V březnu se velká část Čechů ocitla kvůli COVID-19 doma a museli začít rychle řešit to, co my freelanceři a digitální nomádi pilujeme roky – jak efektivně pracovat z domova.
Spousta lidí zjistila, že pracovat doma může být mnohem náročnější než práce v kanceláři. Nejednou koukáte, že už je poledne a vy jste vlastně ještě ani nezačali a už musíte řešit, co budete doma jíst.
Pokud máte doma kromě partnera ještě děti, zdá se, že práce z domova je nemožná a místo osm hodin práce sedíte u počítače od rána do noci, a ještě jste nic neudělali.
Sepsala jsem pro vás pár osvědčených tipů, které vám zpříjemní práci doma a pomůžou vám efektivněji pracovat.
Patří rutina k home office?
Nevím, proč si většina lidí myslí, že pracovat z domova znamená, že pracujete kdykoliv se vám chce. Ti, kdo chtějí být úspěšní freelanceři a digitální nomádi, na sebe musí být přísní.
Musí umět daleko lépe pracovat s časem a neporušovat vlastní rutiny. Pokud totiž budete pracovat „kdykoliv chcete“, pravděpodobně zjistíte, že celý den něco děláte, ale ještě jste žádný z úkolů nedodělali!
1) Nastavte si pracovní – domovní rutinu
Je dobré si ohraničit pracovní dobu. Každý to má jinak, jednou jsem poslouchala podcast s holčinou, která ráno vstane, oblékne se jako do práce, přejde k pracovnímu stolu a když skončí, jde se převléct do domácího. Pomáhá jí to ohraničit si čas, kdy pracuje.
My s Lukášem zas máme rutinu čistého stolu. To znamená, že když skončíme s prací, uklidíme si pracovní prostředí. Schováme počítače do tašek, i když víme, že druhý den je opět vyndáme na stejné místo.
Potom si jdeme zacvičit, a tím pracovní den končí. Já cvičím pravidelně mezi pátou a šestou hodinou každý den.
2) Naučte se pracovat se svým časem a prioritami
Nespoléhejte se na svou hlavu. Nikdy. Odpoledne byste měli vstávat od počítače s čistou hlavou a s tím, že si do druhého dne nemusíte nic pamatovat a všechny úkoly máte zapsané.
Základní pravidla pro efektivní práci
- Své nápady a úkoly si pište
- Doručenou poštu vyřizujte každý den, neodkládejte ji
- Nastavte si hlavní cíle pro každý den
- Pracujte vždy na jednom úkolu a nikdy ne na více najednou
- Udržujte si jednoduché to-do seznamy (seznamy úkolů, které splnit)
Existuje řada způsobů, technik a systémů, jak si udržovat pořádek nad svými úkoly a projekty. Pokud zabrouzdáte do knih o produktivitě, najdete jich tisíce. Nejdůležitější je ale najít systém, který bude pracovat pro vás a ne vy pro něj.
Váš systém musí být co nejjednodušší a nejefektivnější. Mně osobně nejvíce funguje metoda Bullet Journal, kde si vedu všechny projekty i denní agendu. Je tak šíleně jednoduchá, že jsem ji dokázala zavést ze dne na den. K Bullet Journalu používám ještě klasický diář a aplikaci Notion na vedení týmových projektů.
Za sebe doporučuji tyto knihy ke čtení
3) Jak se nenechat vyrušovat sociálními sítěmi
Každý druhý se zhrozí, když se ze statistik svého mobilního telefonu dozví, kolik hodin denně tráví na Instagramu.
Více než 2 hodiny je hodně, i když se živíte správou sociálních sítí, například já mám průměrně 1,5 hodiny a živím se tím (jako správce sociálních sítích). Moji známí, kteří se sociálními sítěmi neživí, tráví na Instagramu běžně i 5 hodin denně.
