🎯 Freelo: Testbericht zum Projektmanagement-Tool 2026

Lange Zeit haben wir alleine gearbeitet und kamen gut mit Notizbüchern und E-Mails aus. Mit dem Wachstum unseres Unternehmens nanoSPACE und unserer Agentur LK MEDIA wuchs unser Team jedoch buchstäblich über Nacht auf fast zehn Personen an – und das Projektmanagement wurde sofort zum echten Albtraum.

Eine Weile haben wir verschiedene Projektmanagement-Tools ausprobiert und verglichen – von Trello über Asana bis hin zu Basecamp – aber am Ende sind wir bei dem tschechischen Tool Freelo gelandet, für das wir nun seit vier Jahren Team-Tarife bezahlen.

Was ist Freelo?

Ich gebe es offen zu – Menschen zu führen fiel mir schon immer schwer, und je mehr wir werden, desto schwieriger wird es. Deshalb schätze ich jeden Ansatz, der uns dabei helfen kann 😅. Ich habe bereits Dutzende von Tools ausprobiert, und Lucka (meine Frau und Geschäftspartnerin) ist darüber zu Recht frustriert. Zum Glück ist uns Freelo in den Weg gelaufen.

Freelo ist schlicht und ergreifend das beste Online-Projektmanagement-Tool für kleine Teams, das ich je gefunden habe. Die Zusammenarbeit im Team ist damit deutlich einfacher und übersichtlicher – und meine Angst vor der Verwaltung von Dutzenden Projekten hat spürbar nachgelassen.

Freelo ist ein Online-Tool, das sich von überall nutzen lässt. Es funktioniert hervorragend im Browser auf dem Desktop und lässt sich auch über die mobile App gut bedienen.

Wofür wird Freelo verwendet?

Freelo ist ein Tool, das das Projektmanagement erleichtert und effizienter macht. Es ermöglicht das Anlegen von Projekten, die anschließend in Aufgaben und Teilaufgaben unterteilt werden können. Durch die Zuweisung konkreter Aufgaben weiß jedes Teammitglied genau, was es gerade in einem bestimmten Projekt zu tun hat.

Freelo erleichtert auch uns Führungskräften das Leben – wir haben einen perfekten Überblick darüber, was in unserem Unternehmen passiert und in welchem Stadium sich die Erledigung von Aufgaben und Projekten befindet.

🚨 Dank Freelo vergisst niemand Deadlines, Aufgaben werden nicht verzögert (sofern man sie konsequent im Blick behält 😎) und keine Informationen gehen verloren.

Mitarbeiter müssen dank Freelo keine Aufgaben und Briefings mehr in alten E-Mails suchen. Bei jeder neu zugewiesenen Aufgabe erhalten sie eine Benachrichtigung direkt in der Plattform. Neben der Aufgabe finden sie in den Kommentaren alle Details dazu, was zu tun ist und bis wann. Zur Sicherheit kommt jede Benachrichtigung auch als E-Mail-Alert. Alle eigenen Aufgaben sind danach mit wenigen Klicks griffbereit.

Freelo wird jedoch nicht nur von Unternehmen genutzt. Es ist auch ein äußerst nützliches Tool für Freelancer.

💡TIPP: Freelo kannst du jetzt gleich ausprobieren. Der Basis-Tarif ist völlig kostenlos – und wenn dein Team aus maximal 3 Personen besteht und du höchstens 3 Projekte verwaltest, bleibt er dauerhaft gratis. 😎

Vor- und Nachteile von Freelo

Fangen wir mit den Vorteilen an:

• ✅ Freelo ist eine der besten Projektmanagement-Software-Lösungen überhaupt.
• ✅ Unzählige nützliche Funktionen für das Projektmanagement – Projekte, Aufgaben, Teilaufgaben, Benachrichtigungen, detaillierte Übersichten, Finanzberichte, Zeiterfassung und vieles mehr.
• ✅ Sehr übersichtliche und benutzerfreundliche Oberfläche, mit der wirklich jeder schnell zurechtkommt.
• ✅ Verschiedene Tarife zur Auswahl + kostenloser Basis-Tarif.
• ✅ Tschechisches Tool – professionell entwickelt und kontinuierlich weiterentwickelt.
• ✅ Integration mit zahlreichen Apps und Diensten von Drittanbietern.

Ich habe lange überlegt, aber mir fällt eigentlich kein echter Nachteil ein 😅. Manche könnten das Limit von 3 Projekten im Free-Tarif als Nachteil sehen – das ist aber bei einem völlig kostenlosen Angebot mehr als verständlich.

