Durante la pandemia de COVID-19, muchísima gente se vio de la noche a la mañana atrapada en casa y tuvo que resolver a toda prisa algo que los freelancers y nómadas digitales llevamos años puliendo: cómo hacer que el trabajo remoto sea realmente eficiente.
Mucha gente descubrió que trabajar en casa puede ser bastante más exigente que hacerlo en la oficina. Más de una vez te das cuenta de que ya es mediodía, que en realidad ni siquiera has empezado y que encima toca pensar qué vas a comer.
Si además de tu pareja tienes niños en casa, parece que trabajar desde casa es imposible y, en lugar de las ocho horas habituales, acabas sentado frente al ordenador de la mañana a la noche sin haber terminado nada.
He reunido para ti unos cuantos consejos que ya he probado y que harán que trabajar en casa sea más agradable y te ayudarán a ser mucho más productivo.
¿Forma parte la rutina del trabajo remoto?
No sé por qué la mayoría piensa que trabajar desde casa significa trabajar cuando te apetece. Quienes quieren ser freelancers y nómadas digitales con éxito tienen que ser exigentes consigo mismos.
Tienen que aprender a gestionar mucho mejor su tiempo y a no romper sus propias rutinas. Porque si trabajas «cuando te apetezca», lo más probable es que termines el día habiendo hecho mil cosas, ¡pero sin haber completado ninguna de las tareas!
1) Crea una rutina de trabajo en casa
Conviene marcar bien el horario laboral. Cada uno lo lleva a su manera. Una vez escuché un podcast con una chica que por la mañana se levanta, se viste como si fuera a la oficina, se sienta a su escritorio y, cuando termina, se cambia a ropa de andar por casa. Eso la ayuda a delimitar el tiempo en el que trabaja.
Lukáš y yo tenemos la rutina del escritorio limpio. Es decir, cuando terminamos de trabajar, recogemos el espacio de trabajo. Guardamos los ordenadores en las fundas, aunque sepamos que al día siguiente los sacaremos otra vez al mismo sitio.
Después nos vamos a hacer ejercicio, y con eso termina la jornada laboral. Yo hago ejercicio entre las cinco y las seis de la tarde todos los días.
2) Aprende a gestionar tu tiempo y tus prioridades
No confíes en tu memoria. Nunca. Por la tarde deberías levantarte del ordenador con la cabeza despejada, sabiendo que no tienes que recordar nada para el día siguiente porque todas las tareas están anotadas.
Reglas básicas para trabajar de forma eficiente
- Apunta tus ideas y tareas
- Gestiona el correo recibido cada día, no lo dejes para después
- Fíjate objetivos principales para cada día
- Trabaja siempre en una sola tarea, nunca en varias a la vez
- Mantén listas de tareas (to-do) sencillas
Existen muchísimas formas, técnicas y sistemas para mantener el orden entre tus tareas y proyectos. Si te sumerges en los libros de productividad, encontrarás miles. Pero lo más importante es dar con un sistema que trabaje para ti y no tú para él.
Tu sistema debe ser lo más sencillo y eficiente posible. A mí personalmente lo que mejor me funciona es el método Bullet Journal, donde llevo todos los proyectos y la agenda diaria. Es tan increíblemente simple que pude implementarlo de un día para otro. Junto al Bullet Journal uso también una agenda clásica y la aplicación Notion para gestionar los proyectos de equipo.
Por mi parte, te recomiendo leer estos libros
- Organízate con eficacia (Getting Things Done)
- El método Bullet Journal
- Armas de titanes (Tools of Titans)
3) Cómo no dejar que las redes sociales te distraigan
Casi todo el mundo se queda horrorizado cuando ve en las estadísticas de su móvil cuántas horas al día pasa en Instagram.
Más de 2 horas ya es mucho, aunque te ganes la vida gestionando redes sociales. Yo, por ejemplo, tengo de media 1,5 horas y me dedico a ello (como community manager). Mis conocidos, que no trabajan en redes sociales, pasan habitualmente hasta 5 horas al día en Instagram.
