În ultimii ani, o mare parte dintre oameni s-au trezit brusc lucrând de acasă din cauza pandemiei COVID-19 și au fost nevoiți să rezolve repede ceea ce noi, freelancerii și nomazii digitali, șlefuim de ani buni – cum să lucrezi eficient de acasă, adică cum să faci un home office care chiar funcționează.
Mulți au descoperit că a lucra acasă poate fi mult mai solicitant decât munca la birou. Nu o dată te uiți la ceas și vezi că e deja prânz, iar tu practic nici măcar nu ai început, dar deja trebuie să te gândești ce vei mânca.
Dacă mai ai și copii pe lângă partener, pare că munca de acasă e imposibilă și, în loc de opt ore de lucru, stai la calculator de dimineața până seara și tot nu ai făcut nimic.
Am pregătit pentru tine câteva sfaturi verificate, care îți vor face munca de acasă mai plăcută și te vor ajuta să lucrezi mai eficient.
Rutina face parte din home office?
Nu știu de ce majoritatea oamenilor cred că a lucra de acasă înseamnă că lucrezi oricând ai chef. Cei care vor să fie freelanceri și nomazi digitali de succes trebuie să fie severi cu ei înșiși.
Trebuie să știi să-ți gestionezi mult mai bine timpul și să nu-ți încalci propriile rutine. Dacă lucrezi „oricând ai chef”, probabil vei constata că faci ceva toată ziua, dar nu ai terminat niciuna dintre sarcini!
1) Stabilește-ți o rutină de muncă acasă
E bine să-ți delimitezi programul de lucru. Fiecare o face în felul lui. Odată am ascultat un podcast cu o fată care dimineața se trezește, se îmbracă ca pentru serviciu, se așază la birou, iar când termină, se schimbă în haine de casă. Asta o ajută să delimiteze clar momentul în care lucrează.
Eu și Lukáš avem rutina biroului curat. Asta înseamnă că, atunci când terminăm lucrul, ne facem ordine în spațiul de muncă. Punem laptopurile în genți, chiar dacă știm că a doua zi le vom scoate iar în același loc.
Apoi mergem la sport, iar cu asta se încheie ziua de lucru. Eu fac sport regulat între ora cinci și șase în fiecare zi.
2) Învață să-ți gestionezi timpul și prioritățile
Nu te baza pe memorie. Niciodată. După-amiaza ar trebui să te ridici de la calculator cu mintea limpede, cu gândul că nu trebuie să ții minte nimic pentru a doua zi și că toate sarcinile sunt notate.
Reguli de bază pentru o muncă eficientă
- Notează-ți ideile și sarcinile
- Rezolvă e-mailurile primite în fiecare zi, nu le amâna
- Stabilește-ți obiectivele principale pentru fiecare zi
- Lucrează mereu la o singură sarcină, niciodată la mai multe simultan
- Ține liste to-do simple (liste de sarcini de îndeplinit)
Există numeroase metode, tehnici și sisteme prin care să-ți ții ordinea în sarcini și proiecte. Dacă răsfoiești cărți despre productivitate, vei găsi mii de asemenea metode. Cel mai important este însă să găsești un sistem care să lucreze pentru tine, nu tu pentru el.
Sistemul tău trebuie să fie cât mai simplu și mai eficient. Mie personal îmi funcționează cel mai bine metoda Bullet Journal, unde îmi țin toate proiectele și agenda zilnică. E atât de simplă, încât am reușit s-o implementez de pe o zi pe alta. Pe lângă Bullet Journal folosesc și o agendă clasică și aplicația Notion pentru gestionarea proiectelor de echipă.
Din partea mea, îți recomand aceste cărți
- Getting Things Done (Cum să-ți organizezi viața)
- Metoda Bullet Journal
- Instrumentele titanilor (Tools of Titans)
3) Cum să nu te lași distras de rețelele sociale
Fiecare al doilea om se îngrozește când află din statisticile telefonului câte ore pe zi petrece pe Instagram.
Peste 2 ore e mult, chiar dacă te ocupi de administrarea rețelelor sociale. Eu, de exemplu, am în medie 1,5 ore și mă întrețin din asta (ca administrator de rețele sociale). Cunoscuții mei, care nu lucrează în social media, petrec pe Instagram frecvent și 5 ore pe zi.
