Zakládáte firmu a řešíte dilema: pronajmout si kancelář za 15 000 Kč měsíčně, nebo si vystačit s virtuálním sídlem za 200 Kč? Toto rozhodnutí může ovlivnit váš cash flow na celé měsíce.
Krom toho může mít vaše rozhodnutí zásadní dopad také na důvěryhodnost v očích klientů a vaši osobní flexibilitu.
Pojďme si to rozebrat.
Potřebujete sídlo firmy, ale nechcete vyhazovat peníze oknem
Podle platné české legislativy musí mít každá společnost zapsané sídlo – tedy adresu, kde ji oficiálně „najdete“. A tady přichází první dilema:
„Mám si pronajmout kancelář, nebo to vyřešit levněji přes virtuální sídlo?“
Na začátku podnikání může být každá tisícikoruna rozhodující. Nájem kanceláře, kauce, energie, vybavení, úklid… . Najednou zjišťujete, že fixní náklady vám dýchají na krk dřív, než vůbec vyděláte první větší částku.
Pro ilustraci: průměrná cena za pronájem kanceláře v ČR je přibližně 311 CZK/m²/měsíc. Ceny se samozřejmě liší v závislosti na lokalitě, kvalitě a velikosti prostor. Kromě měsíčního nájemného je třeba počítat také s náklady na energie a služby, které mohou být účtovány samostatně.
A přitom – pracujete doma, schůzky máte online a se zákazníky si voláte. Tak k čemu vám bude kancelář?
Fyzická kancelář může být zbytečný luxus
Než si ji pořídíte, položte si pár jednoduchých otázek:
- Chodí za vámi klienti pravidelně osobně?
- Potřebujete reprezentativní prostory na schůzky?
- Máte tým, který potřebuje být fyzicky spolu?
- Vyžaduje váš obor specifické vybavení, které nemůžete mít doma?
Pokud jste na většinu odpověděli ne, pravděpodobně kancelář nepotřebujete.
A teď si představte druhou variantu…
Virtuální sídlo jako chytré a legální řešení
Virtuální sídlo je adresa, kterou si pronajmete pouze pro účely zápisu v obchodním rejstříku. Nepotřebujete fyzicky v dané budově sedět. Vaše pošta je přebírána, skenována nebo přeposílána. Vy se můžete věnovat podnikání – klidně z kavárny nebo z domova. Podívejte se třeba na webe mojesidlo.cz, kde si můžete vybrat z různých variant virtuálních sídel podle lokality i ceny.
Výhody virtuálního sídla:
- Nízké náklady – měsíčně často zaplatíte jen pár stokorun
- Prestižní adresa – mnohé firmy nabízejí adresy v centrech velkých měst
- Žádné starosti s provozem kanceláře – úklid, energie, opravy, nájemní smlouvy
- Flexibilita – pracujete odkudkoliv, firma ale má stabilní sídlo
A navíc – když chcete růst nebo změnit lokalitu, změna virtuálního sídla je levnější a rychlejší než hledání nové kanceláře.
Modelový příbeh: Jak se rozhodl Honza?
Honza je grafik na volné noze. Nejdřív podnikal jako OSVČ z domova. Při zakládání s.r.o., řešil otázku sídla. Bál se, že virtuální sídlo nebude působit důvěryhodně. Nakonec ale našel poskytovatele, který mu nabídl adresu v centru Brna.
Získal profesionální dojem – a přitom nemusel opustit svou pracovnu doma. Dnes má klienty po celé republice a ušetřené peníze investuje do marketingu.
Jeho verdikt?
„Virtuální sídlo mi zachránilo desítky tisíc korun ročně. A ještě jsem díky tomu působil jako větší hráč, než jsem ve skutečnosti byl.“
Praktické tipy: Jak vybrat správné virtuální sídlo?
Pokud se rozhodnete jít cestou virtuálního sídla, tady je několik zásad:
- Zkontrolujte, co služba obsahuje.
Někde dostanete jen adresu, jinde i příjem pošty, skenování, notifikace nebo vlastní schránku. - Ověřte si, zda poskytovatel má souhlas vlastníka budovy.
Bez toho vám sídlo nemůže být zapsáno do obchodního rejstříku. - Zvažte lokaci.
Adresa v centru města může zlepšit dojem na klienty. Ale pozor – známé „sídla pro 500 firem“ mohou působit podezřele. IT firma Imper analyzovala 100 nejčastějších sídel celkem 90 tisíců subjektů. - Dbejte na zabezpečení pošty.
Zeptejte se, kdo bude mít přístup k vaší korespondenci a jak bude chráněna. - Podívejte se na recenze.
Reference jiných podnikatelů vám napoví, jak je firma spolehlivá.
A kdy naopak fyzická kancelář dává smysl?
Virtuální sídlo není všelék. V určitých případech se klasické kanceláři nevyhnete:
- Potřebujete stabilní místo pro větší tým
- Chcete pravidelně pořádat schůzky, workshopy, konzultace
- Váš obor vyžaduje fyzickou přítomnost (např. právní služby, účetnictví, zdravotnické obory)
V takovém případě se dá jít cestou kompromisu – coworking, nebo sdílené kanceláře. Tam máte zázemí, ale bez nutnosti vázat se dlouhodobě a platit vysoký nájem.
Shrnutí: Co je výhodnější právě pro vás?
Rozhodnutí záleží na vašem stylu podnikání, potřebách a rozpočtu. Pokud:
- pracujete sami nebo malým týmem,
- nepořádáte často osobní schůzky,
- chcete ušetřit a být flexibilní,
pak je virtuální sídlo ideální volba.
Naopak pokud:
- potřebujete denně fungující pracovní prostředí,
- budujete tým nebo provozovnu,
- kladete důraz na osobní kontakt s klienty,
pak se vám investice do fyzické kanceláře může vyplatit.
Závěrečné doporučení
Než se rozhodnete, zkuste si udělat jednoduchý přehled:
| Kritérium | Virtuální sídlo | Fyzická kancelář |
| Cena | Nízká | Vysoká |
| Flexibilita | Vysoká | Nízká |
| Reprezentativnost | Záleží na adrese | Vysoká (ale drahá) |
| Možnost osobních schůzek | Omezená | Plná |
| Požadavky zákona | Splňuje | Splňuje |
Mějte na paměti, že rozhodnutí mezi virtuálním sídlem a kanceláří není definitivní. Začněte s virtuálním sídlem, ušetříte desítky tisíc korun ročně a když firma poroste, vždy můžete upgradovat. Důležité je začít – nemít od začátku fixní řešení.
