Am fost mereu obișnuiți să lucrăm singuri și ne descurcam cu carnețele și e-mailul. Odată cu dezvoltarea firmei nanoSPACE și a agenției noastre LK MEDIA, echipa ne-a crescut literalmente peste noapte la aproape zece oameni, iar managementul de proiecte a devenit imediat un coșmar.

O vreme am căutat și am testat diverse unelte (de la Trello, la Asana și până la Basecamp), dar în cele din urmă ne-am oprit la cehescul Freelo, unde plătim deja de patru ani tarife pentru echipe.

Ce este Freelo

Nu voi minți – cu conducerea oamenilor am avut mereu o problemă, iar cu cât suntem mai mulți, cu atât mă descurc mai greu. De aceea apreciez și încerc fiecare unealtă care ni se oferă să ne ajute 😅. Am testat deja zeci dintre ele, iar Lucka (soția și partenera mea de afaceri) este pe bună dreptate frustrată de asta. Din fericire, ne-a ieșit în cale Freelo.

Freelo s-a dovedit până la urmă cea mai bună unealtă online pentru management proiecte într-o echipă mică. Una mai bună nu am descoperit. Colaborarea în echipă este datorită lui mai simplă și mai clară, iar anxietatea mea legată de conducerea a zeci de proiecte s-a redus considerabil.

Freelo este o unealtă online care poate fi folosită oriunde. Funcționează excelent pe desktop și se poate controla decent și din aplicația mobilă.

La ce servește Freelo?

Freelo este o unealtă care ușurează și eficientizează managementul de proiecte. Permite crearea de proiecte de lucru și împărțirea lor ulterioară în sarcini și subsarcini. După atribuirea unei sarcini concrete, fiecare din echipă știe exact ce are de făcut pe proiectul respectiv.

Freelo ne ușurează viața și nouă, șefilor – avem o imagine perfectă asupra a ceea ce se întâmplă în firmele noastre și în ce fază se află îndeplinirea sarcinilor și a proiectelor.

🚨 Datorită Freelo nimeni nu uită de termene, nu apar întârzieri în îndeplinirea sarcinilor (dacă ești suficient de atent 😎) și nicio informație nu se pierde.

Datorită Freelo, angajații nu mai trebuie să caute informații și sarcini prin e-mailuri. Pentru fiecare sarcină atribuită sunt înștiințați printr-o notificare direct în platformă. Lângă sarcină găsesc în comentarii informații detaliate despre ce trebuie să facă și până la ce termen. Pentru siguranță, fiecare notificare le vine și ca înștiințare pe e-mail. Toate sarcinile sunt apoi la îndemână, la câteva clickuri distanță.

Însă Freelo nu este folosit doar de firme. Este o unealtă utilă și pentru freelanceri.

💡PONT: Freelo îl poți încerca chiar acum. Tariful de bază este complet gratuit, iar dacă ai o echipă de până la 3 persoane și conduci maximum 3 proiecte, va fi gratuit pentru totdeauna. 😎

Avantaje și dezavantaje Freelo

Începem cu avantajele:

• ✅ Freelo este unul dintre cele mai bune software-uri pentru management de proiecte în general.
• ✅ Nenumărate funcții utile care ușurează managementul de proiecte – proiecte, sarcini, subsarcini, notificări, rapoarte detaliate, situații financiare, timetracking și multe altele.
• ✅ Interfață foarte clară și prietenoasă, în care chiar oricine învață să lucreze.
• ✅ Destule tarife din care să alegi + tarif de bază complet gratuit.
• ✅ Unealtă cehească optimizată pentru localizare.
• ✅ Posibilitatea de integrare cu o mulțime de aplicații și servicii terțe.

M-am gândit mult, dar niciun dezavantaj nu am putut născoci 😅. Cineva ar putea considera un dezavantaj limitarea la doar 3 proiecte în tariful Free, dar cu asta trebuie să te împaci, întrucât este un tarif complet gratuit.

