Under pandemin hamnade en stor del av oss plötsligt hemma och var tvungna att snabbt lista ut det som vi frilansare och digitala nomader har finslipat i flera år – nämligen hur man får till ett effektivt hemarbete.
Många upptäckte att det faktiskt kan vara betydligt jobbigare att arbeta hemma än på kontoret. Det är inte ovanligt att man plötsligt inser att klockan redan är tolv, att man knappt har kommit igång och att man dessutom måste fundera på vad man ska äta till lunch.
Har du dessutom barn hemma utöver din partner kan hemarbete kännas nästintill omöjligt – istället för åtta timmars arbete sitter du framför datorn från morgon till kväll och får ändå ingenting gjort.
Jag har samlat några beprövade tips som gör hemarbetet trevligare och hjälper dig att jobba mer effektivt.
Hör rutiner verkligen ihop med hemarbete?
Jag vet inte varför så många tror att jobba hemifrån betyder att man arbetar precis när det passar en. De som vill bli framgångsrika frilansare och digitala nomader måste vara hårda mot sig själva.
Man måste bli mycket bättre på att hantera sin tid och inte bryta sina egna rutiner. Om du jobbar ”när du känner för det” kommer du förmodligen att märka att du pysslar med saker hela dagen, men ändå inte har slutfört en enda uppgift!
1) Skapa en arbets- och hemmarutin
Det är bra att avgränsa sin arbetstid. Alla gör det på sitt sätt. Jag lyssnade en gång på en podd med en tjej som stiger upp på morgonen, klär på sig som om hon skulle till jobbet, går till skrivbordet och när hon är klar byter hon om till hemmakläder igen. Det hjälper henne att markera när hon arbetar.
Jag och Lukáš har istället en rutin med rent skrivbord. Det betyder att när vi är klara med jobbet städar vi undan vår arbetsplats. Vi lägger ner datorerna i väskorna, trots att vi vet att vi tar fram dem igen på samma ställe nästa dag.
Sedan går vi och tränar, och då är arbetsdagen slut. Jag tränar regelbundet mellan klockan fem och sex varje dag.
2) Lär dig hantera din tid och dina prioriteringar
Lita aldrig på ditt minne. Aldrig. På eftermiddagen ska du kunna resa dig från datorn med ett tomt huvud, i vissheten om att du inte behöver komma ihåg något till nästa dag eftersom alla uppgifter redan är nedskrivna.
Grundregler för effektivt arbete
- Skriv ner dina idéer och uppgifter
- Hantera inkommande mejl varje dag, skjut inte upp det
- Sätt upp huvudmål för varje dag
- Arbeta alltid med en uppgift i taget, aldrig flera samtidigt
- Håll dina to-do-listor enkla (listor över uppgifter att slutföra)
Det finns mängder av sätt, tekniker och system för att hålla ordning på sina uppgifter och projekt. Bläddrar du i böcker om produktivitet hittar du tusentals. Det viktigaste är dock att hitta ett system som jobbar för dig – inte tvärtom.
Ditt system bör vara så enkelt och effektivt som möjligt. För mig personligen fungerar metoden Bullet Journal allra bäst, där jag samlar alla projekt och min dagliga agenda. Den är så fantastiskt enkel att jag kunde börja använda den från en dag till en annan. Utöver min Bullet Journal använder jag även en vanlig kalender och appen Notion för att hantera teamprojekt.
Jag rekommenderar gärna följande böcker
- Getting Things Done
- Bullet Journal-metoden
- Tools of Titans
3) Hur du undviker att bli störd av sociala medier
Varannan person blir chockad när skärmtidsstatistiken i mobilen avslöjar hur många timmar om dagen de lägger på Instagram.
Mer än 2 timmar är mycket, även om du jobbar med sociala medier. Jag har till exempel i snitt 1,5 timme och lever på det (som social media manager). Mina vänner som inte jobbar med sociala medier lägger ofta så mycket som 5 timmar om dagen på Instagram.
