Home Office: 10 dicas para trabalhar de casa com eficiência

Durante a pandemia de COVID-19, boa parte das pessoas se viu de repente trabalhando de casa e teve que resolver rapidamente algo que nós, freelancers e nômades digitais, aperfeiçoamos há anos: como trabalhar de casa em home office de forma realmente eficiente.

Muita gente descobriu que trabalhar em casa pode ser bem mais desafiador do que trabalhar no escritório. De repente você olha o relógio, já é meio-dia, e percebe que ainda nem começou de fato — e por cima ainda precisa pensar no que vai almoçar.

Se além do parceiro você ainda tem filhos em casa, parece que o trabalho home office é simplesmente impossível, e em vez de oito horas você fica grudado no computador de manhã até a noite — e ainda assim não consegue terminar nada.

Reuni para você algumas dicas testadas e aprovadas que vão deixar o trabalho em casa mais agradável e te ajudar a render muito mais.

A rotina faz parte do home office?

Não sei por que a maioria das pessoas pensa que trabalhar de casa significa trabalhar sempre que dá vontade. Quem quer ser um freelancer ou nômade digital de sucesso precisa ser rígido consigo mesmo.

É preciso saber lidar muito melhor com o tempo e não quebrar as próprias rotinas. Porque se você trabalhar “sempre que tiver vontade”, provavelmente vai perceber que passou o dia inteiro fazendo alguma coisa, mas não terminou nenhuma das tarefas!

1) Crie uma rotina de trabalho em casa

Vale muito a pena delimitar o horário de trabalho. Cada um tem o seu jeito. Uma vez ouvi um podcast com uma moça que acorda de manhã, se veste como se fosse para o escritório, senta na mesa de trabalho e, quando termina, troca de roupa para ficar à vontade em casa. Isso ajuda a marcar claramente o momento em que ela está trabalhando.

Eu e o Lukáš temos a rotina da mesa limpa. Isso significa que, quando terminamos de trabalhar, arrumamos o espaço. Guardamos os computadores nas bolsas, mesmo sabendo que no dia seguinte vamos colocá-los exatamente no mesmo lugar.

Depois vamos nos exercitar, e assim o dia de trabalho termina. Eu treino regularmente entre cinco e seis da tarde, todos os dias.

2) Aprenda a gerenciar seu tempo e suas prioridades

Não confie na sua memória. Nunca. Ao fim da tarde, você deveria se levantar do computador com a cabeça leve, sabendo que não precisa guardar nada na cabeça até o dia seguinte, porque todas as tarefas já estão anotadas.

Regras básicas para um trabalho eficiente

• Anote suas ideias e tarefas
• Responda os e-mails recebidos todos os dias, sem adiar
• Defina os objetivos principais de cada dia
• Trabalhe sempre em uma tarefa de cada vez, nunca em várias ao mesmo tempo
• Mantenha listas de tarefas (to-do lists) simples

Existem inúmeras formas, técnicas e sistemas para manter a organização das suas tarefas e projetos. Se você se aventurar em livros sobre produtividade, vai encontrar aos milhares. Mas o mais importante é encontrar um sistema que trabalhe a seu favor, e não você a favor dele.

Seu sistema precisa ser o mais simples e eficiente possível. Para mim, o que mais funciona é o método Bullet Journal, onde organizo todos os projetos e a agenda diária. É tão absurdamente simples que consegui adotá-lo de um dia para o outro. Além do Bullet Journal, uso uma agenda tradicional e o aplicativo Notion para gerenciar os projetos em equipe.

Recomendo de coração estes livros para leitura

• A Arte de Fazer Acontecer (Getting Things Done)
• O Método Bullet Journal
• Ferramentas dos Titãs (Tools of Titans)

3) Como não se distrair com as redes sociais

Quase todo mundo leva um susto quando descobre, pelas estatísticas do próprio celular, quantas horas por dia passa no Instagram.