Da igual lo que hagas en tu tiempo libre, pero si sientes que las redes sociales se te cuelan también en el horario de trabajo, ha llegado el momento de hacer algo al respecto:
Mis trucos para controlar el tiempo en redes sociales
- Durante el día no tengo el móvil junto al ordenador ni al alcance de la mano. Sí, si alguien llama, simplemente me levanto y voy a por él. Es sano para tu cuerpo. Prueba a dejarlo a unos pasos del ordenador y quizá descubras la enorme tendencia que tienes a cogerlo cada dos por tres.
- Tengo un horario claramente reservado para entrar en redes sociales. Cuando entro, no me siento culpable: voy a leer algo, a reírme un rato, a responder mensajes.
- Si necesito las redes sociales por trabajo, intento usar al máximo las herramientas de gestión —por ejemplo, Facebook Creator Studio, desde donde programo las publicaciones de FB e Instagram. Así, a Instagram solo entro normalmente para programar las Stories y tengo mucho cuidado de no escaparme a mis propias redes.
Ser productivo a menudo implica una buena dosis de autocontrol. Pero siempre pienso que la tecnología está para servirnos a nosotros y no nosotros a ella.
Gracias a cómo me relaciono con la tecnología y las redes sociales, tengo un montón de tiempo para actividades offline y llevo mi trabajo sin agobios.
El primer paso para resolver un problema es admitir que lo tienes. Si sabes que esto te pasa, te recomiendo leer el libro Minimalismo digital.
4) Cómo no pasar media jornada con la comida
A primera vista es un tema gracioso, pero es una de las cosas que en casa resolvíamos constantemente. El año pasado nos dimos cuenta de que entre cocinar y comer pasábamos a menudo 2-3 horas al día.
Y eso porque primero discutíamos qué íbamos a cocinar. Luego qué nos faltaba y qué podíamos preparar, y al final quién de los dos lo cocinaba. Hoy ya lo tenemos resuelto.
Para no descubrir que en casa no hay ingredientes, planificamos el menú con una semana de antelación y los domingos pedimos los ingredientes para toda la semana en el supermercado online (en España hay opciones como Mercadona online, Carrefour o Amazon Fresh) o vamos a comprar. Luego nos turnamos para cocinar.
Cuando tenemos demasiado trabajo, normalmente lo resolvemos con Uber Eats, Glovo o Just Eat. Y si Lukáš no está, suelo pedir comida a domicilio.
¿Qué importancia tiene el entorno en el que trabajas?
Por mi parte puedo decir que un entorno de trabajo agradable es lo más importante para mí, aunque durante mucho tiempo intenté convencerme de que en realidad daba igual desde dónde trabajaba.
Cuando, por ejemplo, miro mi Bullet Journal y mi agenda de este año y comparo dos semanas en Portugal con dos semanas en España, veo una diferencia increíble.
En Portugal, según el Bullet Journal, completaba 10 tareas al día y todavía me quedaba tiempo para mis actividades favoritas, como el yoga matutino en la azotea o las escapadas a la playa; conseguíamos cocinar e incluso ver series. En España, en cambio, se nota que algo iba mal: a veces me faltan registros por completo, hacía 2-3 tareas al día, apenas salíamos de excursión y pedíamos comida a domicilio mucho más a menudo.
¿En qué estaba la diferencia? En el entorno de trabajo.
Nuestra casita en Portugal estaba hecha para trabajar: era preciosamente luminosa, tenía sillas muy cómodas, una buena mesa y, a la vez, resultaba muy agradable para relajarse. Nos encantaba pasar tiempo en ella.
Nuestro piso en España no estaba mal, pero era mucho más oscuro, tenía sillas muy incómodas y una mesa que se movía. El mobiliario era más viejo y se descansaba peor; preferíamos mucho más pasar el tiempo fuera.
¿Por qué te cuento todo esto? Porque para poder trabajar de forma eficiente en casa necesitas crear un espacio de trabajo en el que te sientas a gusto.