Funktionsübersicht von Freelo

Freelo kann wirklich eine Menge.

Projektmanagement

Die Kernfunktion von Freelo ist das Projektmanagement. Nach dem Anlegen eines neuen Projekts kannst du Teammitglieder einladen, die daran arbeiten werden, und ihnen anschließend einzelne Aufgaben mit Deadlines zuweisen.

Projekte können auf verschiedene Arten angezeigt werden – entweder als Liste oder in Spalten.

Jedes Teammitglied wird bei der Zuweisung einer neuen Aufgabe stets per Benachrichtigung und E-Mail informiert. In den Kommentaren zu jeder Aufgabe kannst du Mitarbeiter auch detailliert anweisen, wie sie vorgehen sollen – und bei Bedarf ergänzende Dateien hochladen.

Das gesamte Projektmanagement wird durch Freelo deutlich effizienter. Jeder weiß, was er zu tun hat, wie er es tun soll und bis wann. Ich behalte alles perfekt im Blick – bei jeder Aufgabe sehe ich auf Anhieb, wer dafür verantwortlich ist (und wem ich also ggf. auf die Finger klopfen oder ein Lob aussprechen muss).

Benachrichtigungen

Freelo kann Benachrichtigungen für wirklich alles versenden. Die anfängliche Einrichtung dauert etwas, weil man schrittweise herausfindet, worüber man sofort informiert werden möchte und worüber nicht. Du kannst beispielsweise weniger wichtige Benachrichtigungen herausfiltern und dich nur bei wirklich wichtigen Ereignissen benachrichtigen lassen.

Darüber hinaus sendet Freelo auch regelmäßige Zusammenfassungen aller Ereignisse an alle Projektbeteiligten. Du kannst stündliche oder tägliche Übersichten erhalten.

Projekt-Dateispeicher

Zu jedem Projekt steht dir ein übersichtlicher Dateispeicher zur Verfügung. Alle wichtigen Dokumente und Analysen sind damit immer griffbereit. Du musst nicht überlegen, zu welchem Projekt eine Datei gehört – Dokumente vermischen sich nie zwischen verschiedenen Projekten.

Im Dateispeicher kannst du auch mit Diensten wie OneDrive oder Google Drive arbeiten.

Kanban-Spalten und -Zeilen

Einzelne Aufgaben innerhalb von Projekten lassen sich genau nach Bedarf anzeigen. Ermöglicht wird das durch die methodischen Kanban-Spalten To-Do, In Progress und Done. Den Überblick darüber, was bereits erledigt ist und was noch getan werden muss, behält man so spielend leicht.

Mind-Map – der Gesamtblick auf das Projekt

Du kannst dein Projekt in einer übersichtlichen hierarchischen Ansicht darstellen lassen. Es erscheint ein Baum von den größten und wichtigsten Aufgaben bis hin zu den kleinsten Teilaufgaben. So behältst du jederzeit den Überblick und erkennst sofort, ob du eine Aufgabe vergessen hast.

Rechteverwaltung

Jedem Teammitglied lässt sich der Zugriff genau auf die Aufgaben beschränken, an denen es arbeiten soll.

Planungskalender

Der Planungskalender ermöglicht es, einzelnen Aufgaben schnell und einfach eine Deadline zuzuweisen. Dieser Kalender ist für alle Projektbeteiligten zugänglich, sodass sie auch grafisch sehen können, was bis wann erledigt sein muss und wer was zu tun hat.

Finanzübersichten und Berichte

Für jedes Projekt lässt sich ein Budget festlegen. Danach kannst du bequem die Gesamtausgaben über alle deine Projekte hinweg einsehen. Das Finanzbudget des jeweiligen Projekts hat man stets im Blick – bereits ausgegebene Mittel werden vom ursprünglichen Gesamtbudget abgezogen. So weißt du immer, wie dein Projekt finanziell dasteht – wie viel du ausgegeben oder eingenommen hast.

Zeiterfassung (Timetracking)

Achte darauf, dass deine Mitarbeiter beim Bearbeiten einer Aufgabe die Zeiterfassung aktivieren. Diese stoppt die Zeit, die sie für die Aufgabe benötigen. Wenn du in Freelo den Stundenlohn hinterlegst, erhältst du direkt eine Übersicht darüber, was die Erledigung einer Aufgabe durch einen bestimmten Mitarbeiter gekostet hat.