Prezentarea funcțiilor Freelo

Freelo chiar știe să facă multe.

Managementul proiectelor

Funcția de bază a Freelo este conducerea proiectelor. După crearea unui proiect nou, poți invita colaboratorii care vor lucra la el și apoi le poți atribui sarcini individuale împreună cu termene.

Proiectele au mai multe moduri de vizualizare – poți afișa sarcinile fie pe rânduri, fie pe coloane.

Pe fiecare din echipă îl înștiințează mereu o notificare la atribuirea unei sarcini noi, precum și o înștiințare pe e-mail. În comentariile fiecărei sarcini poți instrui colaboratorii în detaliu despre cum să procedeze în muncă și poți încărca și fișiere suplimentare.

Întregul management de proiecte este datorită Freelo mult mai eficient. Fiecare știe ce are de făcut, cum să facă și până când. Eu am un control perfect asupra a tot ce se întâmplă – la fiecare sarcină văd cine este responsabil de îndeplinirea ei (și pe cine, eventual, să cert sau să laud).

Notificări

Freelo știe să trimită notificări chiar despre orice. Configurarea inițială durează o vreme, pentru că vei descoperi treptat despre ce vrei să fii informat imediat și despre ce nu. Poți, de exemplu, să filtrezi cele mai puțin importante și să te lași înștiințat doar despre chestiunile mai importante.

În plus, Freelo trimite și rezumate periodice ale tuturor evenimentelor tuturor celor care participă la proiectul respectiv. Poți primi rapoarte orare sau zilnice.

Depozit de fișiere pentru proiect

Pentru fiecare proiect ai la dispoziție și un depozit de fișiere bine organizat. Astfel, toate documentele sau analizele importante îți sunt la îndemână. Nu trebuie să te gândești cărui proiect aparține un document, iar fișierele nu ți se amestecă niciodată între diferite proiecte.

În depozit poți lucra și cu servicii precum OneDrive sau Google Drive și altele asemenea.

Coloane/rânduri Kanban

Sarcinile individuale din cadrul proiectelor le poți afișa exact după nevoie. Acest lucru este posibil datorită coloanelor metodice Kanban To-Do, In-Progress și Done. Astfel, imaginea de ansamblu asupra a ceea ce e gata și a ce mai trebuie făcut nu reprezintă nici cea mai mică problemă.

Mind map – imaginea de ansamblu asupra proiectului

Poți descompune proiectul într-o formă ierarhică clară. Ți se afișează un arbore, de la cele mai mari și mai importante sarcini până la cele mai mici subsarcini. Astfel vei avea o imagine perfectă asupra faptului dacă nu cumva ai uitat vreo sarcină din cadrul proiectului.

Setarea drepturilor

Fiecărui colaborator îi poți seta accesul doar la sarcinile la care trebuie să lucreze.

Calendar de planificare

Calendarul de planificare îți permite, la rândul lui, să setezi ușor și rapid un termen pentru fiecare sarcină. Acest calendar este apoi disponibil tuturor celor care participă la proiectul respectiv. Astfel pot vizualiza ușor, și în format grafic, ce trebuie făcut până când și cine ce are de făcut.

Situații și rapoarte financiare

Pentru fiecare proiect poți seta și bugetul lui. Apoi poți afișa comod cheltuielile totale pentru toate proiectele tale. Bugetul proiectului respectiv îl vei avea mereu sub ochi. Din bugetul total inițial vor fi scăzute finanțele deja cheltuite. Astfel vei avea o imagine clară și asupra situației financiare a proiectului tău – cât ai cheltuit sau, dimpotrivă, cât ai câștigat.

Timetracking

Ai grijă ca la îndeplinirea sarcinii colaboratorii tăi să pornească funcția timetracking. Aceasta le cronometrează timpul petrecut asupra unei sarcini. Dacă introduci în Freelo tariful lor orar, obții imediat și o imagine asupra cât te-a costat îndeplinirea sarcinii respective de către angajat.

