🎯 Freelo: recenze českého nástroje na projektové řízení 2024

Vždy jsme byli zvyklí pracovat sami a vystačili jsme si se zápisníky a e-mailem. S příchodem rozvoje firmy nanoSPACE a naší agentury LK MEDIA se nám ale tým rozrostl doslova přes noc na téměř deset lidí a z projektového řízení se okamžitě stala noční můra.

Nějakou dobu jsme hledali a zkoušeli různé nástroje (od Trella, přes Asanu až po Bootcamp), ale nakonec jsme zakotvili u českého Freela, kde si už čtyři roky platíme týmové tarify.

Co je Freelo

Nebudu lhát – s řízením lidí jsem měl vždycky problém a čím více nás je, tím méně to zvládám. Proto oceňuji a zkouším každý nástroj, který se nám snaží pomoci 😅. Vyzkoušel jsem jich už desítky a Lucka (moje manželka a partnerka v byznysu) je z toho právem frustrovaná. Naštěstí se nám do cesty připletlo Freelo.

Freelo je nakonec nejlepší online nástroj pro projektové řízení v malém týmu. Lepší jsem neobjevil. Pracovní a týmová spolupráce je díky němu jednodušší a přehlednější, moje úzkosti z řízení desítky projektů značně menší.

Freelo je on-line nástroj, který se dá používat kdekoliv. Funguje výborně na desktopu a obstojně lze ovládat i z mobilní aplikace.

K čemu Freelo slouží?

Freelo je nástrojem, který usnadňuje a zefektivňuje projektový management. Umožňuje vytváření pracovních projektů a jejich následné dělení na úkoly a podúkoly. Po přidělení konkrétního úkolu tak každý v týmu přesně ví, co má na daném projektu zrovna dělat. 

Freelo usnadňuje život také nám šéfům – máme dokonalý přehled o tom, co se v našich firmách děje a v jaké fázi se plnění úkolů a projektů nachází. 

🚨 Díky Freelo nikdo nezapomíná na termíny, nedochází ke zpožďování v plnění úkolů (pokud si to dostatečně hlídáte 😎) a žádné informace se nikde neztrácí. 

Zaměstnanci díky Freelu nemusí hledat informace a pracovní zadání po e-mailech. Na každý přirazený úkol je upozorní notifikace přímo v platformě. Vedle úkolu najdou v komentářích detailní informace o tom, co mají dělat, a do jakého termínu to mají stihnout. Pro jistotu jim každá notifikace přijde také jako upozornění na e-mail. Veškeré úkoly má poté každý na dosah ruky na pár kliknutí.

Freelo ale nevyužívají pouze firmy. Je to užitečný nástroj také profreelancery.

💡TIP: Freelo si můžete hned teď vyzkoušet. Základní tarif je úplně zdarma a pokud máte tým do 3 lidí a řídíte maximálně 3 projekty, bude zdarma napořád. 😎

Výhody a nevýhody Freelo

Začneme výhodami:

• ✅ Freelo je jeden z nejlepších softwarů pro projektové řízení vůbec.
• ✅ Nespočet užitečných funkcí usnadňujících projektový management – projekty, úkoly, podúkoly, notifikace, detailní přehledy, finanční výkazy, timetracking a mnoho dalšího.
• ✅ Velmi přehledné a uživatelsky přívětivé rozhraní, ve kterém se naučí pracovat opravdu každý.
• ✅ Dostatek tarifů na výběr + základní tarif úplně zdarma.
• ✅ Český nástroj optimalizovaný pro českou lokalizaci.
• ✅ Možnost propojení se spoustou aplikací a služeb třetích stran.

Přemýšlel jsem dlouho, ale žádnou nevýhodu jsem nevymyslel 😅. Někdo by za nevýhodu mohl označit možnost mít pouze 3 projekty ve Free tarifu, s tím se ale musí počítat, jelikož jde o tarif úplně zdarma.

Přehled funkcí Freelo

Freelo toho umí opravdu hodně.

Projektové řízení

Základní funkcí Freelo je řízení projektů. Po vytvoření nového projektu k němu můžete přizvat pracovníky, kteří se na něm budou podílet a poté jim přidělovat jednotlivé úkoly spolu s termíny.

Projekty mají několik možností zobrazení – buď si můžete nechat úkoly vypsat na řádek, nebo do sloupců.

Každého z týmu na přiřazení nového úkolu vždy upozorní notifikace a také e-mailové upozornění. V komentářích ke každému úkolu můžete pracovníky také detailně instruovat, jak mají při práci postupovat, případně i nahrávat doplňující soubory.

Celý projektový management je díky Freelu o dost efektivnější. Každý ví, co má dělat, jak to má dělat a do kdy to má udělat. Já mám nad veškerým děním perfektní kontrolu – u každého úkolu vidím, kdo je za jeho plnění zodpovědný (a komu tedy případně vynadat, nebo koho pochválit).

Notifikace

Notifikace umí Freelo posílat úplně ovšem. Počáteční nastavení chvíli trvá, protože budete postupně zjišťovat, o čem chceme být informovaní hned a o čem ne. Můžete například odfiltrovat ty méně podstatné a nechat se upozornit pouze na ty důležitější záležitosti. 

