Vi har alltid vært vant til å jobbe alene og klart oss med notatbøker og e-post. Men da nanoSPACE og byrået vårt LK MEDIA vokste, ble teamet vårt nærmest over natten på nesten ti personer, og prosjektstyring ble umiddelbart et mareritt.
En stund lette vi etter og prøvde ulike verktøy, fra Trello og Asana til Bootcamp, men til slutt landet vi på tsjekkiske Freelo. Vi har betalt for teamabonnementene deres i fire år nå.
Hva er Freelo?
Jeg skal ikke lyve: Jeg har alltid hatt problemer med å lede folk, og jo flere vi blir, desto vanskeligere synes jeg det er. Derfor setter jeg pris på og tester alle verktøy som prøver å hjelpe oss 😅. Jeg har prøvd dusinvis, og Lucka (kona mi og forretningspartneren min) er med god grunn frustrert over det. Heldigvis dukket Freelo opp på veien vår.
Freelo har vist seg å være det beste nettbaserte verktøyet for prosjektstyring i et lite team. Jeg har ikke funnet noe bedre. Det gjør samarbeid på jobb og i teamet enklere og mer oversiktlig, og angsten min for å styre ti prosjekter har blitt betydelig mindre.
Freelo er et nettbasert verktøy som kan brukes hvor som helst. Det fungerer svært godt på datamaskin, og mobilappen er også grei å bruke.
Hva brukes Freelo til?
Freelo er et verktøy som gjør prosjektstyring enklere og mer effektivt. Du kan opprette arbeidsprosjekter og dele dem opp i oppgaver og deloppgaver. Når en konkret oppgave er tildelt, vet alle i teamet nøyaktig hva de skal gjøre i prosjektet.
Freelo gjør også livet enklere for oss som er sjefer – vi får full oversikt over hva som skjer i bedriftene våre, og hvor langt oppgavene og prosjektene har kommet.
🚨 Med Freelo glemmer ingen frister, oppgavene blir ikke forsinket (så lenge du følger godt nok med 😎), og ingen informasjon blir borte.
Med Freelo slipper de ansatte å lete etter informasjon og arbeidsinstrukser i e-postene sine. De får et varsel direkte i plattformen hver gang de får tildelt en oppgave. I kommentarene ved oppgaven finner de detaljer om hva de skal gjøre, og når det skal være ferdig. For sikkerhets skyld får de også hvert varsel på e-post. Alle oppgavene er dermed bare noen få klikk unna.
Det er ikke bare bedrifter som bruker Freelo. Det er også et nyttig verktøy for frilansere.
💡TIPS: Du kan prøve Freelo med en gang. Grunnabonnementet er helt gratis, og hvis teamet ditt består av maksimalt 3 personer og du styrer høyst 3 prosjekter, kan du bruke det gratis for alltid. 😎
Fordeler og ulemper med Freelo
Vi begynner med fordelene:
- ✅ Freelo er et av de beste verktøyene for prosjektstyring.
- ✅ Mange nyttige funksjoner som gjør prosjektstyringen enklere – prosjekter, oppgaver, deloppgaver, varsler, detaljerte oversikter, økonomirapporter, tidssporing og mye mer.
- ✅ Svært oversiktlig og brukervennlig grensesnitt som alle kan lære seg å bruke.
- ✅ Mange abonnementer å velge mellom + et grunnabonnement som er helt gratis.
- ✅ Et tsjekkisk verktøy som er tilpasset tsjekkisk språk og lokalisering.
- ✅ Kan kobles sammen med en rekke tredjepartsapper og -tjenester.
Jeg tenkte lenge, men klarte ikke å komme på noen ulemper 😅. Noen vil kanskje mene at grensen på bare 3 prosjekter i Free-abonnementet er en ulempe, men det må man regne med siden abonnementet er helt gratis.
Oversikt over funksjonene i Freelo
Freelo kan virkelig mye.
Prosjektstyring
Den viktigste funksjonen i Freelo er prosjektstyring. Når du oppretter et nytt prosjekt, kan du invitere medarbeidere som skal bidra, og deretter tildele dem ulike oppgaver med frister.
Prosjekter kan vises på flere måter: Du kan enten vise oppgavene i en liste eller i kolonner.