Nu contează ce faci în timpul liber, dar dacă simți că rețelele sociale îți invadează și timpul de lucru, e momentul să iei măsuri:
Sfaturile mele pentru a-ți controla timpul petrecut pe rețelele sociale
- Peste zi nu țin telefonul lângă calculator, nici la îndemână. Da, dacă mă sună cineva, pur și simplu mă ridic și merg după el. E sănătos pentru corpul tău. Încearcă să-l pui la câțiva pași de calculator și poate vei descoperi cât de mare tendință ai să-l iei mereu în mână.
- Am un timp clar alocat pentru rețelele sociale. Când intru, nu-mi reproșez nimic, intru să citesc ceva, să râd, să răspund la mesaje.
- Dacă am nevoie de rețelele sociale pentru muncă, încerc pe cât posibil să folosesc instrumentele profesionale de administrare – de exemplu Facebook Creator Studio, de unde programez postările pe Facebook și Instagram. Pe Instagram intru astfel de cele mai multe ori doar pentru a planifica Instagram Stories și am mare grijă să nu mă pierd pe propriile rețele sociale.
A fi productiv înseamnă adesea o doză mare de autocontrol. Însă mă gândesc mereu că tehnologia trebuie să ne servească nouă, nu noi ei.
Datorită felului în care mă raportez la tehnologie și la rețelele sociale, am mult timp pentru activități offline și îmi gestionez lejer munca.
Primul pas către rezolvarea unei probleme este să recunoști că o ai. Dacă știi că ai o problemă cu asta, îți recomand să citești cartea Minimalismul digital.
4) Cum să nu petreci jumătate de zi cu mâncarea
La prima vedere pare un subiect amuzant, dar e unul dintre lucrurile cu care ne-am tot confruntat acasă. Anul trecut am descoperit că, gătind și mâncând, petreceam adesea și 2-3 ore pe zi.
Și asta pentru că mai întâi ne certam ce să gătim. Apoi ce ne lipsea din ingrediente și ce am putea deci găti și, în cele din urmă, cine dintre noi urma să gătească. Astăzi am rezolvat deja problema.
Ca să nu descoperim că nu avem ingredientele necesare acasă, ne facem meniul cu o săptămână înainte, iar duminica comandăm ingredientele pentru toată săptămâna prin serviciile de livrare online sau mergem să facem cumpărăturile. Apoi ne alternăm la gătit, eu și Lukáš.
Când avem prea mult de lucru, de obicei rezolvăm cu Glovo, Bolt Food sau Tazz. Dacă Lukáš e plecat, iau prânzul cu MANU.
Cât de important este mediul în care lucrezi?
Din partea mea pot spune că un mediu de lucru plăcut este cel mai important lucru pentru mine, dar mult timp am încercat să mă conving că, de fapt, nu contează de unde lucrez.
Când mă uit, de exemplu, la Bullet Journal-ul și agenda mea din acest an și compar două săptămâni în Portugalia cu două săptămâni în Spania, văd o diferență incredibilă.
În Portugalia, conform Bullet Journal-ului, reușeam 10 sarcini pe zi și îmi mai rămânea timp și pentru activitățile mele preferate, cum ar fi yoga de dimineață pe acoperiș sau ieșirile pe plajă, reușeam să și gătim și să ne uităm la seriale. În Spania se vede însă că ceva nu a mers bine – uneori îmi lipsesc complet notițele și îndeplineam 2-3 sarcini pe zi, nu prea mergeam în excursii și comandam mult mai des mâncare.
Ce a făcut o diferență atât de mare? Mediul de lucru.
Căsuța noastră din Portugalia era parcă făcută pentru muncă: era minunat de luminoasă, avea scaune foarte confortabile, o masă bună și, în același timp, era foarte plăcută pentru relaxare. Ne plăcea să petrecem timp acolo.
Apartamentul nostru din Spania nu era rău, dar era mult mai întunecat, avea scaune foarte incomode și o masă șubredă. Mobilierul era mai vechi și ne odihneam mai greu în el, mult mai bucuroși petreceam timpul afară.
De ce îți spun toate astea? Ca să poți lucra eficient de acasă, ai nevoie să-ți creezi un loc de muncă unde să te simți bine.
