A járvány idején sokan hirtelen otthon találták magukat, és gyorsan meg kellett tanulniuk azt, amit mi, szabadúszók és digitális nomádok évek óta csiszolunk – hogyan végezzük hatékonyan a home office munkát otthonról.
Sokan rájöttek, hogy otthon dolgozni sokkal nehezebb lehet, mint az irodában. Nem egyszer előfordul, hogy ránézel az órára, dél van, te pedig még bele sem kezdtél a munkába, máris azon kell gondolkodnod, mit fogsz ebédre enni.
Ha a párod mellett gyerekek is vannak otthon, szinte lehetetlennek tűnik az otthoni munka, és a nyolc óra helyett reggeltől estig ülsz a gép előtt – anélkül, hogy bármit is elvégeztél volna.
Összegyűjtöttem néhány bevált tippet, amelyek kellemesebbé teszik az otthoni munkát, és segítenek abban, hogy hatékonyabban dolgozz.
Kell-e rutin a home office-hoz?
Nem tudom, a legtöbb ember miért gondolja, hogy otthon dolgozni azt jelenti, akkor dolgozol, amikor csak kedved tartja. Aki sikeres szabadúszó vagy digitális nomád akar lenni, annak szigorúnak kell lennie önmagához.
Sokkal jobban kell tudnia beosztani az idejét, és nem megszegni a saját rutinjait. Ha ugyanis „akkor dolgozol, amikor csak akarsz”, valószínűleg azt fogod tapasztalni, hogy egész nap csinálsz valamit, de egyetlen feladatot sem fejeztél be!
1) Alakíts ki munka–otthon rutint
Érdemes keretek közé szorítani a munkaidőt. Mindenki másképp csinálja. Egyszer hallgattam egy podcastet egy lánnyal, aki reggel felkel, felöltözik, mintha munkába menne, leül az íróasztalhoz, és amikor végzett, átöltözik otthoni ruhába. Ez segít neki keretek közé szorítani azt az időt, amikor dolgozik.
Nálunk Lukáššal a „tiszta asztal” rutinja működik. Ez azt jelenti, hogy amikor befejezzük a munkát, rendet rakunk a munkakörnyezetben. A laptopokat elpakoljuk a táskákba, még akkor is, ha tudjuk, hogy másnap ugyanoda tesszük vissza.
Aztán megyünk edzeni, és ezzel véget ér a munkanap. Én minden nap öt és hat óra között szoktam edzeni.
2) Tanulj meg bánni az időddel és a prioritásaiddal
Ne bízd a fejedre. Soha. Délután tiszta fejjel kell felállnod a géptől, azzal a tudattal, hogy másnapra semmit sem kell fejben tartanod, mert minden feladatot leírtál.
Alapszabályok a hatékony munkához
- Írd le az ötleteidet és feladataidat
- A beérkező leveleket kezeld naponta, ne halogasd
- Tűzz ki fő célokat minden napra
- Mindig egyetlen feladaton dolgozz, soha ne többön egyszerre
- Vezess egyszerű to-do listákat (elvégzendő feladatok listáit)
Számos módszer, technika és rendszer létezik arra, hogyan tartsd rendben a feladataidat és projektjeidet. Ha belemerülsz a produktivitásról szóló könyvekbe, ezrével találsz belőlük. A legfontosabb azonban az, hogy olyan rendszert találj, amely érted dolgozik, nem pedig te érte.
A rendszerednek a lehető legegyszerűbbnek és leghatékonyabbnak kell lennie. Nekem személy szerint a Bullet Journal módszer működik a legjobban, ebben vezetem az összes projektet és a napi teendőket is. Annyira egyszerű, hogy egyik napról a másikra be tudtam vezetni. A Bullet Journal mellett használok még egy klasszikus határidőnaplót és a Notion alkalmazást a csapatprojektek vezetéséhez.
A magam részéről ezeket a könyveket ajánlom olvasásra
- David Allen: Hatékonyságnövelés stresszmentesen (Getting Things Done)
- Ryder Carroll: A Bullet Journal módszer
- Timothy Ferriss: A titánok eszközei (Tools of Titans)
3) Hogyan ne vonjanak el a közösségi hálók
Szinte mindenki megrémül, amikor a telefonja statisztikáiból megtudja, hány órát tölt naponta az Instagramon.
A 2 óránál több már sok, még akkor is, ha közösségimédia-kezelésből élsz – nekem például átlagosan napi 1,5 óra, és ebből élek (közösségimédia-menedzserként). Az ismerőseim, akik nem ebből élnek, gyakran akár napi 5 órát is töltenek az Instagramon.