În cadrul Freelo există posibilitatea de a seta și tariful orar și de a factura direct din Freelo, de exemplu prin vyfakturuj.cz, unde Freelo oferă integrare.

Șabloane

Șabloanele Freelo permit păstrarea proceselor de lucru și a instrucțiunilor, care ușurează și mai mult munca ulterioară. Poți apoi delega munca și către colegi mai puțin experimentați, care la îndeplinirea sarcinii vor proceda exact după șablon. Sau poți simplifica, cu ajutorul unui șablon, crearea repetată a unor proiecte similare (de exemplu listarea produselor pe un magazin online). În șablon se poate seta, pe lângă proces, și intervalul de timp în care sarcina ar trebui îndeplinită.

Notițe de echipă

O funcție utilă sunt și notițele de echipă. Sub aceste notițe se poate discuta la fel ca sub sarcinile atribuite. Astfel servesc la notarea unor notițe importante de firmă sau a unor procese și instrucțiuni de lucru.

Interfața Freelo

Funcțiile le cunoaștem deja, hai să ne uităm acum și la cum arată interfața de utilizator Freelo.

Dashboard

După conectare, fiecare utilizator ajunge în Dashboard-ul său. Aceasta este pagina de start, o imagine de ansamblu asupra tuturor sarcinilor din toate proiectele. Dashboard-ul îl poți filtra în continuare după ce vrei să afișezi (după sarcinile atribuite ție, sarcinile pe care le-ai atribuit cuiva sau sarcinile pe care le-ai creat).

Primul lucru pe care fiecare îl vede după conectare este la ce sarcini trebuie să înceapă imediat să lucreze.

Proiecte, rapoarte și măsurarea timpului

Deasupra Dashboard-ului găsești meniul de bază – proiecte, rapoarte și măsurarea timpului.

• La proiecte vei vedea lista tuturor proiectelor la care lucrezi sau poți crea acolo un proiect complet nou.
• Sarcinile le poți adăuga fie în vizualizarea proiectului respectiv, fie cu un singur click pe butonul +, pe care îl găsești în partea stânga sus a ecranului după conectare și afișarea Dashboard-ului.
• La rapoarte te așteaptă o imagine asupra a tot ce s-a întâmplat pe proiectele tale – toate activitățile utilizatorilor sau rapoartele orelor lucrate și altele asemenea. Poți crea și diferite rapoarte.
• La măsurarea timpului poți porni cronometrul pentru munca ta asupra unei sarcini. Găsești aici și o imagine asupra tuturor orelor deja lucrate.

Notificări, utilizatori, calendar de planificare, căutare, profil

• La notificări găsești toate înștiințările despre sarcini și activitățile care au avut loc în legătură cu ele.
• La secțiunea utilizatori vei vedea o imagine asupra tuturor colaboratorilor și colegilor. Aici poți invita ușor un angajat nou.
• Funcția calendar de planificare am descris-o deja, ajungi în ea cu un singur click, după care poți planifica termenele sarcinilor.
• În fereastra de căutare poți găsi orice sarcină. O funcție utilă când ai o mulțime de sarcini atribuite și cauți doar una anume, la care tocmai te pregătești să lucrezi.
• Ultimul buton îți oferă un meniu prin care ajungi în profilul tău, în setările tarifului, setările plăților și datelor de facturare și altele asemenea.

Și asta e toată interfața de utilizator Freelo. Zeci de funcții utile sunt organizate clar în câteva butoane și meniuri. Totul este la îndemână, nu trebuie să dai click complicat prin nenumărate ecrane.

Tarifele Freelo

După înregistrare, oricine poate încerca Freelo în primele 14 zile gratuit. Apoi decide dacă alege unul dintre tarifele plătite sau tariful Free, care este complet gratuit. În cadrul lui poți avea însă doar 3 proiecte active, la care poți invita maximum 3 colegi. La toate tarifele plătite poți avea proiecte și invitați nelimitat. Excepție face tariful Business, unde numărul invitaților este determinat de numărul licențelor tale.