5) Para la productividad, lo más importante es una buena luz
Aunque pueda sonar banal, lo más importante que cada uno debería resolver en casa es la luz.
Es sabido que una iluminación deficiente durante el trabajo se asocia con efectos negativos sobre nuestra salud psíquica y física, como la fatiga visual, los dolores de cabeza, el cansancio y también el estrés y la ansiedad en el entorno laboral.
Se han realizado numerosos estudios que demuestran que una iluminación adecuada puede impulsar la productividad y mejorar nuestro estado de ánimo (puedes leer más sobre la influencia de la luz en el ánimo aquí).
Deberíamos intentar iluminar a lo largo del día de manera que favorezca nuestro ritmo circadiano. Lo mejor para trabajar es la luz natural, por eso deberías trabajar en la habitación más luminosa de tu casa, idealmente cerca de una ventana. ¿Pero qué pasa si no tienes esa opción o tus ventanas son pequeñas?
Lo más recomendable es tener bombillas que simulen lo mejor posible la luz solar. Para las habitaciones oscuras, hazte con una lámpara tipo SOL.
Nosotros elegimos para nuestro piso las bombillas inteligentes de Philips, que se pueden configurar para que la intensidad de la luz cambie poco a poco a medida que avanza el día.
La aplicación de Philips tiene estilos preconfigurados para leer o concentrarse, e incluso puedes encender luces que te activen. Que la luz favorece el trabajo y el aprendizaje lo confirman numerosos estudios universitarios sobre la influencia de la luz en el rendimiento de los estudiantes.
Aunque con Lukáš vivimos en un piso muy luminoso, con toda una pared acristalada, algunos días —sobre todo en invierno— aquí también se hace bastante de noche. Además, las bombillas inteligentes son absolutamente ideales para la noche.
El último año por la noche nos iluminábamos solo con velas como parte de la higiene del sueño, pero las bombillas inteligentes saben adaptarse y por la noche dan solo una luz tenue que no interfiere en tu preparación para dormir. Una buena higiene del sueño y un descanso de calidad son fundamentales para tu productividad y tu creatividad.
También es importante la fuente de luz bien elegida: durante el día deberías iluminar desde el techo, que es lo más adecuado para trabajar en casa.
Al caer la tarde deberías pasar a una iluminación puntual con lámparas y lamparitas. Por la noche la luz debería venir idealmente desde abajo; eso aún no lo hemos resuelto, pero usamos farolillos para ello. Si quieres dar al espacio un brillo y una elegancia únicos, opta por lámparas de cristal.
Te recomiendo leer sobre este tema el libro: Por qué dormimos
6) Cómo elegir un escritorio para trabajar desde casa
Para nosotras, las mujeres, es importante el diseño; para los hombres, la funcionalidad. Para elegir el escritorio adecuado, tendrás que combinar ambos enfoques. El aspecto del escritorio tendrá un peso distinto para cada uno, pero si eres de los que les importa cómo lucen las cosas en su casa, no deberías bajar el listón. Quizá tardes más en encontrarlo. También trabajando debes sentirte bien.
Pero, al mismo tiempo, nunca deberías comprar un escritorio de trabajo solo por su aspecto. Es importante que las piernas te quepan cómodamente debajo y que la superficie de trabajo sea lo bastante amplia para tener ahí todo lo que necesitas.
Lukáš y yo solemos tener tantas cosas encima de la mesa que, en lugar de dos escritorios, nos hicimos con una enorme mesa de comedor. Así al menos en el piso tenemos sitio para el piano y para el tocador. Además, eso nos obliga a mantener la rutina diaria.
7) Cómo elegir una silla para el trabajo remoto
Si trabajas 40 horas a la semana, pasarás aproximadamente 1.900 horas al año sentado. Por eso, quien monta su espacio de trabajo remoto no debería tener miedo de invertir en una silla de calidad.