Mais de 2 horas já é muito, mesmo que você trabalhe com gestão de redes sociais. Eu, por exemplo, fico em média 1,5 hora por dia, e vivo disso (sou gestora de redes sociais). Já meus conhecidos que não trabalham com isso passam tranquilamente até 5 horas por dia no Instagram.

Tanto faz o que você faz no seu tempo livre, mas se você sente que as redes sociais estão invadindo o seu horário de trabalho, está na hora de fazer algo a respeito:

Minhas dicas para controlar o tempo nas redes sociais

• Durante o dia não deixo o celular nem perto do computador, nem ao alcance da mão. Sim, se alguém liga, eu simplesmente me levanto e vou até ele. Isso é saudável para o corpo. Experimente deixar o celular a alguns passos de distância e talvez você perceba como tem o impulso constante de pegá-lo.
• Tenho um horário bem definido para entrar nas redes sociais. Quando entro, não me culpo: vou ler algo, dar risada, responder mensagens.
• Quando preciso das redes sociais por causa do trabalho, tento usar ao máximo ferramentas profissionais de gestão — por exemplo o Facebook Creator Studio, de onde programo as publicações no FB e no Instagram. Assim, entro no Instagram na maioria das vezes só para programar os Stories, e tomo muito cuidado para não acabar fugindo para as minhas próprias redes.

Ser produtivo muitas vezes exige uma boa dose de autocontrole. Mas eu sempre lembro que a tecnologia deve servir a nós, e não o contrário.

Graças à forma como me relaciono com a tecnologia e com as redes sociais, sobra tempo para atividades offline e dou conta do meu trabalho tranquilamente.

O primeiro passo para resolver um problema é admitir que ele existe. Se você sabe que tem dificuldade com isso, recomendo ler o livro Minimalismo Digital.

4) Como não gastar metade do dia com comida

À primeira vista parece um tema engraçado, mas é uma das coisas que vivíamos resolvendo em casa. No ano passado percebemos que, entre cozinhar e comer, gastávamos às vezes 2 a 3 horas por dia.

E isso porque primeiro discutíamos o que íamos cozinhar. Depois o que estava faltando e, portanto, o que daria para fazer, e por fim quem de nós dois ia cozinhar. Hoje já resolvemos isso.

Para não acontecer de descobrir que não tem ingrediente em casa, montamos o cardápio da semana com antecedência; no domingo fazemos o pedido do supermercado online (tipo iFood Mercado, Rappi ou Zé Delivery) com os ingredientes da semana toda, ou vamos ao mercado nós mesmos. E nos revezamos na cozinha.

Quando o trabalho aperta, geralmente resolvemos pelo iFood, Rappi ou Uber Eats. Quando o Lukáš está fora, almoço algo prático de delivery.

Qual a importância do ambiente em que você trabalha?

Por mim, posso dizer que um ambiente de trabalho agradável é a coisa mais importante, mas por muito tempo tentei me convencer de que não fazia diferença de onde eu trabalhava.

Quando olho, por exemplo, para o meu Bullet Journal e a agenda deste ano e comparo duas semanas em Portugal com duas semanas na Espanha, vejo uma diferença gigantesca.

Em Portugal, segundo o Bullet Journal, eu dava conta de 10 tarefas por dia e ainda sobrava tempo para minhas atividades favoritas, como ioga de manhã no terraço ou passeios na praia; conseguíamos cozinhar e até assistir séries. Na Espanha, dá para ver que algo estava errado: às vezes faltam anotações por completo, eu cumpria 2 ou 3 tarefas por dia, quase não fazíamos passeios e pedíamos comida com muito mais frequência.

Qual era a grande diferença? O ambiente de trabalho.

Nossa casinha em Portugal era perfeita para trabalhar: cheia de luz, com cadeiras muito confortáveis, uma boa mesa e, ao mesmo tempo, ótima para relaxar. Adorávamos passar tempo lá.

Nosso apartamento na Espanha não era ruim, mas era muito mais escuro, tinha cadeiras desconfortáveis e uma mesa bamba. A mobília era mais velha e descansávamos pior ali; preferíamos muito mais ficar na rua.

