Olimme aina tottuneet työskentelemään yksin ja pärjäsimme muistivihkoilla ja sähköpostilla. Kun yrityksemme nanoSPACE ja mainostoimistomme LK MEDIA alkoivat kasvaa, tiimimme laajeni kirjaimellisesti yhdessä yössä lähes kymmeneen henkeen ja projektinhallinta muuttui heti painajaiseksi.
Etsimme ja kokeilimme jonkin aikaa erilaisia työkaluja (Trellosta Asanaan ja Basecampiin asti), mutta lopulta päädyimme tšekkiläiseen Freeloon, josta olemme maksaneet tiimipaketteja jo neljä vuotta.
Mikä on Freelo
En valehtele – minulla on aina ollut vaikeuksia ihmisten johtamisen kanssa, ja mitä enemmän meitä on, sitä huonommin selviän siitä. Siksi arvostan ja kokeilen jokaista työkalua, joka yrittää auttaa meitä 😅. Olen jo testannut niitä kymmeniä ja Lucka (vaimoni ja liikekumppanini) on aivan syystä siitä turhautunut. Onneksi tiellemme osui Freelo.
Freelo osoittautui lopulta parhaaksi verkkotyökaluksi pienen tiimin projektinhallintaan. Parempaa en löytänyt. Sen ansiosta työ ja tiimin yhteistyö on helpompaa ja selkeämpää, ja ahdistukseni kymmenien projektien johtamisesta on huomattavasti pienempi.
Freelo on verkkotyökalu, jota voi käyttää missä tahansa. Se toimii erinomaisesti tietokoneella ja kohtuullisen hyvin myös mobiilisovelluksesta käsin.
Mihin Freeloa käytetään?
Freelo on työkalu, joka helpottaa ja tehostaa projektinhallintaa. Sen avulla voit luoda työprojekteja ja jakaa ne edelleen tehtäviin ja alitehtäviin. Kun tietty tehtävä on osoitettu, jokainen tiimissä tietää tarkalleen, mitä hänen pitää kyseisessä projektissa juuri nyt tehdä.
Freelo helpottaa myös meidän pomojen elämää – meillä on täydellinen näkymä siihen, mitä yrityksissämme tapahtuu ja missä vaiheessa tehtävien ja projektien toteutus on.
🚨 Freelon ansiosta kukaan ei unohda määräaikoja, tehtävien suoritus ei viivästy (jos pidät siitä riittävästi huolta 😎) eikä mikään tieto katoa mihinkään.
Freelon ansiosta työntekijöiden ei tarvitse etsiä tietoja ja työtehtäviä sähköposteista. Jokaisesta osoitetusta tehtävästä ilmoittaa notifikaatio suoraan alustalla. Tehtävän vierestä he löytävät kommenteista yksityiskohtaiset tiedot siitä, mitä heidän pitää tehdä ja mihin määräaikaan mennessä. Varmuuden vuoksi jokainen notifikaatio tulee myös muistutuksena sähköpostiin. Kaikki tehtävät ovat sitten jokaisella käden ulottuvilla parilla klikkauksella.
Freeloa eivät kuitenkaan käytä pelkästään yritykset. Se on hyödyllinen työkalu myös freelancereille.
💡VINKKI: Voit kokeilla Freeloa heti nyt. Peruspaketti on täysin ilmainen, ja jos sinulla on korkeintaan 3 hengen tiimi ja hallinnoit enintään 3 projektia, se pysyy ilmaisena ikuisesti. 😎
Freelon edut ja haitat
Aloitetaan eduista:
- ✅ Freelo on yksi parhaista projektinhallintaohjelmista ylipäätään.
- ✅ Lukemattomia hyödyllisiä ominaisuuksia projektinhallinnan helpottamiseksi – projektit, tehtävät, alitehtävät, notifikaatiot, yksityiskohtaiset yhteenvedot, talousraportit, ajanseuranta ja paljon muuta.
- ✅ Erittäin selkeä ja käyttäjäystävällinen käyttöliittymä, jonka käytön oppii todella jokainen.
- ✅ Riittävästi paketteja valittavana + peruspaketti täysin ilmaiseksi.
- ✅ Tšekkiläinen työkalu, joka on optimoitu paikalliseen käyttöön.