Det spelar ingen roll vad du gör på fritiden, men om du känner att sociala medier även smyger sig in i din arbetstid är det dags att göra något åt det:
Mina tips för att kontrollera tiden på sociala medier
- Under dagen har jag inte telefonen nära datorn eller inom räckhåll. Ja, om någon ringer reser jag mig helt enkelt och går och hämtar den. Det är bra för kroppen. Prova att lägga den några steg bort från datorn så kanske du upptäcker hur ofta du har en tendens att gripa efter den.
- Jag har en tydligt avsatt tid då jag är på sociala medier. När jag är där har jag inte dåligt samvete – jag läser något, skrattar lite och svarar på meddelanden.
- Om jag behöver vara på sociala medier på grund av jobbet försöker jag i största möjliga mån använda professionella verktyg för att hantera dem – till exempel Facebook Creator Studio, där jag schemalägger inlägg till FB och Instagram. På Instagram själv går jag mest in för att planera Instagram Stories, och då är jag väldigt noga med att inte halka in på mina egna flöden.
Att vara produktiv kräver ofta en rejäl dos självkontroll. Men jag tänker alltid på att tekniken ska tjäna oss – inte tvärtom.
Tack vare hur jag förhåller mig till tekniken och sociala medier har jag gott om tid för offline-aktiviteter och hinner sköta mitt jobb utan stress.
Första steget mot att lösa ett problem är att erkänna att man har det. Om du vet att du kämpar med detta rekommenderar jag boken Digital Minimalism.
4) Hur du undviker att tillbringa halva dagen med mat
Det kan låta lite komiskt vid första anblicken, men det är en av de saker vi ständigt brottades med hemma. Förra året insåg vi att vi ofta lade 2–3 timmar om dagen på att laga och äta mat.
Det berodde på att vi först bråkade om vad vi skulle laga. Sedan om vad vi saknade och därmed vad vi faktiskt kunde laga, och till slut vem av oss som skulle laga det. Idag har vi löst det.
För att slippa upptäcka att ingredienserna saknas hemma gör vi en matsedel för hela veckan i förväg. På söndagen beställer vi sedan hem ingredienser för hela veckan via en matkasse online, eller så går vi och handlar. Sedan turas jag och Lukáš om att laga maten.
När vi har för mycket att göra löser vi det oftast via Foodora, Uber Eats eller Wolt. Om Lukáš är borta äter jag gärna en färdig lunchlåda.
Hur viktig är miljön du arbetar i?
För egen del kan jag säga att en behaglig arbetsmiljö är det allra viktigaste för mig, men länge försökte jag intala mig att det egentligen inte spelade någon roll varifrån jag jobbade.
När jag till exempel tittar på min Bullet Journal och kalender från i år och jämför två veckor i Portugal med två veckor i Spanien ser jag en helt otrolig skillnad.
I Portugal klarade jag enligt min Bullet Journal av 10 uppgifter om dagen och hade ändå tid över för mina favoritaktiviteter, som morgonyoga på taket eller utflykter till stränderna. Vi hann både laga mat och se på serier. I Spanien syns det däremot tydligt att något var fel – ibland saknas anteckningar helt och hållet, jag klarade bara 2–3 uppgifter om dagen, vi gjorde knappt några utflykter och beställde mat mycket oftare.
Vad berodde den stora skillnaden på? På arbetsmiljön.
Vårt lilla hus i Portugal var som skapat för arbete: underbart ljust, med väldigt bekväma stolar och ett bra bord, samtidigt som det var skönt att koppla av i. Vi trivdes verkligen där.
Vår lägenhet i Spanien var inte direkt dålig, men den var mycket mörkare, hade väldigt obekväma stolar och ett ostadigt bord. Inredningen var äldre och det var svårare att vila i den, så vi tillbringade hellre tiden ute.
