Tijdens de coronacrisis kwam een groot deel van Nederland plotseling thuis te zitten en moest iedereen razendsnel iets oplossen waar wij freelancers en digital nomads al jaren aan schaven: hoe je efficiënt kunt thuiswerken zonder je verstand te verliezen.
Veel mensen kwamen erachter dat thuiswerken een stuk lastiger kan zijn dan werken op kantoor. Voor je het weet is het al middag, ben je eigenlijk nog niet begonnen en moet je alweer bedenken wat je vandaag gaat eten.
Heb je naast je partner ook nog kinderen thuis, dan lijkt thuiswerken soms ronduit onmogelijk. In plaats van acht uur werk zit je van ’s ochtends vroeg tot ’s avonds laat achter je computer – en heb je nog steeds niets afgekregen.
Ik heb een paar beproefde tips voor je op een rij gezet die het werken thuis aangenamer maken en je helpen om productiever te zijn.
Hoort routine bij thuiswerken?
Ik weet niet waarom de meeste mensen denken dat thuiswerken betekent dat je werkt wanneer je er zin in hebt. Wie een succesvolle freelancer of digital nomad wil worden, moet juist streng zijn voor zichzelf.
Je moet veel beter met je tijd leren omgaan en je eigen routines niet doorbreken. Want werk je “wanneer je maar wilt”, dan kom je er waarschijnlijk achter dat je de hele dag iets doet, maar nog geen enkele taak hebt afgerond!
1) Bouw een werk-thuisroutine op
Het is verstandig om je werktijd af te bakenen. Iedereen pakt dat anders aan. Ooit luisterde ik naar een podcast met een meisje dat ’s ochtends opstaat, zich aankleedt alsof ze naar kantoor gaat, achter haar bureau plaatsneemt en zich na werktijd weer omkleedt in haar huiskleren. Zo bakent ze precies af wanneer ze aan het werk is.
Lukáš en ik hebben juist een “schone bureau”-routine. Dat betekent dat we na het werk onze werkplek opruimen. We stoppen de laptops in onze tassen, ook al weten we dat we ze de volgende dag weer op precies dezelfde plek tevoorschijn halen.
Daarna gaan we sporten, en daarmee is de werkdag afgelopen. Ik sport elke dag tussen vijf en zes uur, regelmatig en zonder uitzondering.
2) Leer omgaan met je tijd en prioriteiten
Vertrouw nooit alleen op je hoofd. ’s Middags zou je met een leeg hoofd van je computer moeten kunnen opstaan, in de wetenschap dat je niets hoeft te onthouden voor de volgende dag omdat al je taken netjes genoteerd staan.
Basisregels voor efficiënt werken
- Schrijf je ideeën en taken op
- Handel binnenkomende mail elke dag af, stel het niet uit
- Stel voor elke dag een paar hoofddoelen vast
- Werk altijd aan één taak tegelijk, nooit aan meerdere tegelijkertijd
- Houd je to-dolijstjes eenvoudig (lijstjes met taken die je af moet maken)
Er bestaan talloze manieren, technieken en systemen om grip te houden op je taken en projecten. Duik je in boeken over productiviteit, dan vind je er duizenden. Het belangrijkste is een systeem te vinden dat voor jou werkt, en niet jij voor het systeem.
Je systeem moet zo simpel en effectief mogelijk zijn. Voor mij persoonlijk werkt de Bullet Journal-methode het beste; daarin houd ik al mijn projecten en mijn dagagenda bij. Hij is zo waanzinnig eenvoudig dat ik hem van de ene op de andere dag kon invoeren. Naast mijn Bullet Journal gebruik ik nog een klassieke agenda en de app Notion voor het beheren van teamprojecten.
Zelf raad ik deze boeken aan om te lezen
- Getting Things Done (David Allen)
- De Bullet Journal-methode (Ryder Carroll)
- Tools of Titans (Tim Ferriss)
3) Hoe laat je je niet afleiden door social media
Bijna iedereen schrikt zich rot wanneer de statistieken van zijn telefoon laten zien hoeveel uur per dag hij op Instagram doorbrengt.
Meer dan 2 uur is veel, zelfs als je je brood verdient met social media. Ik zit zelf gemiddeld op 1,5 uur, terwijl het mijn werk is (ik beheer social media-accounts). Vrienden van mij die niets met social media te maken hebben, zitten gerust 5 uur per dag op Instagram.