- ✅ Yhdistämismahdollisuus lukuisiin kolmannen osapuolen sovelluksiin ja palveluihin.
Mietin pitkään, mutta en keksinyt yhtään haittaa 😅. Joku voisi pitää haittana sitä, että Free-paketissa voi olla vain 3 projektia, mutta se on otettava huomioon, koska kyseessä on täysin ilmainen paketti.
Freelon projektinhallintatyökalut ja ominaisuudet
Freelo osaa todella paljon.
Projektinhallinta
Freelon perusominaisuus on projektien hallinta. Kun olet luonut uuden projektin, voit kutsua siihen mukaan työntekijät, jotka osallistuvat siihen, ja osoittaa heille sitten yksittäisiä tehtäviä määräaikoineen.
Projekteilla on useita näkymävaihtoehtoja – voit näyttää tehtävät joko riveinä tai sarakkeina.
Jokaista tiimin jäsentä muistuttaa uuden tehtävän osoittamisesta aina notifikaatio sekä sähköposti-ilmoitus. Kunkin tehtävän kommenteissa voit myös ohjeistaa työntekijöitä yksityiskohtaisesti siitä, miten heidän tulee edetä, ja tarvittaessa ladata lisätiedostoja.
Koko projektinhallinta on Freelon ansiosta paljon tehokkaampaa. Jokainen tietää, mitä pitää tehdä, miten se tehdään ja mihin mennessä. Minulla on täydellinen kontrolli kaikesta tapahtuvasta – jokaisen tehtävän kohdalla näen, kuka on vastuussa sen suorittamisesta (ja ketä siis tarvittaessa ojentaa tai ketä kehua).
Notifikaatiot
Freelo osaa lähettää notifikaatioita todella kaikesta. Alkuasetusten teko vie hetken, koska huomaat vähitellen, mistä haluamme saada tiedon heti ja mistä emme. Voit esimerkiksi suodattaa pois vähemmän olennaiset ja pyytää ilmoituksia vain tärkeämmistä asioista.
Lisäksi Freelo lähettää säännöllisiä yhteenvetoja kaikista tapahtumista kaikille kyseiseen projektiin osallistuville. Voit tilata sekä tunti- että päiväkohtaiset yhteenvedot.
Projektin tiedostovarasto
Jokaista projektia varten sinulla on käytössä myös selkeä tiedostovarasto. Kaikki olennaiset dokumentit ja analyysit ovat siis käden ulottuvilla. Sinun ei tarvitse miettiä, mihin projektiin dokumentti kuuluu, eivätkä tiedostot koskaan sekoitu eri projektien välillä.
Varastossa voit työskennellä myös sellaisten palveluiden kuten OneDriven tai Google Driven kanssa.
Kanban-sarakkeet/-rivit
Voit näyttää projektien yksittäiset tehtävät juuri niin kuin tarvitset. Sen mahdollistavat metodiset kanban-sarakkeet To-Do, In-Progress ja Done. Yleiskuva siitä, mikä on valmista ja mitä on vielä tehtävä, ei siis tuota pienintäkään ongelmaa.
Miellekartta – kokonaisnäkymä projektiin
Voit purkaa projektin selkeään hierarkkiseen muotoon. Näytölle ilmestyy puu suurimmista ja tärkeimmistä tehtävistä aina pienimpiin alitehtäviin asti. Näin sinulla on täydellinen käsitys siitä, ettet ole unohtanut projektissa mitään tehtävää.
Oikeuksien asettaminen
Jokaiselle työntekijälle voit asettaa pääsyn vain niihin tehtäviin, joiden parissa hänen on tarkoitus työskennellä.
Suunnittelukalenteri
Suunnittelukalenteri puolestaan antaa sinun asettaa helposti ja nopeasti yksittäisille tehtäville määräajan. Tämä kalenteri on sitten kaikkien kyseiseen projektiin osallistuvien käytettävissä. Näin näet helposti myös graafisessa muodossa, mikä pitää saada valmiiksi ja mihin mennessä ja kenen pitää tehdä mitäkin.