5) Pentru productivitate, cea mai importantă este lumina de calitate
Deși poate suna banal, cel mai important lucru pe care ar trebui să și-l rezolve fiecare acasă este lumina.
Se știe că iluminatul slab în timpul muncii este asociat cu efecte negative asupra sănătății noastre psihice și fizice, precum obosirea ochilor, durerile de cap, oboseala, dar și stresul și anxietatea în mediul de lucru.
Au fost realizate numeroase studii care demonstrează că iluminatul corect poate stimula productivitatea și ne poate îmbunătăți starea de spirit (poți citi mai multe despre influența luminii asupra dispoziției aici).
Ar trebui să ne străduim să avem lumină toată ziua astfel încât să susțină ritmul nostru circadian. Cea mai bună pentru muncă este lumina naturală, de aceea ar trebui să lucrezi în cea mai luminoasă cameră a casei tale, ideal aproape de fereastră. Dar dacă nu ai asemenea posibilități sau ferestrele îți sunt mici?
Cel mai potrivit este să ai becuri care pot simula cât mai bine lumina solară. Pentru camerele întunecate, procură-ți un candelabru tip SOARE, de exemplu candelabrul SPIKE.
Noi am ales pentru apartamentul nostru becuri inteligente de la Philips, care pot fi setate astfel încât intensitatea luminii să se schimbe treptat pe măsură ce înaintează ziua.
Aplicația de la Philips are stiluri presetate pentru citit sau pentru concentrare, poți aprinde și lumini care te energizează. Faptul că lumina susține munca și învățarea îl confirmă, de exemplu, și studii universitare care au cercetat de-a lungul unui an întreg influența luminii asupra performanței studenților (sursă).
Deși eu și Lukáš locuim într-un apartament foarte luminos, unde avem un perete întreg din sticlă, în unele zile – mai ales iarna – e destul de întuneric și aici. În plus, becurile inteligente sunt absolut ideale pentru seară.
În ultimul an, seara am folosit doar lumânări în cadrul igienei somnului, dar becurile inteligente se pot adapta și seara luminează doar difuz, fără să-ți deranjeze pregătirea pentru somn. O igienă corectă a somnului și un somn de calitate sunt esențiale pentru productivitatea și creativitatea ta.
Importantă este și sursa de lumină corect aleasă: peste zi ar trebui să folosești iluminatul de tavan, care este cel mai potrivit pentru munca de acasă.
Spre seară ar trebui să treci apoi la iluminatul punctual din lampadare și lămpi (noi ne-am luat această lampă). Seara, lumina ar trebui să vină ideal de jos – asta încă nu am rezolvat, dar folosim felinare. Dacă vrei să dai spațiului o strălucire și o eleganță aparte, alege lămpi de cristal.
Îți recomand să citești pe această temă cartea: De ce dormim (Why We Sleep)
6) Cum să alegi biroul pentru munca de acasă
Pentru noi, femeile, e important designul, pentru bărbați funcționalitatea. Ca să alegi biroul potrivit pentru muncă, va trebui să combini ambele abordări. Aspectul biroului va conta diferit pentru fiecare, dar dacă ții la felul în care arată lucrurile în casa ta, nu ar trebui să faci rabat de la pretenții. Doar că poate vei căuta mai mult. Și la muncă trebuie să te simți bine.
Dar nici nu ar trebui să cumperi un birou de lucru doar după cum arată. Important este să-ți încapă confortabil picioarele sub el și ca suprafața de lucru să fie suficient de lată încât să poți avea acolo tot ce ai nevoie.
Eu și Lukáš avem de obicei atâtea lucruri pe birou, încât, în loc de două birouri de lucru, ne-am luat o singură masă de dining uriașă. Cel puțin avem loc în apartament pentru pian și o măsuță de machiaj. În plus, asta ne obligă să ne menținem rutina zilnică.
7) Cum să alegi scaunul pentru home office
Dacă lucrezi 40 de ore pe săptămână, petreci aproximativ 1900 de ore pe an stând pe scaun. Cei care își amenajează un home office nu ar trebui deci să se teamă să investească într-un scaun de calitate.
Este unul dintre lucrurile la care aștept sincer cu nerăbdare momentul când eu și Lukáš vom locui într-o căsuță.