Je jedno, co děláte ve svém volném čase, ale pokud máte pocit, že vám sociální sítě lezou i do pracovního času, je na čase s tím něco dělat:
Moje tipy, jak kontrolovat svou dobu na sociálních sítích
- Telefon přes den nemám u počítače ani na dosah ruky. Ano, pokud někdo volá, jednoduše se zvednu a dojdu si pro něj. Je to zdravé pro vaše tělo. Zkuste si ho dát na pár kroků od počítače a možná zjistíte, jak velké tendence máte ho neustále brát do ruky.
- Mám jasně vyhrazený čas, kdy chodím na sociální sítě. Když tam jdu, nevyčítám si to, jdu si tam něco počíst, zasmát se, odpovědět na zprávy.
- Pokud potřebuji na sociální sítě kvůli práci, snažím se maximálně používat pracovní nástroje pro jejich správu – například Facebook Creator Studio, odkud plánuji příspěvky na FB a Instagram. Na Instagram tak chodím většinou jen kvůli plánování Instagram Stories a dávám si velký pozor, abych neutekla na svoje sociální sítě.
Být produktivní často znamená velkou dávku sebeovládání. Vždycky ale myslím na to, že technologie mají sloužit nám a ne my jim.
Díky tomu, jak se chovám k technologiím a k sociálním sítím, mám spoustu času na offline aktivity a zvládám pohodově svou práci.
První krok k řešení problému je si připustit, že ho máte. Pokud víte, že s tím máte problém, doporučuji přečíst si knihu Digitální minimalismus.
4) Jak nestrávit jídlem polovinu dne
Na první pohled úsměvné téma, ale je to jedna z věcí, kterou jsme doma neustále řešili. Minulý rok jsme zjistili, že vařením a konzumací jídla často strávíme i 2-3 hodiny denně.
A to proto, že jsme se nejdříve dohadovali, co budeme vařit. Pak co všechno nám na jídlo chybí a co tedy můžeme uvařit, a nakonec i kdo z nás to tedy uvaří. Dnes už to máme vyřešené.
Aby nedošlo ke zjištění, že doma nejsou ingredience na jídlo, děláme si jídelníček na týden dopředu, v neděli pak objednáme u Rohlíku ingredience na celý týden nebo si zajdeme nakoupit. Ve vaření se s Lukášem pak střídáme.
Když máme práce příliš, většinou to řešíme přes Uber Eats, Dáme jídlo nebo Wolt. Pokud je Lukáš pryč, obědvám MANU.
Jak důležité je prostředí, ve kterém pracujete?
Za sebe můžu říct, že příjemné pracovní prostředí je pro mě to nejdůležitější, ale dlouho jsem si snažila namluvit, že je vlastně jedno odkud pracuji.
Když se například podívám na svůj Bullet Journal a diář v tomto roce a porovnám dva týdny v Portugalsku a dva týdny ve Španělsku, vidím neskutečný rozdíl.
V Portugalsku jsem podle Bullet journalu zvládala 10 úkolů denně a ještě zbýval čas na moje oblíbené aktivity, jako je ranní jóga na střeše nebo výlety na pláže, zvládali jsme si vařit i koukat na seriály. Ve Španělsku je ale vidět, že něco bylo špatně, občas mi zcela chybí záznamy a plnila jsem 2-3 úkoly denně, nejezdili jsme ani moc na výlety a daleko častěji jsme si objednávali jídlo.
V čem byl takový rozdíl? V pracovním prostředí.
Náš domeček v Portugalsku byl pro práci jako stvořený, byl nádherně světlý, měl velmi pohodlné židle, stůl, a zároveň byl velmi příjemný na relaxaci. Rádi jsme v něm trávili čas.
Náš byt ve Španělsku nebyl sice špatný, ale byl daleko tmavší, měl velmi nepohodlné židle a rozviklaný stůl. Vybavení v něm bylo starší a hůř se nám v něm odpočívalo, daleko raději bychom trávili čas venku.
Proč vám to vyprávím? Abyste mohli efektivně pracovat doma, potřebujete si vytvořit pracovní místo, kde vám bude příjemně.