Es una de las cosas que sinceramente espero con ganas para cuando Lukáš y yo vivamos en una casa.
¿Qué debería tener una buena silla?
- Soporte para la zona lumbar
- Muchas partes ajustables – cada cuerpo es distinto, por eso una buena silla de oficina tiene entre 5 (e incluso hasta 14) partes diferentes que se pueden ajustar y regular
- Material transpirable – evita por completo cualquier cosa que sea o parezca piel; en una silla así, como mínimo en verano se te sudará el trasero y, en el peor de los casos, te saldrá un sarpullido. Apuesta por un material que respire.
8) Cómo obligarte a sentarte recto
Si me preguntas por una sola cosa en la que realmente invertiría desde el principio, te recomiendo un soporte para el portátil. Estos soportes son populares sobre todo entre los nómadas digitales, pero creo que deberían adoptarlos todos los que trabajan con un portátil.
Los dos tenemos soportes BASE12.
Los nómadas digitales adoramos la libertad que da trabajar desde un portátil, pero nuestra espalda detesta los portátiles. Trabajar en un portátil nos obliga a encorvarnos sobre el ordenador.
Al poner la pantalla del portátil a la altura de los ojos, no solo te obliga a sentarte recto, sino que también reduce la fatiga visual y los dolores de cabeza. Además, al estar el portátil elevado se recalienta bastante menos, algo que agradecerán todos los que editan vídeos o retocan fotos.
Con el soporte es necesario hacerse también con un ratón y un teclado externos. Yo me compré directamente el set. El soporte está pensado para nómadas digitales, así que apenas pesa nada. Eso sí, necesitas algo más de espacio en la mesa, así que tenlo en cuenta si vas a comprar también un escritorio.
9) Cómo combatir los dolores de cabeza
Cuando en los últimos meses tuve que gestionar una situación de crisis y trabajar incluso 14 horas al día, sufría unos dolores de cabeza insoportables. Estoy acostumbrada a los dolores de cabeza, normalmente los tengo por el ordenador, pero esta vez, si no hubiera sabido que era por el ordenador, casi me habría empezado a preocupar por mi salud.
Ya lo tenía tan mal que por la mañana miraba la pantalla y el dolor llegaba al instante. Así que nos decidimos por una inversión que llevábamos tiempo pensando con Luky: nos compramos gafas para trabajar con el ordenador que bloquean la luz azul. Desde que las tengo, ¡no me ha vuelto a doler la cabeza!
Yo uso para el día a día las GUNNAR Gunmetal con cristales claros (bloquean el 30 % de la luz azul) y para la noche las GUNNAR Gunmetal con cristales ámbar (bloquean el 70 % de la luz); Luky se hizo con las DEV1S Cyclops.
10) Cómo combatir los dolores de espalda
Trabajar desde casa a menudo significa que no sales de casa en todo el día. Sobre todo si no tienes perro, fuera hace mal tiempo y en casa hay comida. Pero el ser humano no está programado para pasarse el día sentado, y eso no es nada sano para nuestro cuerpo.
Aunque te parezca que no te afecta, los problemas pueden llegar tranquilamente con medio año o un año de retraso. Y entonces se hacen notar a lo grande.
Por eso te recomiendo incluir el movimiento como parte obligatoria de tu jornada laboral. Nosotros salimos a pasear tres veces al día durante 30 minutos y a mitad de jornada hacemos yoga u otro ejercicio.
Si te interesa el yoga, te recomiendo la aplicación Down Dog, con la que Lukáš y yo practicamos desde hace ya año y medio. Puedes elegir la duración de la sesión y la zona que quieres trabajar.
Sé que algunos pensaréis que pasear es una pérdida de tiempo. ¿Y sabías que muchos empresarios de éxito como Steve Jobs salían a caminar porque pasear al aire libre estimula las ideas?
Por mi parte puedo decir que nuestros paseos no solo nos despejan la cabeza, sino que a menudo se me ocurren soluciones a problemas sobre los que llevaba horas dándole vueltas.
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