Por que estou te contando isso? Para você conseguir trabalhar de casa com eficiência, precisa criar um espaço de trabalho onde se sinta bem.

5) Para a produtividade, o mais importante é uma boa iluminação

Pode parecer banal, mas a coisa mais importante que qualquer pessoa deveria resolver em casa é a iluminação.

Sabe-se que a iluminação inadequada durante o trabalho está associada a efeitos negativos na nossa saúde mental e física, como cansaço visual, dores de cabeça, fadiga e também estresse e ansiedade no ambiente de trabalho.

Diversos estudos comprovam que uma iluminação correta pode impulsionar a produtividade e melhorar o nosso humor (você pode ler mais sobre a influência da luz no humor aqui).

Devemos procurar iluminar o ambiente ao longo do dia de forma que isso favoreça o nosso ritmo circadiano. O melhor para o trabalho é a luz natural, por isso você deveria trabalhar no cômodo mais iluminado da casa, idealmente perto da janela. Mas e se você não tem essa possibilidade ou suas janelas são pequenas?

O ideal é ter lâmpadas que consigam simular o melhor possível a luz solar. Para cômodos escuros, vale investir em uma luminária do tipo “SOL”, que imita a luz do dia.

Para o nosso apartamento escolhemos lâmpadas inteligentes da Philips (linha Hue), que podem ser configuradas para que a intensidade da luz mude gradualmente ao longo do dia.

O aplicativo da Philips tem modos predefinidos para leitura ou concentração, e você pode até ligar uma luz que dá aquele gás. Que a luz favorece o trabalho e a aprendizagem é algo confirmado por diversas pesquisas universitárias sobre a influência da iluminação no desempenho dos estudantes.

Eu e o Lukáš moramos num apartamento bem iluminado, com uma parede inteira de vidro, mas em alguns dias — especialmente no inverno — também fica bem escuro aqui. Além disso, as lâmpadas inteligentes são perfeitas para a noite.

No último ano usávamos só velas à noite, como parte da nossa higiene do sono, mas as lâmpadas inteligentes se adaptam e à noite iluminam de forma suave, sem atrapalhar a preparação para dormir. Uma boa higiene do sono e um sono de qualidade são fundamentais para a sua produtividade e criatividade.

A fonte de luz escolhida também é importante. Durante o dia, você deve usar a iluminação do teto, que é a mais indicada para o trabalho em casa.

Já no fim da tarde, vale migrar para uma iluminação pontual, de abajures e luminárias. À noite, idealmente a luz deveria vir de baixo — isso a gente ainda não resolveu, mas usamos lanternas decorativas para isso. Se quiser dar um brilho e uma elegância únicos ao ambiente, aposte em luminárias de cristal.

Recomendo sobre este tema o livro: Por Que Nós Dormimos (Why We Sleep)

6) Como escolher a mesa para trabalhar de casa

Para nós mulheres, o design importa; para os homens, a funcionalidade. Para escolher a mesa de trabalho ideal, você vai precisar combinar as duas coisas. A aparência da mesa terá um peso diferente para cada pessoa, mas se você liga para como as coisas ficam no seu lar, não deveria abrir mão das suas exigências. Talvez só tenha que procurar um pouco mais. Você merece se sentir bem até trabalhando.

Ao mesmo tempo, você nunca deveria comprar uma mesa de trabalho só pela aparência. O importante é que suas pernas caibam confortavelmente embaixo e que a superfície seja larga o suficiente para acomodar tudo o que você precisa.

Eu e o Lukáš normalmente temos tanta coisa em cima da mesa que, em vez de duas mesas de trabalho, compramos uma enorme mesa de jantar. Pelo menos sobra espaço no apartamento para o piano e a penteadeira. E ainda nos obriga a manter a rotina diária.

7) Como escolher a cadeira para o home office

Se você trabalha 40 horas por semana, passa cerca de 1900 horas por ano sentado. Por isso, quem está montando um home office não deveria ter medo de investir numa cadeira de qualidade.

