🎯 Freelo: reseña de la herramienta de gestión de proyectos 2026

Siempre habíamos trabajado solos y nos bastaba con libretas y el correo electrónico. Sin embargo, con el crecimiento de la empresa nanoSPACE y nuestra agencia LK MEDIA, el equipo creció literalmente de la noche a la mañana hasta casi diez personas, y la gestión de proyectos se convirtió de inmediato en una auténtica pesadilla.

Durante un tiempo estuvimos buscando y probando distintas herramientas (desde Trello, pasando por Asana hasta Basecamp), pero al final encontramos nuestro hogar en Freelo, una herramienta checa por la que llevamos ya cuatro años pagando tarifas de equipo.

Qué es Freelo

No voy a mentir: siempre me ha costado gestionar personas, y cuantos más somos, peor lo llevo. Por eso valoro y pruebo cada herramienta que promete ayudarnos 😅. He probado decenas de ellas, y Lucka (mi esposa y socia en el negocio) está, con toda la razón, frustrada por eso. Por suerte, Freelo se cruzó en nuestro camino.

Freelo es, a fin de cuentas, la mejor herramienta online para la gestión de proyectos en equipos pequeños. No he encontrado nada mejor. La colaboración en equipo es más sencilla y organizada gracias a él, y mis quebraderos de cabeza por gestionar decenas de proyectos se han reducido considerablemente.

Freelo es una herramienta online que puedes usar desde cualquier lugar. Funciona de maravilla en el escritorio y también se maneja bien desde la aplicación móvil.

¿Para qué sirve Freelo?

Freelo es una herramienta que facilita y optimiza la gestión de proyectos. Permite crear proyectos de trabajo y dividirlos en tareas y subtareas. Al asignar una tarea concreta, cada miembro del equipo sabe exactamente qué debe hacer en cada momento dentro del proyecto.

Freelo también nos facilita la vida a los responsables del equipo: tenemos una visión perfecta de todo lo que ocurre en nuestras empresas y en qué fase se encuentra la realización de tareas y proyectos.

🚨 Gracias a Freelo, nadie olvida los plazos, no hay retrasos en el cumplimiento de tareas (siempre que estés pendiente de ello 😎) y ninguna información se pierde por el camino.

Los empleados no tienen que buscar información y encargos de trabajo entre correos electrónicos. Cada tarea asignada les llega como una notificación directamente en la plataforma. Junto a la tarea encontrarán en los comentarios información detallada sobre qué deben hacer y antes de qué fecha. Por si acaso, cada notificación también llega como aviso al correo electrónico. Todas las tareas están así al alcance de la mano en pocos clics.

Freelo no lo usan solo las empresas. Es también una herramienta muy útil para los freelancers.

💡CONSEJO: Freelo puedes probarlo ahora mismo. La tarifa básica es completamente gratuita y, si tienes un equipo de hasta 3 personas y gestionas un máximo de 3 proyectos, será gratis para siempre. 😎

Ventajas y desventajas de Freelo

Empezamos por las ventajas:

• ✅ Freelo es uno de los mejores software de gestión de proyectos que existen.
• ✅ Innumerables funciones útiles que facilitan la gestión de proyectos: proyectos, tareas, subtareas, notificaciones, informes detallados, reportes financieros, control de tiempo y mucho más.
• ✅ Interfaz muy clara y amigable con la que aprende a trabajar cualquier persona.
• ✅ Amplia variedad de tarifas + tarifa básica completamente gratuita.
• ✅ Herramienta de origen checo, con soporte completo en varios idiomas.
• ✅ Posibilidad de integrarse con multitud de aplicaciones y servicios de terceros.

Lo pensé mucho, pero no se me ocurrió ninguna desventaja 😅. Alguien podría señalar como inconveniente el límite de 3 proyectos en la tarifa Free, aunque hay que tenerlo en cuenta: es una tarifa completamente gratuita.

Resumen de funciones de Freelo

Freelo tiene muchísimas capacidades.

Gestión de proyectos

La función principal de Freelo es la gestión de proyectos. Una vez creado un nuevo proyecto, puedes invitar a los colaboradores que participarán en él y asignarles tareas con sus respectivos plazos.

Los proyectos tienen varias opciones de visualización: puedes ver las tareas en forma de lista o distribuidas en columnas.

Cada miembro del equipo recibe una notificación y un aviso por correo electrónico cuando se le asigna una nueva tarea. En los comentarios de cada tarea también puedes instruir detalladamente a los colaboradores sobre cómo deben proceder, e incluso adjuntar archivos complementarios.

Toda la gestión de proyectos es considerablemente más eficiente gracias a Freelo. Cada persona sabe qué tiene que hacer, cómo debe hacerlo y para cuándo. Yo tengo un control perfecto sobre todo lo que ocurre: en cada tarea veo quién es el responsable de cumplirla (y a quién echarle la bronca o felicitar según corresponda).