Wat je in je vrije tijd doet maakt niet uit, maar heb je het gevoel dat social media ook je werktijd opslokt, dan wordt het tijd om er iets aan te doen:
Mijn tips om je schermtijd op social media te beheersen
- Overdag ligt mijn telefoon niet bij mijn computer en ook niet binnen handbereik. Ja, als iemand belt, sta ik gewoon op en loop ik ernaartoe. Dat is goed voor je lichaam. Leg hem eens een paar stappen verderop en je merkt misschien hoe sterk de neiging is om hem voortdurend te pakken.
- Ik heb een vast moment waarop ik social media bekijk. Op dat moment voel ik me niet schuldig: ik lees wat, lach wat en beantwoord berichten.
- Heb ik social media nodig voor mijn werk, dan probeer ik zo veel mogelijk professionele beheertools te gebruiken – bijvoorbeeld Facebook Creator Studio, waarmee ik posts voor FB en Instagram inplan. Naar Instagram zelf ga ik dan meestal alleen om Instagram Stories in te plannen, en ik let goed op dat ik niet wegzwem in mijn eigen feed.
Productief zijn vraagt vaak om een flinke dosis zelfbeheersing. Maar ik bedenk me altijd dat technologie ons moet dienen, en niet andersom.
Dankzij de manier waarop ik omga met technologie en social media houd ik een hoop tijd over voor offline activiteiten en doe ik mijn werk relaxed.
De eerste stap naar een oplossing is toegeven dat je een probleem hebt. Weet je dat het bij jou speelt, dan raad ik je het boek Digitaal Minimalisme (Cal Newport) aan.
4) Hoe je niet de halve dag aan eten besteedt
Op het eerste gezicht een grappig onderwerp, maar het is een van de dingen waar we thuis constant mee worstelden. Vorig jaar kwamen we erachter dat we vaak 2 tot 3 uur per dag kwijt waren aan koken en eten.
En dat kwam doordat we eerst aan het overleggen waren wát we zouden koken. Daarna welke ingrediënten we misten en wat we dus konden maken, en tot slot wie van ons het zou klaarmaken. Inmiddels hebben we dat opgelost.
Om te voorkomen dat we erachter komen dat de ingrediënten niet in huis zijn, maken we een weekmenu vooruit. Op zondag bestellen we dan online (bij ons via Picnic of Albert Heijn) de ingrediënten voor de hele week, of we gaan zelf even boodschappen doen. Met koken wisselen Lukáš en ik elkaar af.
Hebben we het te druk, dan lossen we het meestal op via Uber Eats, Thuisbezorgd of Deliveroo. Is Lukáš weg, dan lunch ik snel iets eenvoudigs.
Hoe belangrijk is de omgeving waarin je werkt?
Voor mij is een prettige werkomgeving het allerbelangrijkste, al heb ik mezelf lang proberen wijs te maken dat het eigenlijk niet uitmaakt waarvandaan ik werk.
Wanneer ik bijvoorbeeld dit jaar in mijn Bullet Journal en agenda kijk en twee weken in Portugal vergelijk met twee weken in Spanje, zie ik een ongelofelijk verschil.
In Portugal kreeg ik volgens mijn Bullet Journal 10 taken per dag voor elkaar en hield ik nog tijd over voor mijn favoriete bezigheden, zoals ochtendyoga op het dak of uitstapjes naar het strand; we kookten zelf én keken series. In Spanje is duidelijk te zien dat er iets misging: soms ontbreken er hele dagen aan aantekeningen, ik haalde 2 à 3 taken per dag, we maakten amper uitstapjes en bestelden veel vaker eten.
Waar zat het verschil? In de werkomgeving.
Ons huisje in Portugal was als gemaakt om in te werken: heerlijk licht, met comfortabele stoelen en een fijne tafel, en tegelijk perfect om in te relaxen. We brachten er graag onze tijd door.
Ons appartement in Spanje was niet slecht, maar het was een stuk donkerder, had ongemakkelijke stoelen en een wankele tafel. De inrichting was ouder en ontspannen lukte er minder goed; we waren veel liever buiten.
Waarom vertel ik je dit? Om efficiënt te kunnen thuiswerken, moet je een werkplek creëren waar je je prettig voelt.
5) Voor productiviteit is goed licht het allerbelangrijkste
Hoe banaal het ook klinkt, het belangrijkste dat iedereen thuis op orde zou moeten hebben, is het licht.
Het is bekend dat slechte verlichting tijdens het werk samenhangt met negatieve effecten op onze geestelijke en lichamelijke gezondheid, zoals vermoeide ogen, hoofdpijn, vermoeidheid en ook stress en angst op de werkplek.
Er is veel onderzoek gedaan dat aantoont dat de juiste verlichting de productiviteit kan stimuleren en ons humeur kan verbeteren (meer over de invloed van licht op je stemming lees je hier).