Mindegy, mit csinálsz a szabadidődben, de ha úgy érzed, hogy a közösségi hálók a munkaidődbe is beleszólnak, itt az ideje tenni ellene:
Tippjeim a közösségi hálókon töltött idő kordában tartására
- Napközben a telefonom nincs a gép mellett, sem karnyújtásnyira. Igen, ha valaki hív, egyszerűen felállok és odamegyek érte. Ez egészséges a testednek. Próbáld meg pár lépésre tenni a géptől, és talán rájössz, mekkora késztetést érzel arra, hogy folyton a kezedbe vedd.
- Pontosan meghatározott időm van arra, mikor nézem a közösségi hálókat. Amikor rámegyek, nem furdal a lelkiismeret, olvasgatok, nevetek egyet, válaszolok az üzenetekre.
- Ha munka miatt kell a közösségi hálókra mennem, igyekszem maximálisan a kezelésükre szolgáló eszközöket használni – például a Facebook Creator Studiót, ahonnan a FB- és Instagram-posztokat ütemezem. Az Instagramra így többnyire csak az Instagram Stories tervezése miatt megyek, és nagyon vigyázok, nehogy elmerüljek a saját feedemben.
A produktivitás gyakran jó adag önuralmat jelent. Mindig arra gondolok, hogy a technológiának minket kell szolgálnia, nem fordítva.
Annak köszönhetően, ahogyan a technológiához és a közösségi hálókhoz viszonyulok, rengeteg időm marad offline tevékenységekre, és nyugodtan végzem a munkámat.
A probléma megoldásának első lépése az, hogy beismered: van problémád. Ha tudod, hogy ezzel gondod van, ajánlom Cal Newport: Digitális minimalizmus című könyvét.
4) Hogyan ne töltsd a nap felét evéssel
Első ránézésre mosolyogtató téma, pedig ez az egyik olyan dolog, amivel otthon folyamatosan küzdöttünk. Tavaly rájöttünk, hogy a főzéssel és az evéssel gyakran napi 2-3 órát is eltöltünk.
Ez azért volt, mert előbb megvitattuk, mit fogunk főzni. Aztán hogy mi hiányzik hozzá, tehát mit tudunk egyáltalán elkészíteni, végül pedig hogy melyikünk főzze meg. Ma már ez megoldott.
Hogy ne derüljön ki, hogy nincs otthon hozzávaló, egy hétre előre megtervezzük az étrendet, vasárnap pedig online, egy házhozszállító boltból (nálunk otthon jól bevált a heti nagybevásárlás) megrendeljük a hozzávalókat az egész hétre, vagy elmegyünk bevásárolni. A főzésben aztán Lukáššal felváltva veszünk részt.
Amikor túl sok a munka, általában ételfutár-szolgáltatással (nálatok Wolt, Foodora) oldjuk meg. Ha Lukáš nincs itthon, egyszerűen valami gyorsat készítek magamnak.
Mennyire fontos a környezet, amiben dolgozol?
A magam részéről elmondhatom, hogy a kellemes munkakörnyezet számomra a legfontosabb, de sokáig próbáltam bebeszélni magamnak, hogy tulajdonképpen mindegy, honnan dolgozom.
Amikor például ránézek az idei Bullet Journalomra és határidőnaplómra, és összehasonlítok két portugáliai hetet két spanyolországi héttel, hihetetlen különbséget látok.
Portugáliában a Bullet Journal szerint napi 10 feladatot végeztem el, és még maradt idő a kedvenc tevékenységeimre, mint a reggeli tetőn végzett jóga vagy a tengerparti kirándulások, sikerült főznünk és sorozatot néznünk is. Spanyolországban viszont látszik, hogy valami nem stimmelt: néha teljesen hiányoznak a bejegyzések, és csak napi 2-3 feladatot teljesítettem, nem sokat kirándultunk, és sokkal gyakrabban rendeltünk ételt.
Miben volt ekkora különbség? A munkakörnyezetben.
A portugáliai házikónk mintha csak a munkára teremtődött volna: gyönyörűen világos volt, nagyon kényelmes székekkel, asztallal, ugyanakkor kifejezetten kellemes hely a kikapcsolódásra is. Szívesen töltöttük benne az időt.
A spanyolországi lakásunk ugyan nem volt rossz, de sokkal sötétebb volt, nagyon kényelmetlen székekkel és egy billegő asztallal. A berendezése régebbi volt, és nehezebben tudtunk benne pihenni, sokkal szívesebben töltöttük az időt odakint.