Ce ar trebui să aibă un scaun de calitate?
- Suport pentru partea inferioară a spatelui
- Multe componente reglabile – fiecare corp e diferit, de aceea un scaun de birou de calitate are între 5 (dar chiar și până la 14) componente diferite care pot fi ajustate și reglate
- Material respirabil – evită neapărat orice este sau aduce cu pielea; pe un astfel de scaun cel puțin vara vei transpira, iar în cazul cel mai rău te vei alege cu iritații. Alege un material care respiră.
SFAT: Cum să-ți iluminezi colțul de lucru de acasă ca să lucrezi cu plăcere?
8) Cum să te obligi să stai drept
Dacă m-ai întreba care este singurul lucru în care aș investi cu adevărat chiar și la început, ți-aș recomanda un suport pentru laptop. Aceste suporturi sunt populare mai ales printre nomazii digitali, dar cred că ar trebui să și-l ia oricine lucrează pe laptop.
Amândoi avem suporturile BASE12.
Noi, nomazii digitali, iubim libertatea pe care o aduce munca de pe laptop, dar spatele nostru nu suportă laptopurile. Munca pe laptop ne obligă să ne cocoșăm deasupra calculatorului.
Punând ecranul laptopului la înălțimea ochilor, te obligi nu doar să stai drept, ci reduci și obosirea ochilor și durerile de cap. Fiind la înălțime, laptopul se supraîncălzește și considerabil mai puțin, ceea ce vor aprecia toți cei care montează videoclipuri sau editează fotografii.
Pentru suport este necesar să-ți iei și un mouse și o tastatură externe. Eu mi-am cumpărat direct un set. Suportul este creat pentru nomazi digitali, așa că nu cântărește aproape nimic. Pe birou ai însă nevoie de puțin mai mult loc, deci ține cont de asta și la eventuala achiziționare a biroului.
9) Cum să scapi de durerile de cap
Când am rezolvat în lunile trecute o situație de criză și a trebuit să lucrez și 14 ore pe zi, aveam dureri de cap insuportabile. Sunt obișnuită cu durerile de cap, le am în mod frecvent de la calculator, dar acum, dacă nu aș fi știut că sunt de la calculator, aș fi început probabil să mă îngrijorez pentru mine.
Ajunsesem să fie atât de rău, încât dimineața mă uitam la monitor și durerile veneau imediat. Ne-am hotărât deci la o investiție la care ne gândeam de mult eu și Luky: ne-am luat ochelari pentru lucrul la calculator care blochează lumina albastră. De când îi am, nu m-a mai durut capul!
Eu am pentru purtat zilnic GUNNAR Gunmetal cu lentile deschise la culoare (blochează 30% din lumina albastră), iar pentru seară GUNNAR Gunmetal cu lentile chihlimbarii (blochează 70% din lumină), iar Luky și-a luat DEV1S Cyclops.
10) Cum să previi durerile de spate
Munca de acasă înseamnă adesea că nu te miști din casă toată ziua. Mai ales dacă nu ai câine, afară e urât și acasă ai ce mânca. Însă omul nu este programat să stea permanent pe scaun și asta nu e deloc sănătos pentru corpul nostru.
Deși ți se poate părea că nu-ți face nimic, problemele apar liniștit cu o întârziere de o jumătate de an sau chiar un an. Și atunci se fac simțite din plin.
De aceea recomand să incluzi mișcarea ca parte obligatorie a zilei tale de lucru. Noi mergem la plimbare de trei ori pe zi câte 30 de minute, iar la mijlocul zilei facem yoga sau alt tip de exercițiu.
Dacă te interesează yoga, îți recomand aplicația Down Dog, după care facem exerciții eu și Lukáš deja de un an și jumătate. Poți alege durata exercițiilor și zona pe care vrei s-o antrenezi.
Știu că unii vor începe să-și spună că plimbările sunt o pierdere de timp. Dar știai că mulți antreprenori de succes, precum Steve Jobs, mergeau la plimbare, pentru că mersul în aer curat stimulează ideile?
Din partea mea pot spune că plimbările noastre nu doar ne limpezesc mintea, ci adesea îmi vin în minte și soluții la probleme la care mă gândisem ore în șir.