We zouden de hele dag zó moeten verlichten dat het ons circadiaanse ritme ondersteunt. Het beste om bij te werken is daglicht, dus werk bij voorkeur in de lichtste kamer van je huis, idealiter dicht bij een raam. Maar wat als je die mogelijkheid niet hebt of als je ramen klein zijn?
Het beste is dan om lampen te hebben die het zonlicht zo goed mogelijk nabootsen. Zet in donkere kamers een daglichtlamp neer.
Voor ons appartement kozen wij voor slimme Philips Hue-lampen, die je zo kunt instellen dat de lichtintensiteit geleidelijk verandert naarmate de dag vordert.
De Philips-app heeft voorinstellingen voor lezen of concentreren, en je kunt zelfs verlichting aanzetten die je een oppepper geeft. Dat licht het werken en leren ondersteunt, bevestigt onder meer onderzoek waarin een jaar lang het effect van licht op de prestaties van studenten werd bestudeerd.
Lukáš en ik wonen weliswaar in een heel licht appartement met een volledig glazen wand, maar sommige dagen – vooral in de winter – is het ook hier behoorlijk donker. Bovendien zijn slimme lampen ideaal voor de avond.
Het afgelopen jaar verlichtten we onze avonden alleen met kaarsen, in het kader van slaaphygiëne. Slimme lampen passen zich echter aan en geven ’s avonds alleen gedempt licht, zodat ze je voorbereiding op het slapen niet verstoren. Goede slaaphygiëne en kwaliteitsslaap zijn cruciaal voor je productiviteit en creativiteit.
Ook de juiste lichtbron is belangrijk: overdag verlicht je het best met plafondverlichting, die het meest geschikt is om thuis bij te werken.
Tegen de avond stap je dan over op puntverlichting van lampen en schemerlampjes. ’s Avonds zou het licht idealiter van onderaf moeten komen; dat hebben we nog niet helemaal opgelost, maar we gebruiken er lantaarntjes voor. Wil je een ruimte een unieke glans en elegantie geven, kies dan voor kristallen lampen.
Bij dit onderwerp raad ik je het boek aan: Slaap (Matthew Walker)
6) Hoe kies je een bureau om thuis te werken
Voor ons vrouwen is design belangrijk, voor mannen vooral functionaliteit. Om het juiste werkbureau te kiezen, moet je beide invalshoeken combineren. Hoeveel het uiterlijk meeweegt verschilt per persoon, maar hecht je veel waarde aan hoe dingen in je huis eruitzien, lever dan niet in op je eisen. Misschien zoek je dan alleen wat langer. Ook tijdens het werk moet je je goed voelen.
Tegelijk moet je een werkbureau nooit alleen kiezen op basis van hoe het eruitziet. Belangrijk is dat je benen er comfortabel onder passen en dat het werkblad breed genoeg is om alles wat je nodig hebt kwijt te kunnen.
Lukáš en ik hebben doorgaans zoveel spullen op tafel liggen dat we in plaats van twee bureaus één enorme eettafel hebben aangeschaft. Zo houden we in het appartement tenminste ruimte over voor de piano en een make-uptafeltje. Bovendien dwingt het ons om onze dagelijkse routine vast te houden.
7) Hoe kies je een stoel voor thuiswerken
Werk je 40 uur per week, dan breng je ongeveer 1900 uur per jaar zittend door. Wie zijn werkplek thuis inricht, zou daarom niet bang moeten zijn om te investeren in een goede bureaustoel.
Het is een van de dingen waar ik me oprecht op verheug voor wanneer Lukáš en ik in een huisje gaan wonen.
Wat moet een goede stoel hebben?
- Ondersteuning van de onderrug
- Veel verstelbare onderdelen – elk lichaam is anders, een goede bureaustoel heeft daarom 5 (soms tot wel 14) verschillende onderdelen die je kunt aanpassen en instellen
- Ademend materiaal – vermijd zeker alles wat van leer is of erop lijkt; op zo’n stoel bezweet je ’s zomers gegarandeerd je achterwerk, en in het ergste geval krijg je er uitslag van. Kies voor een materiaal dat ademt.
8) Hoe dwing je jezelf rechtop te zitten
Vraag je me naar één ding waarin ik echt al vanaf het begin zou investeren, dan raad ik je een laptopstandaard aan. Deze standaards zijn vooral populair onder digital nomads, maar volgens mij zou iedereen die op een laptop werkt er een moeten aanschaffen.
Wij hebben er allebei een van BASE12.