Kromě toho Freelo zasílá také pravidelné souhrny všech událostí všem, kdo se na daném projektu podílí. Můžete si nechat zasílat hodinové i denní přehledy.

Projektové úložiště souborů

Ke každému projektu máte k dispozici také přehledné úložiště souborů. Všechny podstatné dokumenty či analýzy tak máte na dosah ruky. Nemusíte přemýšlet, k jakému projektu dokument patří a soubory se vám mezi různými projekty nikdy nepomíchají.

V úložišti můžete pracovat také se službami, jakými jsou například OneDrive či Google Drive a podobně.

Kanban sloupce/řádky

Jednotlivé úkoly v rámci projektů si můžete zobrazit přesně podle potřeby. Umožňují to metodické kanbanové sloupce To-Do, In-Progress a Done. Přehled o tom, co je hotové a co je ještě potřebné udělat tak nepředstavuje nejmenší problém.

Mind mapa – celkový pohled na projekt

Projekt si můžete nechat rozpadnout do přehledné hierarchické podoby. Zobrazí se vám strom od těch největších a nejdůležitějších úkolů až po ty nejmenší podúkoly. Budete tak mít perfektní přehled o tom, zda jste v rámci projektu na nějaký úkol nezapomněli.

Nastavení práv 

Každému pracovníkovi můžete nastavit přístup pouze k těm úkolům, na kterých má pracovat.

Plánovací kalendář

Plánovací kalendář vám zase umožní snadno a rychle nastavit jednotlivým úkolům termín. Tento kalendář je pak dostupný všem, kdo se na daném projektu zúčastňují. Snadno si tak zobrazí i v grafické podobě, co má být do kdy hotové, a kdo má co dělat.

Finanční přehledy a výkazy

U každého projektu si můžete nastavit také jeho rozpočet. Poté si pohodlně zobrazíte celkové výdaje na všechny vaše projekty. Finanční rozpočet daného projektu budete mít stále na očích. Z původního celkového budgetu budou ukrajovány již utracené finance. Budete tak mít přehled také o tom, jak je na tom váš projekt finančně – kolik jste utratili nebo naopak vydělali.

Timetracking

Dbejte na to, aby vaši pracovníci při plnění úkolu zapínali funkci timetracking. Ta jim stopuje čas, který nad úkolem stráví. Pokud do Freelo zadáte jejich hodinovou mzdu, rovnou získáte také přehled o tom, na kolik vás splnění daného úkolu zaměstnancem vyšlo.

V rámci Freela je možnost nastavit si i hodinovou mzdu a z Freela rovnou fakturovat, například přes vyfakturuj.cz, kde Freelo nabízí propojení.

Šablony

Freelo šablony umožňují uchovávat si pracovní postupy a návody, které další práci ještě více usnadňují. Práci pak můžete delegovat také na méně zkušené kolegy, kteří při plnění úkolu budou postupovat přesně podle šablony. Nebo si pomocí šablony zjednodušit opakované zakládání podobných projektů (třeba listing produktů na e-shop. Do šablony lze kromě postupu nastavit také časové rozpětí, ve kterém by úkol měl být splněný.

Týmové poznámky

Šikovnou funkcí jsou také týmové poznámky. Pod těmito poznámkami lze diskutovat stejně jako pod přiřazenými úkoly. Poslouží tak k zapisování důležitých firemních poznámek či pracovních postupů a návodů.

Rozhraní Freelo

Funkce už známe, podívejme se teď také na to, jak vypadá uživatelské rozhraní Freelo.

Dashboard

Po přihlášení se každý uživatel dostane do svého Dashboardu. To je úvodní stránka, celkový přehled o všech úkolech napříč všemi projekty. Dashboard si dále můžete filtrovat podle toho, co si chcete zobrazit (na úkoly přiřazené vám, úkoly, které jste někomu přiřadili, nebo na úkoly, které jste vytvořili). 

První, co každý po přihlášení vidí, je na jakých úkolech musí začít hned pracovat.

Projekty, reporty a měření času 

Nad Dashboardem naleznete základní rozcestník – projekty, reporty a měření času.

• V projektech uvidíte seznam všech projektů, na kterých pracujete, nebo tam můžete vytvořit úplně nový projekt.
• Úkoly pak můžete přidávat buď v náhledu daného projektu, nebo jediným kliknutím na tlačítko +, které najdete v levé horní části obrazovky po přihlášení a zobrazení Dashboard.
• V reportech na vás čeká zase přehled o všem, co se na vašich projektech událo – veškeré aktivity uživatelů či výkazy odpracované práce a podobně. Můžete si nejrůznější reporty také vytvářet.
• V měření času zase můžete spustit stopky k vaší práci nad úkolem. Najdete zde také přehled veškerých již odpracovaných hodin.