Talousyhteenvedot ja -raportit
Jokaiselle projektille voit asettaa myös sen budjetin. Sen jälkeen näet kätevästi kokonaiskulut kaikista projekteistasi. Kyseisen projektin taloudellinen budjetti on aina näkyvillä. Alkuperäisestä kokonaisbudjetista vähennetään jo käytetyt varat. Näin sinulla on käsitys myös siitä, miten projektisi menee taloudellisesti – kuinka paljon olet käyttänyt tai päinvastoin ansainnut.
Ajanseuranta
Huolehdi siitä, että työntekijäsi kytkevät tehtävää suorittaessaan päälle ajanseurantatoiminnon. Se mittaa ajan, jonka he tehtävään käyttävät. Jos syötät Freeloon heidän tuntipalkkansa, saat samalla myös käsityksen siitä, kuinka paljon kyseisen tehtävän suorittaminen työntekijältä sinulle maksoi.
Freelossa voit asettaa myös tuntipalkan ja laskuttaa suoraan Freelosta, esimerkiksi vyfakturuj.cz-palvelun kautta, johon Freelo tarjoaa yhdistämisen.
Mallipohjat
Freelon mallipohjat mahdollistavat työprosessien ja ohjeiden tallentamisen, mikä helpottaa jatkotyötä entisestään. Voit sitten delegoida työtä myös kokemattomammille kollegoille, jotka etenevät tehtävää suorittaessaan tarkalleen mallipohjan mukaan. Tai voit mallipohjan avulla yksinkertaistaa samankaltaisten projektien toistuvaa perustamista (vaikkapa tuotteiden listaus verkkokauppaan). Mallipohjaan voi työvaiheiden lisäksi asettaa myös aikavälin, jonka sisällä tehtävä pitäisi suorittaa.
Tiimin muistiinpanot
Kätevä ominaisuus ovat myös tiimin muistiinpanot. Näiden muistiinpanojen alla voi keskustella aivan kuten osoitettujen tehtävienkin alla. Ne palvelevat siis tärkeiden yritysmuistiinpanojen tai työprosessien ja ohjeiden kirjaamisessa.
Freelon käyttöliittymä
Ominaisuudet tunnemme jo, katsotaan nyt myös, miltä Freelon käyttöliittymä näyttää.
Dashboard
Kirjautumisen jälkeen jokainen käyttäjä päätyy omaan Dashboardiinsa. Se on aloitussivu, kokonaisnäkymä kaikista tehtävistä kaikkien projektien poikki. Dashboardia voit lisäksi suodattaa sen mukaan, mitä haluat näyttää (sinulle osoitetut tehtävät, tehtävät, jotka olet osoittanut jollekulle, tai tehtävät, jotka olet luonut).
Ensimmäinen asia, jonka jokainen kirjautumisen jälkeen näkee, on se, mitä tehtäviä hänen pitää alkaa heti työstää.
Projektit, raportit ja ajanmittaus
Dashboardin yläpuolelta löydät perusvalikon – projektit, raportit ja ajanmittaus.
- Projekteissa näet listan kaikista projekteista, joiden parissa työskentelet, tai voit luoda sinne aivan uuden projektin.
- Tehtäviä voit sitten lisätä joko kyseisen projektin näkymässä tai yhdellä klikkauksella +-painikkeesta, jonka löydät näytön vasemmasta yläkulmasta kirjautumisen ja Dashboardin näyttämisen jälkeen.
- Raporteissa sinua odottaa puolestaan yleisnäkymä kaikesta, mitä projekteissasi on tapahtunut – kaikki käyttäjien toiminnot tai tehdyn työn raportit ja niin edelleen. Voit myös luoda erilaisia raportteja.
- Ajanmittauksessa voit puolestaan käynnistää sekuntikellon työskennellessäsi tehtävän parissa. Täältä löydät myös yleisnäkymän kaikista jo tehdyistä tunneista.
Notifikaatiot, käyttäjät, suunnittelukalenteri, haku, profiili
- Notifikaatioista löydät kaikki tehtäviä koskevat ilmoitukset ja niihin liittyvät toiminnot, jotka niissä ovat tapahtuneet.
- Käyttäjät-osiossa näet yleisnäkymän kaikista työntekijöistä ja kollegoista. Täältä voit helposti kutsua uuden työntekijän.
- Suunnittelukalenteri-toiminnon olemme jo kuvanneet, siihen pääset yhdellä klikkauksella, minkä jälkeen voit suunnitella tehtävien määräaikoja.