Wij – digital nomads – houden weliswaar van de vrijheid die werken vanaf een laptop met zich meebrengt, maar onze rug verdraagt die laptops slecht. Werken op een laptop dwingt ons namelijk om over de computer te buigen.
Door het laptopscherm op ooghoogte te plaatsen dwing je jezelf niet alleen om rechtop te zitten, maar verminder je ook de belasting van je ogen en hoofdpijn. Doordat de laptop hoger staat, wordt hij bovendien merkbaar minder warm – wat iedereen waardeert die voor zijn werk video’s monteert of foto’s bewerkt.
Bij de standaard moet je ook een losse muis en toetsenbord aanschaffen. Ik kocht meteen een set. De standaard is gemaakt voor digital nomads en weegt vrijwel niets. Wel heb je iets meer ruimte op je bureau nodig, dus houd daar rekening mee bij het uitzoeken van je tafel.
9) Wat te doen tegen hoofdpijn
Toen ik de afgelopen maanden een crisissituatie moest oplossen en wel 14 uur per dag werkte, had ik ondraaglijke hoofdpijn. Ik ben hoofdpijn gewend, van de computer krijg ik die regelmatig, maar als ik nu niet had geweten dat het van de computer kwam, was ik me waarschijnlijk zorgen om mezelf gaan maken.
Het werd zo erg dat ik ’s ochtends naar mijn scherm keek en de pijn meteen toesloeg. We besloten daarom tot een investering waar Luky en ik al lang over nadachten: we schaften een computerbril aan die blauw licht filtert. Sinds ik die heb, heb ik geen hoofdpijn meer gehad!
Ik heb voor overdag een bril met lichte glazen (filtert 30% van het blauwe licht) en voor ’s avonds een bril met amberkleurige glazen (filtert 70% van het licht). Luky koos voor een ander merk.
10) Wat te doen tegen rugpijn
Thuiswerken betekent vaak dat je de hele dag het huis niet uit komt. Zeker als je geen hond hebt, het buiten guur is en er thuis genoeg te eten is. Maar de mens is niet gemaakt om alleen maar te zitten, en het is allesbehalve gezond voor ons lichaam.
Ook al lijkt het misschien dat het je niets doet, de problemen komen rustig met een half jaar of een jaar vertraging. En dan melden ze zich met volle kracht.
Ik raad je daarom aan om beweging als verplicht onderdeel van je werkdag in te plannen. Wij maken drie keer per dag een wandeling van 30 minuten en doen halverwege de dag yoga of een andere work-out.
Heb je interesse in yoga, dan raad ik de app Down Dog aan, waarmee Lukáš en ik al anderhalf jaar oefenen. Je kunt zelf de duur van je sessie kiezen én welk lichaamsdeel je wilt trainen.
Ik weet dat sommigen nu denken dat wandelen tijdverspilling is. Maar wist je dat veel succesvolle ondernemers, zoals Steve Jobs, juist gingen wandelen omdat een wandeling in de frisse lucht je ideeën stimuleert?
Zelf kan ik zeggen dat onze wandelingen niet alleen ons hoofd leegmaken, maar dat ik er vaak ook oplossingen bedenk voor problemen waar ik soms urenlang over had zitten piekeren.
Tipy a triky pro vaší dovolenou
Nepřeplácejte za letenky
Letenky hledejte na Kayaku. Je to náš nejoblíbenější vyhledávač, protože prohledává webové stránky všech leteckých společností a vždy najde to nejlevnější spojení.
Rezervujte si ubytování chytře
Nejlepší zkušenosti při vyhledávání ubytování (od Aljašky až po Maroko) máme s Booking.com, kde bývají hotely, apartmány i celé domy nejlevnější a v nejširší nabídce.
Nezapomeňte na cestovní pojištění
Kvalitní cestovní pojištění vás ochrání před nemocí, úrazem, krádeží nebo stornem letenek. Pár návštěv nemocnic jsme v zahraničí už absolvovali, takže víme, jak se hodí mít sjednané pořádné pojištění.
Kde se pojišťujeme my: SafetyWing (nejlepší pro všechny) a TrueTraveller (na extra dlouhé cesty).
Proč nedoporučujeme nějakou českou pojišťovnu? Protože mají dost omezení. Mají limity na počet dnů v zahraničí, v případě cestovka u kreditní karty po vás chtějí platit zdravotní výdaje pouze danou kreditní kartou a často limitují počet návratů do ČR.
Najděte ty nejlepší zážitky
Get Your Guide je obří on-line tržiště, kde si můžete rezervovat komentované procházky, výlety, skip-the-line vstupenky, průvodce a mnoho dalšího. Vždy tam najdeme nějakou extra zábavu!