Alle i teamet får alltid et varsel og en e-post når de får tildelt en ny oppgave. I kommentarene til hver oppgave kan du også gi medarbeiderne detaljerte instruksjoner om hvordan de skal gå fram, og eventuelt laste opp filer med tilleggsinformasjon.
Freelo gjør hele prosjektstyringen mye mer effektiv. Alle vet hva de skal gjøre, hvordan de skal gjøre det, og når det skal være ferdig. Jeg har full oversikt over alt som skjer – ved hver oppgave kan jeg se hvem som har ansvaret for å fullføre den (og hvem jeg eventuelt skal kjefte på eller rose).
Varsler
Freelo kan sende deg alle slags varsler. Det tar litt tid å finne de riktige innstillingene, for du må gradvis finne ut hva du vil varsles om med en gang, og hva du ikke trenger beskjed om. Du kan for eksempel filtrere bort de mindre viktige varslene og bare få beskjed om det som betyr mest.
I tillegg sender Freelo regelmessige oppsummeringer av alle hendelser til alle som deltar i det aktuelle prosjektet. Du kan velge å få oppsummeringer hver time eller hver dag.
Fillagring for prosjekter
Hvert prosjekt har også en oversiktlig mappe for fillagring. Dermed har du alle viktige dokumenter og analyser lett tilgjengelig. Du slipper å lure på hvilket prosjekt et dokument hører til, og filene blir aldri blandet sammen mellom ulike prosjekter.
I fillagringen kan du også bruke tjenester som OneDrive og Google Drive.
Kanban-kolonner og -rader
Du kan vise oppgavene i hvert prosjekt akkurat slik du ønsker. Det får du til med de strukturerte kanban-kolonnene To-Do, In-Progress og Done. Da er det enkelt å se hva som er ferdig, og hva som fortsatt må gjøres.
Tankekart – få oversikt over hele prosjektet
Du kan vise prosjektet i en oversiktlig, hierarkisk struktur. Da får du et tre som går fra de største og viktigste oppgavene helt ned til de minste deloppgavene. På den måten ser du enkelt om du har glemt en oppgave i prosjektet.
Tilgangsstyring
Du kan gi hver medarbeider tilgang bare til oppgavene vedkommende skal jobbe med.
Planleggingskalender
Med planleggingskalenderen kan du raskt og enkelt sette en frist for hver oppgave. Kalenderen er tilgjengelig for alle som deltar i prosjektet. De kan enkelt se grafisk hva som skal være ferdig når, og hvem som skal gjøre hva.
Økonomioversikter og rapporter
Du kan også sette et budsjett for hvert prosjekt. Deretter kan du enkelt se de samlede utgiftene for alle prosjektene dine. Budsjettet for det enkelte prosjektet er alltid synlig. Beløpet du allerede har brukt, trekkes fra det opprinnelige totalbudsjettet. Dermed har du også oversikt over hvordan prosjektet ligger an økonomisk – hvor mye du har brukt eller tjent.
Tidssporing
Sørg for at medarbeiderne starter tidssporingen mens de jobber med oppgavene. Funksjonen registrerer hvor lang tid de bruker på hver oppgave. Hvis du legger inn timelønnen deres i Freelo, får du også en oversikt over hva det kostet å få medarbeideren til å fullføre oppgaven.
I Freelo kan du også legge inn timepriser og fakturere direkte, for eksempel gjennom vyfakturuj.cz, som Freelo kan kobles til.
Maler
Med Freelo-maler kan du lagre arbeidsprosesser og veiledninger som gjør det enda enklere å utføre oppgaver. Du kan delegere arbeid til mindre erfarne kolleger, som følger malen når de løser oppgaven. Eller du kan bruke en mal til å gjøre det enklere å opprette lignende prosjekter på nytt, for eksempel produktoppføringer i en nettbutikk. I tillegg til framgangsmåten kan du også angi et tidsrom i malen for når oppgaven bør være ferdig.
Teamnotater
Teamnotater er også en praktisk funksjon. Du kan diskutere i notatene på samme måte som i kommentarene til tildelte oppgaver. De egner seg godt til å skrive ned viktige notater om bedriften, arbeidsprosesser og veiledninger.