5) Pro produktivitu je nejdůležitější kvalitní světlo
Ačkoliv to může znít banálně, to nejdůležitější, co by si každý měl doma vyřešit, je světlo.
Je známé, že špatné osvětlení během práce je spojeno s negativními vlivy na naše psychické i fyzické zdraví, jako je namáhání očí, bolesti hlavy, únava a také stres a úzkost v pracovním prostředí.
Byla provedena řada studií prokazující, že správné osvětlení může nabudit produktivitu a zlepšit naši náladu (více o vlivu světla na náladu si můžete přečíst zde).
Měli bychom se snažit svítit celý den tak, aby to podporovalo náš cirkadiánní rytmus. Nejlepší pro práci je denní světlo, proto byste měli pracovat v nejsvětlejší místnosti vašeho domova, a to ideálně blízko okna. Ale co když takové možnosti nemáte nebo jsou vaše okna malá?
Nejvhodnější je mít žárovky, které dokážou co nejlépe simulovat sluneční záření. Do tmavých pokojů si pořiďte lustr typu SLUNCE, například lustr SPIKE.
My jsme pro náš byt zvolili chytré žárovky od Phillips, které lze nastavit tak, aby se intenzita světla postupně měnila s tím, jak pokračuje den.
Aplikace od Phillips má přednastavené styly na čtení nebo na soustředění, můžete si zapnout i světla, která vás povzbudí. To, že světla podporují práci a učení, potvrzuje například i ČVUT, které po celý rok zkoumalo vliv světla na výkon studentů (zdroj).
S Lukášem sice bydlíme ve velmi světlém bytě, kde máme jednu stěnu celou prosklenou, ale některé dny – obzvlášť v zimě – je i tady docela tma. Navíc, chytré žárovky jsou naprosto ideální na večer.
Poslední rok jsme si večer svítili jen svíčkami v rámci spánkové hygieny, chytré žárovky se ale umí přizpůsobit a večer vám svítí jen tlumeně a neruší tak vaši přípravu na spánek. Správná hygiena spánku a kvalitní spánek je stěžejní pro vaší produktivitu a kreativitu.
Důležitý je také zdroj správně zvolený zdroj světla, přes den byste měli svítit ze stropního osvětlení, které je nejvhodnější pro práci doma.
K večeru byste pak měli přecházet na bodové osvětlení z lamp a lampiček (my jsme si pořídili tuto lampu). Večer by už mělo jít světlo ideálně zezdola, to jsme zatím nevyřešili, ale používáme k tomu lucerničky. Pokud chcete dát prostoru jedinečný lesk a eleganci zvolte křišťálové lampy.
Doporučuji si k tomuto tématu přečíst knihu: Proč spíme
6) Jak vybrat stůl pro práci z domova
Pro nás ženy je důležitý design, pro muže zas funkčnost. Abyste si vybrali správný stůl pro práci, budete potřebovat kombinovat oba dva přístupy. Vzhled stolu bude mít u každého jinou váhu, pokud si ale potrpíte na tom, jak věci ve vašem bytě vypadají, neměli byste slevit z nároků. Jen budete možná déle hledat. I při práci se máte cítit dobře.
Nikdy byste ale zároveň neměli kupovat stůl k práci jen podle toho, jak vypadá. Důležité je, aby se vám pod něj pohodlně vešly nohy a pracovní plocha byla dostatečně široká na to, abyste tam mohli mít vše, co potřebujete.
My s Lukášem máme běžně na stole tolik věcí, že jsme si místo dvou pracovních stolů pořídili jeden obrovský jídelní. Alespoň v bytě máme místo na piano a kosmetický stolek. Navíc nás to nutí, abychom si udržovali denní rutinu.
7) Jak si vybrat židli na home office
Pokud pracujete 40 hodin týdně, strávíte přibližně 1900 hodin ročně sezením. Ti, co si vybavují home office, by se proto neměli bát investovat do kvalitní židle.