Notificaciones

Freelo puede enviar notificaciones sobre prácticamente todo. La configuración inicial lleva un poco de tiempo, porque irás descubriendo poco a poco sobre qué quieres ser informado de inmediato y sobre qué no. Puedes, por ejemplo, filtrar las menos importantes y recibir avisos solo de los asuntos más relevantes.

Además, Freelo envía periódicamente resúmenes de todos los eventos a todos los que participan en un proyecto. Puedes configurar resúmenes por horas o diarios.

Almacenamiento de archivos del proyecto

Cada proyecto cuenta con un almacenamiento de archivos claro y organizado. Así tienes todos los documentos o análisis importantes al alcance de la mano. No tienes que pensar a qué proyecto pertenece cada documento, y los archivos nunca se mezclan entre distintos proyectos.

En el almacenamiento también puedes trabajar con servicios como OneDrive o Google Drive, entre otros.

Columnas/filas Kanban

Las tareas individuales dentro de los proyectos se pueden visualizar exactamente según tus necesidades. Para ello están las columnas Kanban To-Do, In-Progress y Done. Tener claro qué está terminado y qué queda pendiente no supone el menor problema.

Mapa mental – visión global del proyecto

Puedes desplegar el proyecto en una estructura jerárquica muy visual. Se muestra un árbol desde las tareas más grandes e importantes hasta las subtareas más pequeñas. Así tendrás una visión perfecta de si has olvidado alguna tarea dentro del proyecto.

Gestión de permisos

Puedes configurar el acceso de cada colaborador únicamente a las tareas en las que debe trabajar.

Calendario de planificación

El calendario de planificación te permite establecer de forma rápida y sencilla los plazos de cada tarea. Este calendario está disponible para todos los participantes del proyecto, quienes pueden ver fácilmente, también de forma gráfica, qué debe estar listo para cuándo y quién tiene que hacer qué.

Informes financieros y reportes

En cada proyecto también puedes establecer su presupuesto. Después puedes ver fácilmente el gasto total en todos tus proyectos. El presupuesto del proyecto estará siempre a la vista: del total inicial se irán descontando los gastos ya realizados. Así tendrás también una visión clara de la situación financiera de tu proyecto: cuánto has gastado o, por el contrario, ganado.

Control de tiempo (Timetracking)

Asegúrate de que tus colaboradores activen la función de timetracking cuando trabajen en una tarea. Esta función registra el tiempo que dedican a cada tarea. Si introduces en Freelo su tarifa por hora, obtendrás de inmediato un informe de cuánto te ha costado que ese empleado completara la tarea.

Dentro de Freelo también es posible configurar la tarifa por hora y facturar directamente desde la plataforma, por ejemplo a través de vyfakturuj.cz, con la que Freelo ofrece integración.

Plantillas

Las plantillas de Freelo permiten guardar flujos de trabajo e instrucciones que hacen el trabajo aún más fácil. Puedes delegar tareas incluso a compañeros menos experimentados, quienes seguirán al pie de la letra los pasos de la plantilla. O simplificar la creación repetida de proyectos similares (como el listado de productos en una tienda online). En la plantilla, además del procedimiento, también se puede establecer el plazo en el que debería completarse la tarea.

Notas de equipo

Las notas de equipo son también una función muy práctica. Bajo estas notas se puede debatir igual que bajo las tareas asignadas. Sirven para registrar notas importantes de la empresa, flujos de trabajo e instrucciones.

Interfaz de Freelo

Ya conocemos las funciones; veamos ahora cómo es la interfaz de usuario de Freelo.

Dashboard

Tras iniciar sesión, cada usuario accede a su Dashboard. Es la página de inicio, una visión general de todas las tareas de todos los proyectos. El Dashboard se puede filtrar según lo que quieras ver (tareas asignadas a ti, tareas que has asignado a otros, o tareas que has creado).

Lo primero que cada persona ve al iniciar sesión es en qué tareas debe empezar a trabajar de inmediato.

Proyectos, informes y registro de tiempo

Sobre el Dashboard encontrarás el menú principal: proyectos, informes y registro de tiempo.

• En proyectos verás la lista de todos los proyectos en los que trabajas, o podrás crear un nuevo proyecto desde cero.
• Las tareas puedes añadirlas desde la vista del proyecto correspondiente o con un solo clic en el botón +, que encontrarás en la parte superior izquierda de la pantalla tras iniciar sesión y acceder al Dashboard.
• En informes encontrarás un resumen de todo lo que ha ocurrido en tus proyectos: todas las actividades de los usuarios, reportes de trabajo realizado, etc. También puedes crear distintos tipos de informes.
• En el registro de tiempo puedes activar el cronómetro para tu trabajo en una tarea. Aquí también encontrarás el resumen de todas las horas ya trabajadas.