Tariful Free

• Maximum 3 proiecte active, maximum 3 invitați, spațiu de stocare 500 MB, gratuit.

Tariful Freelance 🧑‍💻

• Destinat freelancerilor.
• Proiecte nelimitate, utilizatori nelimitați, mind map, coloane și rânduri metodice Kanban, timetracking, 15 GB pentru date.
• Aproximativ 32 € lunar, plătit anual.

Tariful Team 👫

• Pentru firme mai mici.
• Tot conținutul tarifului Freelance + funcții de administrare (situații, rapoarte, gestionarea drepturilor, mai multe persoane creează sarcini sau proiecte și gestionează utilizatori – funcționează ca șefi ai diferitelor departamente), 100 GB pentru date.
• Aproximativ 72 € lunar, plătit anual.

Tariful Business 📊

• Pentru firme mai mari cu mai multe departamente.
• Tariful Team + rapoarte mai detaliate și securitate extinsă, posibilitatea integrării cu ERP-ul tău, 200 GB pentru date.
• Aproximativ 135 € lunar pentru 20 de utilizatori, plătit anual. Fiecare utilizator suplimentar + aproximativ 7 € lunar.

Tariful Enterprise 🏙️

• Pentru mari corporații.
• Utilizatori nelimitați.
• Tariful Business + integrări personalizate, automatizări, SSO, SAML, SLA, success manager, spațiu pentru date conform înțelegerii, în funcție de nevoia ta individuală.
• Aproximativ 1 600 € lunar, plătit anual.

Compatibilitatea Freelo cu alte aplicații

Freelo în sine îl poți folosi ca aplicație. În ofertă există versiunea pentru telefoane inteligente cu iOS și Android, precum și aplicația desktop pentru calculatoare. Versiunea web a aplicației este însă completă și se lucrează în ea perfect.

În ceea ce privește integrarea Freelo cu alte aplicații, posibilitățile sunt foarte largi. Freelo este compatibil cu calendarul Gmail, Google sau Outlook, cu Trello, Make, Asana, Raynet, Basecamp 2, Supportbox, Fakturoid, Vyfakturuj, iDoklad. În depozitul de fișiere poți lucra și cu servicii precum OneDrive, Google Drive sau Dropbox.

Suportul pentru clienți Freelo

Suportul pentru clienți Freelo este, de asemenea, la un nivel excelent. Dacă ai nevoie de un răspuns imediat la întrebarea ta, poți folosi linia telefonică, disponibilă în zilele lucrătoare de la 9:00 la 16:00. Dacă nu te grăbești atât de mult, poți contacta suportul prin e-mail, la care îți răspund în 24 de ore. În marea majoritate a cazurilor însă răspunsul îți vine chiar în aceeași zi lucrătoare.

Răspunsurile sunt amabile și profesioniste. Afli tot ce ai nevoie. Suportul rezolvă cu tine, cu plăcere, orice problemă.

Evaluarea finală

Pe o scară de la 1 la 10, Freelo obține un rezultat excelent – 10. Este o unealtă care îți oferă, în cadrul managementului de proiecte, o mulțime de funcții utile. Chiar și dintre cele pe care alte unelte similare nu le au deloc. Destul de importantă este, de exemplu, funcția timetracking. Aceasta, la uneltele similare, se găsește de obicei doar în tarifele plătite, iar în Freelo este disponibilă tuturor.

Un bonus este că Freelo a ieșit dintr-un atelier ceh și este astfel pe deplin optimizat lingvistic și de localizare.

Prețurile, chiar și pentru tarifele avansate, nu sunt deloc amețitoare, mai ales dacă le comparăm cu conținutul și funcțiile pe care le primești pentru ele. Excepție face doar tariful Enterprise, dar acela este destinat corporațiilor uriașe.

Concluzia noastră este așadar că am eticheta Freelo drept cel mai bun software pentru management de proiecte de pe piață.

Întrebări frecvente