In Freelo ist es auch möglich, den Stundenlohn zu hinterlegen und direkt aus Freelo heraus Rechnungen zu stellen, zum Beispiel über vyfakturuj.cz, mit dem Freelo eine direkte Integration anbietet.

Vorlagen

Freelo-Vorlagen ermöglichen es, Arbeitsabläufe und Anleitungen zu speichern, die die weitere Arbeit zusätzlich erleichtern. Aufgaben können so auch an weniger erfahrene Kollegen delegiert werden, die die Vorlage Schritt für Schritt abarbeiten. Oder man nutzt Vorlagen, um wiederkehrende ähnliche Projekte schneller anzulegen (z. B. das Einpflegen von Produkten in einen Onlineshop). In einer Vorlage lässt sich neben dem Arbeitsablauf auch ein Zeitrahmen für die Erledigung der Aufgabe festlegen.

Team-Notizen

Eine praktische Funktion sind auch die Team-Notizen. Unter diesen Notizen lässt sich genauso diskutieren wie unter zugewiesenen Aufgaben. Sie eignen sich damit hervorragend zum Festhalten wichtiger Unternehmensnotizen, Arbeitsabläufe und Anleitungen.

Die Benutzeroberfläche von Freelo

Die Funktionen kennen wir jetzt – schauen wir uns auch die Benutzeroberfläche von Freelo genauer an.

Dashboard

Nach dem Login gelangt jeder Nutzer zu seinem persönlichen Dashboard. Das ist die Startseite – eine Gesamtübersicht aller Aufgaben über alle Projekte hinweg. Das Dashboard lässt sich weiter filtern, je nachdem, was man sehen möchte (eigene Aufgaben, zugewiesene Aufgaben oder selbst erstellte Aufgaben).

Das Erste, was jeder nach dem Login sieht, sind die Aufgaben, mit denen sofort begonnen werden muss.

Projekte, Berichte und Zeiterfassung

Über dem Dashboard befindet sich das Hauptmenü mit den drei Bereichen Projekte, Berichte und Zeiterfassung.

• Unter Projekte siehst du die Liste aller Projekte, an denen du arbeitest, oder du kannst dort ein komplett neues Projekt anlegen.
• Aufgaben kannst du entweder in der Projektansicht hinzufügen oder mit einem einzigen Klick auf die +-Schaltfläche, die sich nach dem Login oben links auf dem Dashboard befindet.
• Unter Berichte erwartet dich eine Übersicht über alles, was sich in deinen Projekten ereignet hat – alle Nutzeraktivitäten, Arbeitszeitberichte und vieles mehr. Du kannst auch individuelle Berichte erstellen.
• Unter Zeiterfassung kannst du die Stoppuhr für deine aktuelle Aufgabe starten. Dort findest du auch eine Übersicht aller bereits geleisteten Arbeitsstunden.

Benachrichtigungen, Nutzer, Planungskalender, Suche, Profil

• Im Benachrichtigungsbereich findest du alle Hinweise zu Aufgaben und dazugehörigen Aktivitäten.
• Im Nutzerbereich siehst du eine Übersicht aller Teammitglieder und Kollegen. Neue Mitarbeiter lassen sich dort ganz einfach einladen.
• Die Funktion Planungskalender haben wir bereits beschrieben – mit einem einzigen Klick gelangst du dorthin und kannst Aufgaben-Deadlines planen.
• Im Suchfeld kannst du jede beliebige Aufgabe finden. Eine praktische Funktion, wenn man viele Aufgaben zugewiesen hat und gezielt nach einer bestimmten sucht.
• Die letzte Schaltfläche führt zu einem Menü, über das du zu deinem Profil gelangst – mit Tarifeinstellungen, Zahlungsdetails, Rechnungsdaten und mehr.

Das ist die gesamte Benutzeroberfläche von Freelo. Dutzende nützliche Funktionen sind übersichtlich in wenigen Schaltflächen und Menüs untergebracht. Alles ist mit wenigen Klicks erreichbar – nirgends muss man sich mühsam durchklicken.

Freelo-Tarife

Nach der Registrierung kann Freelo in den ersten 14 Tagen kostenlos getestet werden. Danach entscheidet man sich, ob man einen der kostenpflichtigen Tarife oder den kostenlosen Free-Tarif wählt. Im Free-Tarif sind jedoch maximal 3 aktive Projekte mit bis zu 3 eingeladenen Kollegen möglich. Bei allen kostenpflichtigen Tarifen sind Projekte und eingeladene Nutzer unbegrenzt. Eine Ausnahme bildet der Business-Tarif, bei dem die Anzahl der einladbaren Personen durch die Anzahl der Lizenzen bestimmt wird.