- Hakuruudusta voit puolestaan löytää minkä tahansa tehtävän. Kätevä ominaisuus silloin, kun sinulle on osoitettu paljon tehtäviä ja etsit vain yhtä tiettyä, jonka parissa aiot juuri työskennellä.
- Viimeinen painike tarjoaa sinulle valikon, jonka kautta pääset profiiliisi, paketin asetuksiin, maksujen ja laskutustietojen asetuksiin ja niin edelleen.
Ja siinä on koko Freelon käyttöliittymä. Kymmenet hyödylliset ominaisuudet on järjestetty selkeästi muutamaan painikkeeseen ja valikkoon. Kaikki on käden ulottuvilla, mihinkään ei tarvitse klikkailla monimutkaisesti.
Freelon paketit
Freeloa voi jokainen kokeilla rekisteröitymisen jälkeen ensimmäiset 14 päivää maksutta. Sen jälkeen päätät, valitsetko jonkin maksullisista paketeista vai Free-paketin, joka on täysin ilmainen. Sen puitteissa voi kuitenkin olla vain 3 aktiivista projektia, joihin voit kutsua enintään 3 kollegaa. Kaikissa maksullisissa paketeissa projekteja ja kutsuttuja voi olla rajattomasti. Poikkeuksena on Business-paketti, jossa kutsuttujen määrän ratkaisee lisenssiesi määrä.
Free-paketti
- Enintään 3 aktiivista projektia, enintään 3 kutsuttua, tallennustila 500 MB, ilmainen.
Freelance-paketti 🧑💻
- Tarkoitettu freelancereille.
- Rajattomasti projekteja, rajattomasti käyttäjiä, miellekartta, metodiset kanban-sarakkeet ja -rivit, ajanseuranta, 15 GB dataa.
- 33 € (800 Kč) kuukaudessa vuosimaksulla.
Team-paketti 👫
- Pienemmille yrityksille.
- Kaikki Freelance-paketin sisältö + hallinnointitoiminnot (raportit, yhteenvedot, oikeuksien hallinta, useampi henkilö luo tehtäviä ja projekteja ja hallinnoi käyttäjiä – toimivat eri osastojen esimiehinä), 100 GB dataa.
- 73 € (1 792 Kč) kuukaudessa vuosimaksulla.
Business-paketti 📊
- Suuremmille yrityksille, joilla on useampia osastoja.
- Team-paketti + yksityiskohtaisemmat yhteenvedot ja laajennettu tietoturva, mahdollisuus yhdistää ERP-järjestelmääsi, 200 GB dataa.
- 139 € (3 380 Kč) kuukaudessa 20 käyttäjälle, vuosimaksulla. Jokainen lisäkäyttäjä + 7 € (169 Kč) kuukaudessa.
Enterprise-paketti 🏙️
- Suurille korporaatioille.
- Rajattomasti käyttäjiä.
- Business-paketti + räätälöidyt integraatiot, automaatiot, SSO, SAML, SLA, success manager, datatila sopimuksen mukaan yksilöllisen tarpeesi perusteella.
- 1 640 € (39 900 Kč) kuukaudessa vuosimaksulla.
Freelon yhteensopivuus muiden sovellusten kanssa
Jo Freeloa itseään voit käyttää sovelluksena. Tarjolla on versio iOS- ja Android-älypuhelimille sekä työpöytäsovellus tietokoneille. Sovelluksen verkkoversio on kuitenkin täysipainoinen ja siinä työskentely sujuu erinomaisesti.
Mitä tulee Freelon yhdistämiseen muihin sovelluksiin, mahdollisuudet ovat erittäin laajat. Freelo on yhteensopiva Gmailin, Googlen ja Outlook-kalenterin, Trellon, Maken, Asanan, Raynetin, Basecamp 2:n, Supportboxin, Fakturoidin, Vyfakturujin ja iDokladin kanssa. Tiedostovarastossa voit työskennellä myös sellaisten palveluiden kuten OneDrive, Google Drive tai Dropbox kanssa.