Varför berättar jag det här? För att kunna arbeta effektivt hemma behöver du skapa en arbetsplats där du trivs.
5) Bra ljus är det viktigaste för produktiviteten
Det kan låta banalt, men det allra viktigaste alla borde lösa hemma är ljuset.
Det är väl känt att dålig belysning under arbetet hänger ihop med negativa effekter på både vår psykiska och fysiska hälsa, som ansträngda ögon, huvudvärk, trötthet samt stress och ångest i arbetsmiljön.
Det har gjorts en rad studier som visar att rätt belysning kan öka produktiviteten och förbättra vårt humör (mer om ljusets påverkan på humöret kan du läsa här).
Vi bör försöka belysa hela dagen på ett sätt som stödjer vår dygnsrytm. Bäst för arbete är dagsljus, så du bör jobba i det ljusaste rummet i hemmet, helst nära ett fönster. Men vad gör man om man inte har den möjligheten eller om fönstren är små?
Det bästa är att ha lampor som simulerar solljus så bra som möjligt. Till mörka rum kan du skaffa en taklampa av ”sol”-typ.
För vår lägenhet valde vi smarta lampor från Philips, som kan ställas in så att ljusstyrkan gradvis ändras allt eftersom dagen fortskrider.
Philips app har förinställda lägen för läsning eller koncentration, och du kan även slå på ett ljus som piggar upp dig. Att rätt ljus stödjer arbete och inlärning bekräftas av flera forskningsstudier som undersökt ljusets påverkan på studenters prestation.
Jag och Lukáš bor visserligen i en mycket ljus lägenhet med en hel glasvägg, men vissa dagar – särskilt på vintern – är det ganska mörkt även här. Dessutom är smarta lampor helt idealiska på kvällen.
Det senaste året har vi på kvällen bara haft levande ljus tänt som en del av vår sömnhygien, men de smarta lamporna kan anpassa sig och lyser bara dämpat på kvällen, så att de inte stör förberedelsen inför sömnen. God sömnhygien och kvalitativ sömn är avgörande för din produktivitet och kreativitet.
Det är också viktigt att välja rätt ljuskälla. Under dagen bör du använda taklampor, som är bäst lämpade för arbete hemma.
Mot kvällen bör du sedan gå över till punktbelysning från lampor och bordslampor (vi skaffade den här lampan). På kvällen bör ljuset helst komma nerifrån – det har vi inte löst ännu, men vi använder små lyktor till det. Vill du ge rummet en unik lyster och elegans kan du välja kristallampor.
Jag rekommenderar att läsa följande bok om detta ämne: Sömngåtan (Why We Sleep)
6) Hur du väljer skrivbord för hemarbete
För oss kvinnor är designen viktig, för män snarare funktionen. För att välja rätt arbetsbord behöver du kombinera båda dessa aspekter. Hur mycket utseendet väger varierar från person till person, men om du bryr dig om hur sakerna i ditt hem ser ut ska du inte tumma på dina krav. Det kan bara ta lite längre tid att hitta rätt. Du ska trivas även när du arbetar.
Samtidigt ska du aldrig köpa ett arbetsbord enbart utifrån hur det ser ut. Det är viktigt att benen får plats bekvämt under det och att arbetsytan är tillräckligt bred för att rymma allt du behöver.
Jag och Lukáš har vanligtvis så mycket grejer på bordet att vi istället för två arbetsbord skaffade ett enda enormt matbord. På så sätt får vi åtminstone plats för piano och sminkbord i lägenheten. Dessutom tvingar det oss att hålla en daglig rutin.
7) Hur du väljer stol för hemarbete
Om du arbetar 40 timmar i veckan sitter du ungefär 1 900 timmar om året. Den som inreder sitt hemmakontor bör därför inte vara rädd för att investera i en kvalitetsstol.
Det är en av de saker jag ärligt talat ser fram emot när jag och Lukáš ska bo i hus.