Je to jedna z věcí, na kterou se upřímně těším, až budeme s Lukášem bydlet v domečku.
Co by kvalitní židle měla mít?
- Podporu dolní části zad
- Velké množství částí, které lze přizpůsobit – každé tělo je jiné, kvalitní kancelářská židle proto má od 5 (ale až 14) různých částí, které lze přizpůsobit a nastavit
- Prodyšný materiál – určitě se vyhněte čemukoliv co je nebo připomíná kůži, na takové židli se vám minimálně v létě propotí zadek, v horším případě vám z toho vyskáče vyrážka. Sáhněte po materiálu, který dýchá.
8) Jak se donutit sedět rovně
Pokud se mě zeptáte na jednu věc, do které bych opravdu i v začátku investovala, doporučuji stojan na notebook. Tyto stojany jsou populární především mezi digitálními nomády, ale myslím si, že by je měl zavést každý, kdo pracuje na notebooku.
Oba dva máme stojany BASE12.
My – digitální nomádi – milujeme sice svobodu, kterou přináší práce z notebooku, ale naše záda notebooky nesnášejí. Práce na notebooku nás totiž nás nutí hrbit se nad počítačem.
Tím, že si dáte monitor notebooku do výšky vašich očí vás donutí nejen sedět rovně, ale i to zmírňuje namáhání očí a bolest hlavy. Tím, že je notebook ve výšce se také znatelně méně přehřívá, což ocení všichni, kteří v práci střihají videa nebo upravují fotografie.
Ke stojanu je nutné si pořídit i externí myš a klávesnici. Já jsem si koupila přímo set. Stojan je dělaný pro digitální nomády, takže téměř nic neváží. Na stole ale potřebujete malinko více místa, s tím proto počítejte i při případném pořizování stolu.
9) Jak na bolesti hlavy
Když jsem řešila v minulých měsících krizovou situaci a musela jsem pracovat i 14 hodin denně, zažívala jsem nesnesitelné bolesti hlavy. Jsem na bolesti hlavy zvyklá, z počítače je mám běžně, ale teď kdybych nevěděla, že to je z počítače, asi bych se o sebe začala bát.
Už jsem to měla tak strašné, že jsem se ráno podívala na monitor a bolesti okamžitě přišly. Odhodlali jsme se tedy k investici, o které jsme dlouho s Lukym přemýšleli, pořídili jsme si brýle na práci na počítač blokující modré světlo. Od té doby, co je mám, mě hlava nebolela!
Já mám na denní nošení GUNNAR Gunmetal světlá skla (blokují 30 % modrého světla) a na večer GUNNAR Gunmetal jantarová skla (blokují 70 % světla), Luky si pořídil DEV1S Cyclops.
10) Jak na bolesti zad
Práce z domova často znamená, že se celý den z domova nehnete. Obzvlášť pokud nemáte psa, venku je hnusně a doma je co jíst. Člověk ale není programovaný na to, aby stále jen vysedával a není to nic zdravého pro naše tělo.
Ačkoliv se vám může zdát, že vám to nic nedělá, problémy přijdou klidně s půlročním nebo ročním zpožděním. A pak se ozvou ve velkém.
Doporučuji proto zařadit pohyb jako povinnou součást vašeho pracovního dne. My chodíme na procházky tři krát denně na 30 minut a v polovině dne si dáváme jógu či jiné cvičení.
Pokud vás zajímá jóga, doporučuji aplikaci Down Dog, podle které cvičíme s Lukášem už rok a půl. Můžete si navolit délku cvičení i kterou partii chcete procvičit.
Vím, že někteří si tady začnou říkat, že procházky jsou ztrátou času. A víte, že řada úspěšných podnikatelů jako Steve Jobs se chodili projít, protože procházka na čerstvém vzduchu stimuluje nápady?
Za sebe můžu říct, že naše procházky nám nejen vyčistí hlavu, ale často mě napadnou řešení problémů, nad kterými jsem přemýšlela i několik hodin.
Super, díky za tipy 🙂