Notifikace, uživatelé, plánovací kalendář, vyhledávání, profil

• V notifikacích najdete veškerá upozornění na úkoly a aktivity, které u nich proběhly. 
• V části uživatelé uvidíte přehled všech pracovníků a kolegů. Snadno zde můžete přizvat nového zaměstnance.
• Funkci plánovací kalendář jsme již popsali, dostanete se do ní jediným kliknutím, načež můžete plánovat termíny úkolů.
• Ve vyhledávácím okénku zase můžete najít jakýkoli úkol. Šikovná funkce v případě, kdy máte přidělenou spoustu úkolů a vy hledáte pouze 1 konkrétní, na kterém se zrovna chystáte pracovat.
• Poslední tlačítko vám nabídne rozcestník, ve kterém se dostanete do vašeho profilu, nastavení tarifu, nastavení plateb a fakturačních údajů a podobně.

A to je celé uživatelské rozhraní Freelo. Desítky užitečných funkcí jsou přehledně seřazeny do pár tlačítek a rozcestníků. Vše je na dosah ruky, k ničemu se nemusíte složitě proklikávat.

Tarify Freelo

Freelo si po registraci může každý vyzkoušet v prvních 14 dnech bezplatně. Poté se rozhodne, zda zvolí některý z předplacených tarifů nebo tarif Free, který je úplně zdarma. V jeho rámci ale můžete mít pouze 3 aktivní projekty, ke kterým můžete přizvat maximálně 3 kolegy. U všech předplacených tarifů můžete mít projektů i přizvaných neomezeně. Výjimkou je tarif Business, kde počet přizvaných určuje počet vašich licencí.

Tarif Free

• Maximálně 3 aktivní projekty, maximálně 3 přizvaní, úložný prostor 500 MB, zdarma.

Tarif Freelance 🧑‍💻

• Určený pro freelancery.
• Neomezeně projektů, neomezeně uživatelů, mind mapa, kanbanové metodické sloupce a řádky, timetracking, 15 GB pro data.
• 800 Kč měsíčně placeno ročně.

Tarif Team 👫

• Pro menší firmy.
• Veškerý obsah Freelance tarifu + správcovské funkce (výkazy, přehledy, spravování oprávnění, více lidí zakládá úkoly či projekty a spravuje uživatele – fungují jako vedoucí různých oddělení), 100 GB pro data.
• 1 792 Kč měsíčně placeno ročně.

Tarif Business 📊

• Pro větší firmy s více odděleními.
• Tarif Team + detailnější přehledy a rozšířené zabezpečení, možnost propojení s vašim ERP, 200 GB pro data.
• 3 380 Kč měsíčně za 20 uživatelů, placeno ročně. Každý další uživatel + 169 Kč měsíčně.

Tarif Enterprise 🏙️

• Pro velké korporace.
• Neomezeně uživatelů.
• Tarif Business + Integrace na míru, automatizace, SSO, SAML, SLA, success manager, prostor pro data dle domluvy podle vaší individuální potřeby.
• 39 900 Kč měsíčně placeno ročně.

Kompatibilita Freelo s jinými aplikacemi

Už samotné Freelo můžete využívat jako aplikaci. V nabídce je verze pro chytré telefony s iOS i OS Android a také desktop aplikace pro počítače. Webová verze aplikace je ale plnohodnotná a pracuje se v ní perfektně.

Co se týče propojení Freelo s jinými aplikacemi, možnosti jsou velmi široké. Freelo je kompatibilní s Gmail, Google či Outlook kalendářem, Trello, Make, Asana, Raynet, Basecamp 2, Supportbox, Fakturoid, Vyfakturuj, iDoklad. V úložišti souborů můžete pracovat také se službami jako jsou OneDrive, Google Drive nebo Dropbox.

Zákaznická podpora Freelo

Zákaznická podpora Freelo je také na výborné úrovni. Pokud váš dotaz potřebujete zodpovědět okamžitě, využít můžete telefonickou linku, která je dostupná ve všedních dnech od 9:00 do 16:00. Pokud až tolik nespěcháte, můžete podporu kontaktovat přes e-mail, na který vám odpoví do 24 hodin. Ve velké většině případů vám ale přijde odpověď ještě ten samý pracovní den.

Odpovědi jsou vstřícné a profesionální. Dozvíte se vše, co potřebujete. Podpora s vámi ochotně vyřeší také jakýkoli problém.

Závěrečné hodnocení

Na stupnici od 1 do 10 Freelo obstojí na výbornou – 10. Jde o nástroj, který vám v rámci projektového řízení nabídne spoustu užitečných funkcí. I takových, které jiné podobné nástroje vůbec nemají. Docela zásadní je například funkce timetracking. Ta u podobných nástrojů bývá pouze v placených tarifech, na Freelo je dostupná každému.

Bonusem je, že Freelo vyšlo z české dílny a je tak plně jazykově i lokalizačně optimalizováno právě pro domácí používání. 

Ceny i za pokročilé tarify nejsou nijak závratné, obzvláště když je porovnáme s obsahem a funkcemi, které za ně dostanete. Výjimkou je pouze tarif Enterprise, ten je ale určený pro obrovské korporace.

Náš závěr tedy zní, že Freelo bychom označili za nejlepší software pro řízení projektů v ČR.

Nejčastější otázky a odpovědi