Freelos grensesnitt
Nå kjenner vi funksjonene. La oss også se på hvordan brukergrensesnittet i Freelo ser ut.
Dashbord
Når en bruker logger inn, kommer vedkommende til sitt eget dashbord. Dette er startsiden og gir en samlet oversikt over alle oppgavene på tvers av prosjekter. Du kan filtrere dashbordet etter hva du vil se: oppgaver som er tildelt deg, oppgaver du har tildelt andre, eller oppgaver du selv har opprettet.
Det første alle ser etter innlogging, er hvilke oppgaver de må begynne å jobbe med med en gang.
Prosjekter, rapporter og tidsregistrering
Over dashbordet finner du hovedmenyen – prosjekter, rapporter og tidsregistrering.
- Under prosjekter finner du en liste over alle prosjektene du jobber med, eller du kan opprette et helt nytt prosjekt.
- Du kan legge til oppgaver enten i prosjektoversikten eller med ett klikk på +-knappen. Den finner du øverst til venstre på skjermen når du har logget inn og åpnet dashbordet.
- I rapportene får du oversikt over alt som har skjedd i prosjektene dine – brukernes aktiviteter, rapporter over utført arbeid og mer. Du kan også lage ulike rapporter selv.
- Under tidsregistrering kan du starte stoppeklokken mens du jobber med en oppgave. Her finner du også en oversikt over alle arbeidstimene som allerede er registrert.
Varsler, brukere, planleggingskalender, søk og profil
- Under varsler finner du alle beskjedene om oppgaver og aktivitetene knyttet til dem.
- I brukeroversikten ser du alle medarbeiderne og kollegene. Her kan du enkelt invitere en ny medarbeider.
- Vi har allerede beskrevet planleggingskalenderen. Du åpner den med ett klikk og kan deretter planlegge frister for oppgavene.
- I søkefeltet kan du finne hvilken som helst oppgave. Det er nyttig når du har mange tildelte oppgaver, men leter etter én bestemt oppgave du skal begynne på.
- Den siste knappen åpner en meny der du finner profilen din, innstillinger for abonnement, betaling og fakturainformasjon med mer.
Det er hele brukergrensesnittet i Freelo. De mange nyttige funksjonene er organisert oversiktlig i noen få knapper og menyer. Alt er lett tilgjengelig, og du slipper å klikke deg gjennom mange menyer for å finne det du trenger.
Freelo-abonnementer
Alle kan prøve Freelo gratis de første 14 dagene etter registrering. Deretter kan du velge et av de betalte abonnementene eller Free-abonnementet, som er helt gratis. Med Free kan du ha maksimalt 3 aktive prosjekter og invitere opptil 3 kolleger. Med alle de betalte abonnementene kan du ha ubegrenset antall prosjekter og inviterte brukere. Unntaket er Business, der antallet inviterte bestemmes av hvor mange lisenser du har.
Free-abonnementet
- Maksimalt 3 aktive prosjekter, maksimalt 3 inviterte, 500 MB lagringsplass, gratis.
Freelance-abonnementet 🧑💻
- For frilansere.
- Ubegrenset antall prosjekter og brukere, tankekart, kanban-kolonner og -rader, tidssporing, 15 GB datalagring.
- 350 kr per måned ved årlig betaling.
Team-abonnementet 👫
- For mindre bedrifter.
- Alt i Freelance-abonnementet, i tillegg til administrasjonsfunksjoner (rapporter, oversikter, tilgangsstyring, flere personer kan opprette oppgaver og prosjekter samt administrere brukere – de fungerer som ledere for ulike avdelinger), 100 GB datalagring.
- 790 kr per måned ved årlig betaling.
Business-abonnementet 📊
- For større bedrifter med flere avdelinger.
- Team-abonnementet + mer detaljerte oversikter og utvidet sikkerhet, mulighet for integrasjon med ERP-systemet ditt, 200 GB datalagring.
- 1 490 kr per måned for 20 brukere, ved årlig betaling. Hver ekstra bruker koster 75 kr per måned.
Enterprise-abonnementet 🏙️
- For store konserner.
- Ubegrenset antall brukere.
- Business-abonnementet + skreddersydde integrasjoner, automatisering, SSO, SAML, SLA, egen kundeansvarlig og datalagring etter avtale ut fra behovene dine.