Miért mesélem ezt el? Azért, mert ahhoz, hogy hatékonyan tudj otthon dolgozni, olyan munkahelyet kell kialakítanod, ahol jól érzed magad.
5) A produktivitáshoz a legfontosabb a jó minőségű fény
Bármilyen banálisan hangzik is, a legfontosabb, amit mindenkinek meg kellene oldania otthon, az a világítás.
Köztudott, hogy a munka közbeni rossz megvilágítás negatívan hat a lelki és testi egészségünkre: szemfáradtságot, fejfájást, kimerültséget, valamint stresszt és szorongást okoz a munkakörnyezetben.
Számos tanulmány bizonyítja, hogy a megfelelő megvilágítás fokozhatja a produktivitást és javíthatja a hangulatunkat (a fény hangulatra gyakorolt hatásáról bővebben itt olvashatsz).
Egész nap úgy kellene világítanunk, hogy az támogassa a cirkadián ritmusunkat. A munkához a legjobb a természetes fény, ezért otthonod legvilágosabb helyiségében dolgozz, lehetőleg ablak közelében. De mi van akkor, ha nincs ilyen lehetőséged, vagy kicsik az ablakaid?
A legjobb, ha olyan izzóid vannak, amelyek a lehető legjobban szimulálják a napfényt. A sötét szobákba szerezz be NAP típusú lámpát, például a SPIKE csillárt.
Mi a lakásunkba a Philips okos izzóit választottuk, amelyeket úgy lehet beállítani, hogy a fény intenzitása fokozatosan változzon a nap előrehaladtával.
A Philips alkalmazásában előre beállított módok vannak olvasáshoz vagy koncentráláshoz, sőt olyan fényt is bekapcsolhatsz, amely felpörget. Azt, hogy a fény támogatja a munkát és a tanulást, kutatások is megerősítik – például a prágai műszaki egyetem egy egész éven át vizsgálta a fény hatását a diákok teljesítményére (forrás).
Lukáššal ugyan egy nagyon világos lakásban lakunk, ahol az egyik fal teljesen üvegezett, de bizonyos napokon – főleg télen – itt is elég sötét van. Ráadásul az okos izzók estére tökéletesek.
Az elmúlt évben este alvási higiénia miatt csak gyertyákkal világítottunk, az okos izzók viszont képesek alkalmazkodni, és este csak tompított fénnyel világítanak, így nem zavarják meg az elalvásra való felkészülést. A helyes alvási higiénia és a minőségi alvás kulcsfontosságú a produktivitásod és kreativitásod szempontjából.
Fontos a jól megválasztott fényforrás is: napközben a mennyezeti világítást érdemes használni, ez a legalkalmasabb az otthoni munkához.
Estefelé pedig érdemes áttérni a pontszerű megvilágításra lámpák és asztali lámpák segítségével (mi ezt a lámpát szereztük be). Este a fény ideális esetben már alulról jönne, ezt még nem oldottuk meg, de kis lámpásokat használunk hozzá. Ha egyedi ragyogást és eleganciát szeretnél adni a térnek, válassz kristálylámpákat.
Ehhez a témához ajánlom Matthew Walker: Aludj! című könyvét.
6) Hogyan válassz asztalt az otthoni munkához
Nekünk, nőknek a design fontos, a férfiaknak inkább a funkcionalitás. Ahhoz, hogy jó munkaasztalt válassz, mindkét szempontot érdemes ötvözni. Az asztal külseje mindenkinél más súllyal esik latba, de ha adsz arra, hogy néznek ki a dolgok a lakásodban, ne engedj az elvárásaidból. Legfeljebb tovább keresgélsz. Munka közben is jól kell érezned magad.
Ugyanakkor soha ne csak a külseje alapján vásárolj munkaasztalt. Fontos, hogy kényelmesen elférjenek alatta a lábaid, és a munkafelület elég széles legyen ahhoz, hogy minden ráférjen, amire szükséged van.
Lukáššal általában annyi holmi van az asztalon, hogy két munkaasztal helyett egyetlen hatalmas étkezőasztalt szereztünk be. Legalább a lakásban marad hely a zongorának és a kozmetikai asztalkának. Ráadásul ez arra kényszerít minket, hogy tartsuk a napi rutinunkat.
7) Hogyan válassz széket a home office-hoz
Ha heti 40 órát dolgozol, évente hozzávetőleg 1900 órát töltesz üléssel. Aki home office-t rendez be, ne féljen egy minőségi székbe fektetni.