Vad bör en bra stol ha?
- Stöd för ländryggen
- Många delar som går att anpassa – varje kropp är olika, därför har en bra kontorsstol mellan 5 (och upp till 14) olika delar som kan justeras och ställas in
- Andningsbart material – undvik definitivt allt som är eller liknar läder. På en sådan stol svettas du om rumpan på sommaren, och i värsta fall får du utslag. Välj ett material som andas.
TIPS: Tänk på hur du belyser din arbetsvrå hemma så att du trivs och jobbar bra!
8) Hur du tvingar dig själv att sitta rakt
Om du frågar mig om en enda sak jag verkligen skulle investera i redan från start, så rekommenderar jag ett laptopställ. Dessa ställ är framför allt populära bland digitala nomader, men jag tycker att alla som arbetar på en laptop borde skaffa ett.
Vi har båda BASE12-ställ.
Vi digitala nomader älskar friheten som arbete från laptopen ger, men våra ryggar avskyr laptops. Att jobba på en laptop tvingar oss nämligen att kuta över datorn.
Genom att placera laptopens skärm i ögonhöjd tvingas du inte bara att sitta rakt, utan det minskar också ansträngningen på ögonen och huvudvärken. Att laptopen sitter högre upp gör dessutom att den blir märkbart mindre varm, vilket alla som klipper video eller redigerar foton uppskattar.
Till ställningen behöver du också skaffa en extern mus och ett tangentbord. Jag köpte ett komplett set direkt. Ställningen är gjord för digitala nomader, så den väger nästan ingenting. Du behöver dock lite mer plats på bordet, så ha det i åtanke om du också ska köpa ett nytt skrivbord.
9) Hur du hanterar huvudvärk
När jag de senaste månaderna hanterade en krissituation och var tvungen att jobba upp till 14 timmar om dagen drabbades jag av olidlig huvudvärk. Jag är van vid huvudvärk – jag får den ofta av datorn – men nu, om jag inte hade vetat att den kom från datorn, skulle jag nog ha börjat oroa mig på allvar.
Till slut blev det så illa att jag bara behövde titta på skärmen på morgonen för att huvudvärken skulle slå till direkt. Vi bestämde oss därför för en investering som jag och Luky länge funderat på: vi köpte datorglasögon som blockerar blått ljus. Sedan jag fick dem har jag inte haft huvudvärk!
Jag har GUNNAR Gunmetal med ljusa glas (blockerar 30 % av det blå ljuset) för dagligt bruk och GUNNAR Gunmetal med bärnstensfärgade glas (blockerar 70 % av ljuset) för kvällen. Luky skaffade DEV1S Cyclops.
10) Hur du hanterar ryggont
Hemarbete innebär ofta att man inte rör sig från hemmet hela dagen. Särskilt om du inte har hund, om vädret är uselt och det finns mat hemma. Men människan är inte programmerad för att bara sitta still, och det är inte hälsosamt för kroppen.
Även om det kan kännas som att det inte påverkar dig kan problemen mycket väl dyka upp med ett halvårs eller ett års fördröjning. Och då kommer de med besked.
Jag rekommenderar därför att göra rörelse till en obligatorisk del av din arbetsdag. Vi går på promenad tre gånger om dagen i 30 minuter, och mitt på dagen kör vi yoga eller annan träning.
Om du är intresserad av yoga rekommenderar jag appen Down Dog, som jag och Lukáš har tränat efter i ett och ett halvt år. Du kan ställa in både längden på passet och vilken kroppsdel du vill träna.
Jag vet att vissa nu tänker att promenader är slöseri med tid. Men visste du att många framgångsrika entreprenörer som Steve Jobs tog promenader, eftersom en promenad i frisk luft stimulerar idéer?
För egen del kan jag säga att våra promenader inte bara rensar huvudet, utan att jag ofta kommer på lösningar på problem som jag funderat på i flera timmar.