Notificaciones, usuarios, calendario de planificación, búsqueda, perfil

• En notificaciones encontrarás todos los avisos sobre tareas y actividades relacionadas con ellas.
• En el apartado de usuarios verás el listado de todos los colaboradores y compañeros. Aquí puedes invitar fácilmente a un nuevo empleado.
• Ya hemos descrito la función del calendario de planificación; accedes a él con un solo clic y desde allí puedes planificar los plazos de las tareas.
• En el buscador puedes encontrar cualquier tarea. Una función muy útil cuando tienes muchas tareas asignadas y buscas exactamente una en la que estás a punto de trabajar.
• El último botón te ofrece un menú desde el que accedes a tu perfil, la configuración de tarifas, ajustes de pagos y datos de facturación, entre otras opciones.

Y eso es toda la interfaz de usuario de Freelo. Decenas de funciones útiles están organizadas de forma clara en unos pocos botones y menús. Todo está al alcance de la mano, sin necesidad de navegar entre pantallas complicadas.

Tarifas de Freelo

Tras registrarte, puedes probar Freelo gratis durante los primeros 14 días. Después decides si eliges alguna de las tarifas de pago o la tarifa Free, que es completamente gratuita. Con esta última, sin embargo, solo puedes tener 3 proyectos activos e invitar a un máximo de 3 compañeros. Con todas las tarifas de pago, tanto el número de proyectos como de invitados es ilimitado. La excepción es la tarifa Business, donde el número de invitados lo determina el número de licencias adquiridas.

Tarifa Free

• Máximo 3 proyectos activos, máximo 3 invitados, almacenamiento de 500 MB, gratis.

Tarifa Freelance 🧑‍💻

• Pensada para freelancers.
• Proyectos ilimitados, usuarios ilimitados, mapa mental, columnas y filas Kanban, timetracking, 15 GB de almacenamiento.
• Aproximadamente 32 € al mes con pago anual.

Tarifa Team 👫

• Para empresas pequeñas.
• Todo el contenido de la tarifa Freelance + funciones de administración (reportes, informes, gestión de permisos, varios usuarios pueden crear tareas o proyectos y gestionar usuarios —como responsables de distintos departamentos—), 100 GB de almacenamiento.
• Aproximadamente 72 € al mes con pago anual.

Tarifa Business 📊

• Para empresas más grandes con varios departamentos.
• Tarifa Team + informes más detallados y seguridad avanzada, posibilidad de integración con tu ERP, 200 GB de almacenamiento.
• Aproximadamente 135 € al mes por 20 usuarios, con pago anual. Cada usuario adicional, + ~7 € al mes.

Tarifa Enterprise 🏙️

• Para grandes corporaciones.
• Usuarios ilimitados.
• Tarifa Business + integraciones a medida, automatización, SSO, SAML, SLA, success manager, almacenamiento según necesidades individuales.
• Aproximadamente 1.600 € al mes con pago anual.

Compatibilidad de Freelo con otras aplicaciones

El propio Freelo puede usarse como aplicación. Está disponible para smartphones con iOS y Android, así como una aplicación de escritorio para ordenadores. Sin embargo, la versión web es completamente funcional y ofrece una experiencia de uso excelente.

En cuanto a las integraciones con otras aplicaciones, las posibilidades son muy amplias. Freelo es compatible con Gmail, el calendario de Google y Outlook, Trello, Make, Asana, Raynet, Basecamp 2, Supportbox, Fakturoid, Vyfakturuj e iDoklad. En el almacenamiento de archivos también puedes trabajar con servicios como OneDrive, Google Drive o Dropbox.

Atención al cliente de Freelo

El servicio de atención al cliente de Freelo también está al más alto nivel. Si necesitas una respuesta inmediata, puedes usar la línea telefónica, disponible en días laborables de 9:00 a 16:00 (hora de Europa Central). Si no tienes tanta prisa, puedes contactar con el soporte por correo electrónico, que responde en menos de 24 horas. En la gran mayoría de los casos, la respuesta llega el mismo día laborable.

Las respuestas son amables y profesionales. Te informan de todo lo que necesitas saber. El equipo de soporte también está dispuesto a resolver cualquier problema que tengas.

Valoración final

En una escala del 1 al 10, Freelo obtiene la nota más alta: 10. Es una herramienta que, en el ámbito de la gestión de proyectos, ofrece un sinfín de funciones útiles, incluso algunas que otras herramientas similares no tienen. Una de las más destacadas es el timetracking: en herramientas parecidas suele estar disponible solo en tarifas de pago, mientras que en Freelo está al alcance de todos.

Un punto a favor es que Freelo es una herramienta de origen checo, con una optimización lingüística y de localización impecable para el mercado local, aunque perfectamente usable en entornos internacionales.

Los precios, incluso de las tarifas avanzadas, no son excesivos, especialmente si los comparamos con todo el contenido y las funciones que obtienes a cambio. La única excepción es la tarifa Enterprise, pero esta está pensada para grandes corporaciones.

Nuestra conclusión es que Freelo se merece el título de mejor software de gestión de proyectos para equipos pequeños y medianos.

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