Ez az egyik dolog, amire őszintén várom, hogy amikor majd Lukáššal házban lakunk, megvalósíthassuk.
Mit tudjon egy jó szék?
- Deréktámaszt
- Sok állítható elemet – minden test más, ezért egy minőségi irodai szék 5-től (akár 14-ig) különféle állítható és beállítható elemmel rendelkezik
- Légáteresztő anyagot – mindenképp kerülj mindent, ami bőr vagy bőrre emlékeztet, egy ilyen széken nyáron legalábbis kiizzad az ülepd, rosszabb esetben kiütést kapsz tőle. Válassz olyan anyagot, ami szellőzik.
TIPP: Hogyan világítsd meg az otthoni munkasarkot, hogy jól tudj dolgozni?
8) Hogyan kényszerítsd magad egyenes ülésre
Ha egyetlen dologról kérdezel, amibe már a kezdetekkor is szívesen fektetnék, az egy laptopállvány. Ezek az állványok főleg a digitális nomádok körében népszerűek, de szerintem mindenkinek be kellene szereznie, aki laptopon dolgozik.
Mindkettőnknek van BASE12 állványa.
Mi, digitális nomádok imádjuk a szabadságot, amit a laptopról való munka ad, de a hátunk ki nem állhatja a laptopokat. A laptopon való munka ugyanis arra kényszerít minket, hogy a gép fölé görnyedjünk.
Azzal, hogy a laptop kijelzőjét szemmagasságba emeled, nemcsak egyenes ülésre kényszerülsz, de csökkented a szemfáradtságot és a fejfájást is. Ráadásul a magasban lévő laptop érezhetően kevésbé melegszik túl, amit minden videovágó és fotószerkesztő értékel majd.
Az állványhoz külső egeret és billentyűzetet is be kell szerezni. Én rögtön egy szettet vettem. Az állvány digitális nomádoknak készült, így szinte semmit sem nyom. Az asztalon viszont egy kicsivel több helyre van szükséged, ezt vedd figyelembe az asztal esetleges beszerzésekor is.
9) Mit tegyél a fejfájás ellen
Amikor az elmúlt hónapokban egy vészhelyzetet kellett kezelnem, és akár napi 14 órát is dolgoznom kellett, elviselhetetlen fejfájásaim voltak. Hozzászoktam a fejfájáshoz, a géptől megszokott, de akkor, ha nem tudtam volna, hogy a géptől van, talán már aggódni kezdtem volna magamért.
Már olyan szörnyű volt, hogy reggel ránéztem a monitorra, és azonnal jött a fájdalom. Ekkor rászántuk magunkat egy beruházásra, amin Lukyval már régóta gondolkodtunk: beszereztünk egy kékfényszűrős monitorszemüveget. Amióta megvan, nem fáj a fejem!
Nekem nappali viseletre a GUNNAR Gunmetal világos lencséjű modellem van (a kék fény 30%-át szűri), estére pedig a GUNNAR Gunmetal borostyán lencséjű (a fény 70%-át szűri), Luky pedig a DEV1S Cyclopsot szerezte be.
10) Mit tegyél a hátfájás ellen
Az otthoni munka gyakran azt jelenti, hogy egész nap ki sem mozdulsz otthonról. Főleg, ha nincs kutyád, kint pocsék az idő, otthon meg van mit enni. Az ember azonban nem arra van programozva, hogy folyton csak üldögéljen, és ez egyáltalán nem egészséges a testünknek.
Bár úgy tűnhet, hogy nincs semmi bajod, a problémák nyugodtan jöhetnek fél- vagy egyéves késéssel. És akkor aztán jönnek is – nagyban.
Ezért azt ajánlom, hogy a mozgást tedd a munkanapod kötelező részévé. Mi naponta háromszor megyünk 30 perces sétára, a nap közepén pedig jógázunk vagy más gyakorlatokat végzünk.
Ha érdekel a jóga, ajánlom a Down Dog alkalmazást, amellyel Lukáššal már másfél éve gyakorlunk. Beállíthatod a gyakorlás hosszát és azt is, melyik testrészt szeretnéd megdolgoztatni.
Tudom, hogy néhányan most azt gondolják, a séta időpocsékolás. De tudtad, hogy számos sikeres vállalkozó, például Steve Jobs is sétálni járt, mert a friss levegőn tett séta ötleteket ébreszt?
A magam részéről elmondhatom, hogy a sétáink nemcsak kitisztítják a fejünket, hanem gyakran séta közben jutnak eszembe olyan problémák megoldásai, amelyeken órákon át gondolkodtam.
