla mnie najważniejsze, choć długo próbowałam wmawiać sobie, że tak naprawdę nie ma znaczenia, skąd pracuję.

Kiedy na przykład zaglądam do swojego Bullet Journala i kalendarza z tego roku i porównuję dwa tygodnie w Portugalii z dwoma tygodniami w Hiszpanii, widzę niesamowitą różnicę.

W Portugalii, według Bullet Journala, ogarniałam 10 zadań dziennie, a do tego zostawał jeszcze czas na moje ulubione aktywności, jak poranna joga na dachu czy wyprawy na plaże, zdążaliśmy gotować i oglądać seriale. W Hiszpanii widać natomiast, że coś było nie tak – czasem zupełnie brakuje mi wpisów, realizowałam 2–3 zadania dziennie, prawie nie jeździliśmy na wycieczki i znacznie częściej zamawialiśmy jedzenie.

Skąd taka różnica? Z otoczenia pracy.

Nasz domek w Portugalii był wręcz stworzony do pracy – pięknie doświetlony, z bardzo wygodnymi krzesłami i stołem, a jednocześnie świetny do relaksu. Chętnie spędzaliśmy w nim czas.

Nasze mieszkanie w Hiszpanii nie było złe, ale było znacznie ciemniejsze, z bardzo niewygodnymi krzesłami i chwiejącym się stołem. Wyposażenie było starsze, gorzej się w nim odpoczywało i o wiele chętniej spędzaliśmy czas na zewnątrz.

Po co Ci to wszystko opowiadam? Żebyś mógł efektywnie pracować w domu, musisz stworzyć sobie stanowisko pracy, w którym będzie Ci przyjemnie.

5) Dla produktywności najważniejsze jest dobre światło

Choć może to brzmieć banalnie, najważniejszą rzeczą, którą każdy powinien zadbać w domu, jest światło.

Wiadomo, że złe oświetlenie podczas pracy wiąże się z negatywnym wpływem na nasze zdrowie psychiczne i fizyczne – powoduje zmęczenie oczu, bóle głowy, znużenie, a także stres i lęk w środowisku pracy.

Przeprowadzono wiele badań dowodzących, że właściwe oświetlenie potrafi podnieść produktywność i poprawić nasz nastrój (więcej o wpływie światła na nastrój przeczytasz tutaj).

Powinniśmy starać się oświetlać przestrzeń przez cały dzień tak, by wspierać nasz rytm dobowy. Najlepsze do pracy jest światło dzienne, dlatego warto pracować w najjaśniejszym pomieszczeniu domu, najlepiej blisko okna. A co, jeśli nie masz takiej możliwości albo Twoje okna są małe?

Najlepiej mieć żarówki, które jak najwierniej imitują światło słoneczne. Do ciemnych pokoi sprawdzi się lampa typu SUN (słoneczna), naśladująca naturalne światło.

My do naszego mieszkania wybraliśmy inteligentne żarówki Philips, które można ustawić tak, by intensywność światła stopniowo zmieniała się wraz z porą dnia.

Aplikacja Philips ma gotowe tryby do czytania czy koncentracji, można też włączyć światło, które Cię pobudzi. To, że światło wspiera pracę i naukę, potwierdzają również badania naukowe analizujące przez cały rok wpływ oświetlenia na wyniki studentów.

Choć z Lukášem mieszkamy w bardzo jasnym mieszkaniu, w którym jedna ściana jest w całości przeszklona, niektóre dni – zwłaszcza zimą – bywają tu dość ciemne. Do tego inteligentne żarówki są wprost idealne na wieczór.

Przez ostatni rok wieczorami świeciliśmy tylko świecami w ramach higieny snu, ale inteligentne żarówki potrafią się dostosować i wieczorem świecą jedynie przygaszonym światłem, nie zaburzając przygotowania do snu. Właściwa higiena snu i dobry sen mają kluczowe znaczenie dla Twojej produktywności i kreatywności.

Ważne jest też dobrze dobrane źródło światła – w ciągu dnia warto korzystać z oświetlenia sufitowego, które najlepiej sprawdza się przy pracy w domu.

Pod wieczór powinieneś przechodzić na oświetlenie punktowe z lamp i lampek (my sprawiliśmy sobie taką lampę). Wieczorem światło powinno idealnie padać od dołu – tego jeszcze u nas nie rozwiązaliśmy, ale używamy do tego latarenek. Jeśli chcesz nadać przestrzeni wyjątkowy blask i elegancję, postaw na lampy kryształowe.

Polecam przy tym temacie przeczytać książkę: „Dlaczego śpimy”

6) Jak wybrać biurko do pracy z domu

Dla nas, kobiet, ważny jest design, dla mężczyzn z kolei funkcjonalność. Żeby wybrać dobre biurko do pracy, trzeba połączyć oba te podejścia. Wygląd biurka u każdego będzie miał inną wagę, ale jeśli zależy Ci na tym, jak rzeczy w Twoim domu wyglądają, nie powinieneś rezygnować ze swoich wymagań. Po prostu może Ci to zająć trochę więcej czasu. Przy pracy też masz czuć się dobrze.

Nigdy jednak nie powinieneś kupować biurka do pracy wyłącznie ze względu na wygląd. Ważne, by wygodnie mieściły się pod nim nogi, a blat był na tyle szeroki, żeby zmieściło się na nim wszystko, czego potrzebujesz.