- 17 600 kr per måned ved årlig betaling.
Freelo er kompatibelt med andre apper
Du kan bruke Freelo som en app i seg selv. Det finnes versjoner for iOS- og Android-telefoner, samt en skrivebordsapp for datamaskiner. Nettversjonen er imidlertid fullverdig og fungerer svært godt.
Freelo har svært mange muligheter for integrasjon med andre apper. Det er kompatibelt med Gmail, Google Kalender og Outlook Kalender, Trello, Make, Asana, Raynet, Basecamp 2, Supportbox, Fakturoid, Vyfakturuj og iDoklad. I fillagringen kan du også bruke tjenester som OneDrive, Google Drive og Dropbox.
Freelos kundestøtte
Kundestøtten til Freelo holder også et svært høyt nivå. Hvis du trenger svar på et spørsmål med en gang, kan du ringe dem på hverdager mellom kl. 9.00 og 16.00. Hvis det ikke haster like mye, kan du kontakte kundestøtten på e-post og få svar innen 24 timer. I de aller fleste tilfeller får du svar allerede samme arbeidsdag.
Svarene er imøtekommende og profesjonelle. Du får all informasjonen du trenger, og kundestøtten hjelper deg gjerne med å løse problemer.
Endelig vurdering
På en skala fra 1 til 10 får Freelo toppkarakter: 10. Det er et verktøy som byr på mange nyttige funksjoner for prosjektstyring, også funksjoner du ikke finner i andre lignende verktøy. Tidssporing er for eksempel svært viktig. Hos lignende verktøy er denne funksjonen ofte bare tilgjengelig i betalte abonnementer, mens alle Freelo-brukere kan benytte den.
En bonus er at Freelo er utviklet i Tsjekkia og dermed er fullt tilpasset tsjekkisk språk og lokale forhold.
Selv de mest avanserte abonnementene er ikke spesielt dyre, særlig når vi sammenligner prisen med innholdet og funksjonene du får. Det eneste unntaket er Enterprise-abonnementet, men det er beregnet på svært store konserner.
Konklusjonen vår er derfor at vi vil omtale Freelo som den beste programvaren for prosjektstyring i Tsjekkia.
Vanlige spørsmål og svar
Hva er Freelo og hva brukes det til?
Freelo er et tsjekkisk online verktøy for prosjektstyring og teamsamarbeid som lar deg organisere oppgaver, følge fremdrift, kommunisere med teamet og dele filer.
Er Freelo gratis?
Freelo tilbyr en gratis basisversjon med begrensede funksjoner. For utvidede funksjoner og større team er det tilgjengelig en betalt versjon med forskjellige prisplaner.
Er Freelo tilgjengelig på andre språk enn tsjekkisk?
Ja, Freelo er også tilgjengelig på engelsk, noe som gjør det mulig å samarbeide med internasjonale team.
Er det mulig å integrere Freelo med andre apper og verktøy?
Ja, Freelo tilbyr integrasjoner med noen populære apper og verktøy, som Google Calendar, Slack, Toggl og flere.
Hva er forskjellen mellom Freelo og andre verktøy for prosjektstyring, som Trello eller Asana?
Freelo er fokusert på enkelhet og intuitiv bruk, noe som kan passe for små og mellomstore team. I tillegg er Freelo et tsjekkisk verktøy, noe som kan være en fordel for tsjekkiske firmaer. Trello og Asana er også populære verktøy for prosjektstyring, men tilbyr forskjellige funksjoner og måter å organisere oppgaver på.
Er Freelo tilgjengelig på mobile enheter?
Ja, Freelo har mobilapper for Android og iOS, noe som gjør det mulig for brukere å administrere prosjekter og oppgaver på sine mobile enheter.
Hva hvis jeg ikke er fornøyd med Freelo, men allerede har betalt?
Freelo tilbyr pengene-tilbake-garanti innen 30 dager fra kjøp. Hvis du ikke er fornøyd med funksjonene eller tjenesten, kan du be om refusjon.
Anmeldelse av det tsjekkiske verktøyet Freelo
Oppsummering
Freelo er det beste verktøyet for oppgavehåndtering for små team som jeg har prøvd. Og jeg har prøvd mange! Det kan alt du trenger av et slikt verktøy.