Essa é, sinceramente, uma das coisas que mais anseio para quando eu e o Lukáš formos morar numa casinha.

O que uma boa cadeira deve ter?

• Apoio para a região lombar
• Muitas partes ajustáveis — cada corpo é diferente, por isso uma boa cadeira de escritório tem de 5 (e até 14) partes diferentes que podem ser ajustadas e reguladas
• Material que respira — fuja de qualquer coisa que seja ou pareça couro; numa cadeira dessas, no mínimo o bumbum vai transpirar no verão e, na pior das hipóteses, pode até dar irritação na pele. Aposte num material que ventila bem.

8) Como se obrigar a sentar com a postura ereta

Se você me perguntar qual é a única coisa em que eu investiria de verdade já no começo, recomendo um suporte para notebook. Esses suportes são populares principalmente entre os nômades digitais, mas acho que todo mundo que trabalha em notebook deveria adotar um.

Nós dois temos suportes da BASE12.

Nós, nômades digitais, adoramos a liberdade que o trabalho no notebook proporciona, mas as nossas costas detestam o notebook. Trabalhar no notebook nos obriga a ficar curvados sobre a tela.

Ao colocar a tela do notebook na altura dos olhos, você não só se obriga a sentar ereto, como também reduz o cansaço visual e a dor de cabeça. Com o notebook elevado, ele também esquenta bem menos, o que agrada todo mundo que edita vídeos ou fotos no trabalho.

Junto com o suporte, é preciso comprar também um mouse e um teclado externos. Eu comprei o kit completo. O suporte é feito para nômades digitais, então quase não pesa nada. Mas você precisa de um pouquinho mais de espaço na mesa, então leve isso em conta na hora de comprar.

9) Como lidar com as dores de cabeça

Quando passei pelos meses em que tive que enfrentar uma situação crítica e trabalhar até 14 horas por dia, sentia dores de cabeça insuportáveis. Estou acostumada a ter dor de cabeça — do computador eu tenho com frequência —, mas naquele momento, se eu não soubesse que era do computador, talvez começasse a me preocupar com a minha saúde.

Chegou a um ponto tão ruim que de manhã eu olhava para o monitor e a dor vinha na hora. Decidimos então fazer um investimento sobre o qual eu e o Luky pensávamos havia tempos: compramos óculos para trabalho no computador com bloqueio de luz azul. Desde que comecei a usar, não senti mais dor de cabeça!

Para o uso diário tenho os GUNNAR Gunmetal com lentes claras (bloqueiam 30% da luz azul) e, para a noite, os GUNNAR Gunmetal com lentes âmbar (bloqueiam 70% da luz). O Luky comprou os DEV1S Cyclops.

10) Como lidar com as dores nas costas

Trabalhar de casa muitas vezes significa que você não sai de casa o dia inteiro. Principalmente se você não tem cachorro, o tempo lá fora está horrível e tem comida em casa. Mas o ser humano não foi programado para ficar só sentado, e isso não tem nada de saudável para o corpo.

Embora possa parecer que isso não te afeta, os problemas podem aparecer com seis meses ou um ano de atraso. E aí chegam com tudo.

Por isso recomendo incluir o movimento como parte obrigatória do seu dia de trabalho. Nós caminhamos três vezes por dia, 30 minutos cada, e no meio do dia fazemos ioga ou outro exercício.

Se você curte ioga, recomendo o aplicativo Down Dog, com o qual eu e o Lukáš treinamos há um ano e meio. Dá para escolher a duração do treino e qual parte do corpo você quer trabalhar.

Sei que algumas pessoas vão pensar que caminhar é perda de tempo. Mas você sabia que vários empreendedores de sucesso, como Steve Jobs, costumavam caminhar justamente porque andar ao ar livre estimula as ideias?

Por mim, posso dizer que nossas caminhadas não só clareiam a cabeça, como muitas vezes me trazem a solução de problemas sobre os quais eu vinha quebrando a cabeça por horas.