My z Lukášem mamy zwykle na stole tyle rzeczy, że zamiast dwóch biurek kupiliśmy jeden ogromny stół jadalny. Przynajmniej w mieszkaniu zostało miejsce na pianino i toaletkę kosmetyczną. Dodatkowo zmusza nas to do utrzymywania codziennej rutyny.

7) Jak wybrać krzesło do pracy zdalnej

Jeśli pracujesz 40 godzin tygodniowo, spędzasz w pozycji siedzącej około 1900 godzin rocznie. Dlatego osoby urządzające sobie stanowisko do pracy zdalnej nie powinny bać się inwestycji w dobre krzesło.

To jedna z rzeczy, na którą szczerze czekam, aż zamieszkamy z Lukášem w domku.

Co powinno mieć dobre krzesło?

• Podparcie dolnej części pleców
• Dużą liczbę regulowanych elementów – każde ciało jest inne, dlatego dobre krzesło biurowe ma od 5 (a nawet do 14) różnych elementów, które można dopasować i wyregulować
• Oddychający materiał – zdecydowanie unikaj wszystkiego, co jest skórą lub ją przypomina; na takim krześle latem co najmniej spocą Ci się plecy, a w gorszym wypadku może pojawić się wysypka. Postaw na materiał, który oddycha.

WSKAZÓWKA: Jak oświetlić kącik do pracy w domu, by dobrze się w nim pracowało?

8) Jak zmusić się do prostego siedzenia

Jeśli zapytasz mnie o jedną rzecz, w którą zainwestowałabym naprawdę nawet na samym początku, polecam podstawkę pod laptopa. Te podstawki są popularne przede wszystkim wśród cyfrowych nomadów, ale uważam, że powinien je wdrożyć każdy, kto pracuje na laptopie.

Oboje mamy podstawki BASE12.

My – cyfrowi nomadzi – uwielbiamy wolność, jaką daje praca na laptopie, ale nasze plecy laptopów nie znoszą. Praca na laptopie zmusza nas bowiem do garbienia się nad komputerem.

Ustawienie ekranu laptopa na wysokości oczu nie tylko zmusza Cię do prostego siedzenia, ale też zmniejsza zmęczenie oczu i bóle głowy. Dzięki temu, że laptop znajduje się wyżej, znacznie mniej się też przegrzewa, co docenią wszyscy, którzy montują filmy lub obrabiają zdjęcia.

Do podstawki trzeba dokupić zewnętrzną mysz i klawiaturę. Ja kupiłam od razu cały zestaw. Podstawka jest stworzona dla cyfrowych nomadów, więc prawie nic nie waży. Na biurku potrzebujesz jednak odrobinę więcej miejsca, więc weź to pod uwagę przy ewentualnym kupowaniu biurka.

9) Jak radzić sobie z bólami głowy

Kiedy w ostatnich miesiącach zmagałam się z sytuacją kryzysową i musiałam pracować nawet 14 godzin dziennie, doświadczałam nieznośnych bólów głowy. Jestem przyzwyczajona do bólów głowy, zwykle mam je od komputera, ale teraz – gdybym nie wiedziała, że to od komputera – chyba zaczęłabym się o siebie bać.

Doszło już do tego, że rano spoglądałam na monitor i ból przychodził natychmiast. Zdecydowaliśmy się więc na inwestycję, nad którą długo z Lukym myśleliśmy – kupiliśmy okulary do pracy przy komputerze blokujące światło niebieskie. Odkąd je mam, głowa mnie nie bolała!

Ja na co dzień noszę GUNNAR Gunmetal z jasnymi szkłami (blokują 30% światła niebieskiego), a wieczorem GUNNAR Gunmetal z bursztynowymi szkłami (blokują 70% światła), Luky sprawił sobie DEV1S Cyclops.

10) Jak radzić sobie z bólami pleców

Praca z domu często oznacza, że przez cały dzień nie ruszasz się z mieszkania. Zwłaszcza jeśli nie masz psa, na zewnątrz jest paskudnie, a w domu jest co jeść. Człowiek nie jest jednak zaprogramowany na ciągłe siedzenie i nie jest to nic zdrowego dla naszego ciała.

Choć może Ci się wydawać, że nic Ci to nie robi, problemy przyjdą spokojnie z półrocznym albo rocznym opóźnieniem. I wtedy odezwą się ze zdwojoną siłą.

Dlatego polecam wpisać ruch jako obowiązkowy element swojego dnia pracy. My chodzimy na spacery trzy razy dziennie po 30 minut, a w połowie dnia robimy jogę albo inne ćwiczenia.

Jeśli interesuje Cię joga, polecam aplikację Down Dog, według której ćwiczymy z Lukášem już od półtora roku. Możesz wybrać długość treningu oraz partię ciała, którą chcesz przećwiczyć.

Wiem, że niektórzy zaczną teraz myśleć, że spacery to strata czasu. A czy wiesz, że wielu odnoszących sukcesy przedsiębiorców, jak Steve Jobs, chodziło na spacery, bo ruch na świeżym powietrzu pobudza pomysły?

Z własnego doświadczenia mogę powiedzieć, że nasze spacery nie tylko czyszczą głowę, ale często przychodzą mi podczas nich do głowy rozwiązania problemów, nad którymi zastanawiałam się nawet kilka godzin.