Freelon asiakastuki
Freelon asiakastuki on myös erinomaisella tasolla. Jos kysymykseesi tarvitaan vastaus heti, voit käyttää puhelinlinjaa, joka on käytettävissä arkisin klo 9.00–16.00. Jos sinulla ei ole niin kiire, voit ottaa tukeen yhteyttä sähköpostitse, johon sinulle vastataan 24 tunnin sisällä. Suurimmassa osassa tapauksia vastaus tulee kuitenkin vielä samana työpäivänä.
Vastaukset ovat ystävällisiä ja ammattimaisia. Saat tietää kaiken tarvitsemasi. Tuki ratkaisee kanssasi mielellään myös minkä tahansa ongelman.
Loppuarvio
Asteikolla 1–10 Freelo pärjää erinomaisesti – 10. Kyseessä on työkalu, joka tarjoaa sinulle projektinhallintaan paljon hyödyllisiä ominaisuuksia. Myös sellaisia, joita muilla vastaavilla työkaluilla ei ole lainkaan. Melko olennainen on esimerkiksi ajanseurantatoiminto. Se on vastaavissa työkaluissa yleensä vain maksullisissa paketeissa, Freelossa se on jokaisen käytettävissä.
Bonuksena on, että Freelo on syntynyt tšekkiläisestä pajasta ja on siten täysin kieli- ja lokalisointioptimoitu juuri kotimaista käyttöä varten.
Hinnat eivät edistyneemmistäkään paketeista ole mitenkään huimia, varsinkaan kun vertaamme niitä sisältöön ja ominaisuuksiin, jotka niistä saat. Poikkeuksena on vain Enterprise-paketti, mutta se on tarkoitettu jättimäisille korporaatioille.
Loppupäätelmämme on siis, että Freeloa voisimme kutsua parhaaksi projektinhallintaohjelmaksi.
Usein kysytyt kysymykset ja vastaukset
Mikä Freelo on ja mihin sitä käytetään?
Freelo on tšekkiläinen online-työkalu projektinhallintaan ja tiimiyhteistyöhön, joka mahdollistaa tehtävien organisoinnin, edistymisen seuraamisen, tiimin kanssa kommunikoinnin ja tiedostojen jakamisen.
Onko Freelo ilmainen?
Freelo tarjoaa ilmaisen perusversion rajoitetuilla toiminnoilla. Laajennetuille toiminnoille ja suuremmille tiimeille on saatavilla maksullinen versio eri hintasuunnitelmilla.
Onko Freelo saatavilla muilla kielillä kuin tšekiksi?
Kyllä, Freelo on saatavilla myös englanniksi, mikä mahdollistaa yhteistyön kansainvälisten tiimien kanssa.
Voiko Freelon integroida muihin sovelluksiin ja työkaluihin?
Kyllä, Freelo tarjoaa integraatioita joidenkin suosittujen sovellusten ja työkalujen kanssa, kuten Google Calendar, Slack, Toggl ja muut.
Mikä on ero Freelon ja muiden projektinhallintatyökalujen, kuten Trellon tai Asanan, välillä?
Freelo keskittyy yksinkertaisuuteen ja intuitiiviseen käyttöön, mikä voi sopia hyvin pienille ja keskisuurille tiimeille. Lisäksi Freelo on tšekkiläinen työkalu, mikä voi olla etu tšekkiläisille yrityksille. Trello ja Asana ovat myös suosittuja projektinhallintatyökaluja, mutta tarjoavat erilaisia toimintoja ja tapoja organisoida tehtäviä.
Onko Freelo saatavilla mobiililaitteille?
Kyllä, Freelolla on mobiilisovellukset Androidille ja iOS:lle, mikä mahdollistaa käyttäjien hallita projekteja ja tehtäviä mobiililaitteillaan.
Entä jos en ole tyytyväinen Freeloon, mutta olen jo maksanut?
Freelo tarjoaa 30 päivän rahat takaisin -takuun ostosta. Jos et ole tyytyväinen toimintoihin tai palveluun, voit pyytää rahojen palautusta.
Arvostelu tšekkiläisestä Freelo-työkalusta
Yhteenveto
Freelo on paras tehtävienhallintatyökalu pienille tiimeille, jonka olen koskaan kokeillut. Ja olen kokeillut niitä paljon! Se osaa kaiken, mitä sellaiselta työkalulta tarvitset.