Free-Tarif

• Maximal 3 aktive Projekte, maximal 3 eingeladene Nutzer, Speicherplatz 500 MB, kostenlos.

Freelance-Tarif 🧑‍💻

• Geeignet für Freelancer.
• Unbegrenzte Projekte, unbegrenzte Nutzer, Mind-Map, Kanban-Spalten und -Zeilen, Zeiterfassung, 15 GB Speicher.
• Ca. 32 € pro Monat bei jährlicher Zahlung.

Team-Tarif 👫

• Für kleinere Unternehmen.
• Gesamter Freelance-Inhalt + Verwaltungsfunktionen (Berichte, Übersichten, Rechteverwaltung, mehrere Personen können Aufgaben oder Projekte anlegen und Nutzer verwalten – sie fungieren als Abteilungsleiter), 100 GB Speicher.
• Ca. 72 € pro Monat bei jährlicher Zahlung.

Business-Tarif 📊

• Für größere Unternehmen mit mehreren Abteilungen.
• Team-Tarif + detailliertere Berichte und erweiterte Sicherheitsfunktionen, ERP-Integration möglich, 200 GB Speicher.
• Ca. 135 € pro Monat für 20 Nutzer bei jährlicher Zahlung. Jeder weitere Nutzer + ca. 7 € pro Monat.

Enterprise-Tarif 🏙️

• Für große Konzerne.
• Unbegrenzte Nutzer.
• Business-Tarif + maßgeschneiderte Integrationen, Automatisierungen, SSO, SAML, SLA, Success Manager, Speicherplatz nach individuellem Bedarf.
• Ca. 1.596 € pro Monat bei jährlicher Zahlung.

Kompatibilität von Freelo mit anderen Apps

Freelo selbst lässt sich auch als App nutzen. Es gibt Versionen für iOS und Android sowie eine Desktop-App für Computer. Die Web-Version ist jedoch vollwertig und lässt sich damit ebenso problemlos arbeiten.

Was die Integration von Freelo mit anderen Apps betrifft, sind die Möglichkeiten sehr vielfältig. Freelo ist kompatibel mit Gmail, Google– und Outlook-Kalender, Trello, Make, Asana, Raynet, Basecamp 2, Supportbox, Fakturoid, Vyfakturuj und iDoklad. Im Dateispeicher kannst du außerdem Dienste wie OneDrive, Google Drive oder Dropbox nutzen.

Kundensupport bei Freelo

Auch der Kundensupport von Freelo ist auf einem hervorragenden Niveau. Wenn du schnell eine Antwort benötigst, steht eine Telefonhotline zur Verfügung, die an Werktagen von 9:00 bis 16:00 Uhr erreichbar ist. Wenn es nicht ganz so dringend ist, kannst du den Support per E-Mail kontaktieren – eine Antwort erhältst du innerhalb von 24 Stunden. In den meisten Fällen kommt die Antwort aber noch am selben Werktag.

Die Antworten sind freundlich und professionell. Du erfährst alles, was du wissen möchtest, und der Support hilft dir auch bei konkreten Problemen gerne weiter.

Abschließendes Fazit

Auf einer Skala von 1 bis 10 schneidet Freelo glänzend ab – eine glatte 10. Es handelt sich um ein Projektmanagement-Tool, das dir jede Menge nützliche Funktionen bietet – darunter auch solche, die andere ähnliche Tools gar nicht besitzen. Ziemlich entscheidend ist zum Beispiel die Zeiterfassung. Bei vergleichbaren Tools ist sie oft nur in kostenpflichtigen Tarifen verfügbar – bei Freelo steht sie jedem zur Verfügung.

Ein weiterer Pluspunkt: Freelo stammt aus tschechischer Entwicklung und wird kontinuierlich professionell weiterentwickelt.

Die Preise – auch für die fortgeschritteneren Tarife – sind keineswegs übertrieben, besonders wenn man sie mit dem Funktionsumfang vergleicht, den man dafür bekommt. Eine Ausnahme bildet lediglich der Enterprise-Tarif, der aber ohnehin für große Konzerne gedacht ist.

Unser abschließendes Urteil lautet daher: Freelo ist das beste Projektmanagement-Tool für kleine und mittelgroße Teams, das wir je getestet haben.

Häufige Fragen und Antworten